Ο Παναγιώτης Σέρρης, Διευθυντής Πληροφορικής της Toyota Ελλάς, μιλάει για τα οφέλη από τη διαχείριση των εκτυπώσεων.
Net Week: Οι εκτυπώσεις αντιμετωπίζονται πλέον ως στρατηγικό, παρά τακτικό, θέμα. Πώς θα διαμορφώσει μια εταιρεία τη στρατηγική της όσον αφορά τις εκτυπώσεις;
Παναγιώτης Σέρρης: Είναι γεγονός ότι το εκτυπωτικό περιβάλλον και οι ανάγκες εκτύπωσης σε μια εταιρεία είναι πια ένα στρατηγικό παρά τακτικό θέμα, κυρίως λόγω του ότι η εκτύπωση σήμερα σχετίζεται με την ενέργεια και το περιβάλλον. Αυξημένη ανάγκη σε εκτυπώσεις απαιτεί αύξηση σε κατανάλωση ενέργειας και πόρων (π.χ. χαρτί), άρα και αύξηση του λειτουργικού κόστους της εταιρείας. Έτσι οι επιχειρήσεις «ωθούνται» σε μια προσέγγιση αναδόμησης του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος με βασικότερο σκοπό τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και την εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων.
Αξίζει να αναφερθεί ότι η ΤΟΥΟΤΑ εφαρμόζει σε κάθε τομέα δραστηριοποίησης της προγράμματα που βελτιώνουν την ποιότητα ζωής και που βρίσκονται στον πυρήνα της ευρύτερης στρατηγικής της εταιρείας. Η στρατηγική αυτή πρεσβεύει ότι η προστασία του περιβάλλοντος είναι μια υπόθεση που αφορά όλους μας. Στο πλαίσιο αυτό, η εκπαίδευση, η επιτυχής εμπλοκή του προσωπικού στη μείωση κατανάλωσης ηλεκτρικού ρεύματος, εξοικονόμησης νερού, διαχείρισης αποβλήτων και ανακύκλωσης χαρτιού, αλλά και άλλων πόρων, είναι μέρος της συμβολής του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας στη βιώσιμη ανάπτυξη που επιδιώκει η ΤΟΥΟΤΑ.
Net Week: Ποιος ο ρόλος του οutsourcing;
Παναγιώτης Σέρρης: Στην αγορά υπάρχουν εταιρείες οι οποίες, εκτός από προμηθευτές εκτυπωτικών προϊόντων και μηχανημάτων, είναι σε θέση να παράσχουν και ειδικευμένες υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπωτικού Εξοπλισμού γραφείου (managed printing services). Η προσφερόμενη υπηρεσία περιλαμβάνει την ανάληψη της διαχείρισης του συνόλου των διαδικασιών που αφορούν στη λειτουργία του εκτυπωτικού εξοπλισμού ανεξαρτήτως προμηθευτή.
Net Week: Πότε είναι προς όφελος μιας εταιρείας να αναθέσει τις εκτυπώσεις της και τη διαχείρισή τους σε εξωτερικό συνεργάτη;
Παναγιώτης Σέρρης: Τα προσδοκώμενα οφέλη που μπορεί να αποκομίσει μια εταιρεία μέσω μιας τέτοιας συνεργασίας είναι τα εξής:
· Μείωση του λειτουργικού κόστους, με παράλληλη ανανέωση του εξοπλισμού χωρίς νέες επενδύσεις σε πάγια.
· Μια νέα τεχνολογική λύση, βασισμένη σε πολυλειτουργικές συσκευές.
· Αύξηση της παραγωγικότητας των χρηστών από την αξιοποίηση των νέων πολυλειτουργικών συσκευών.
· Μείωση της κατανάλωσης χαρτιού από τη χρήση της duplex εκτύπωσης.
· Αναδιαμόρφωση των διαδικασιών αποκατάστασης βλαβών και αντικατάστασης αναλωσίμων και ανταλλακτικών.
· Μείωση της κατανάλωσης ρεύματος.
· Πρόβλεψη backup συσκευών για τη συνεχή και απρόσκοπτη λειτουργία του οργανισμού.
Net Week: Πότε θα πρέπει κανείς να στρέφεται σε περιβάλλον managed printing;
Παναγιώτης Σέρρης: Όταν οι απαιτήσεις σε εκτυπωτικές ανάγκες αυξάνονται με αντίστοιχη αύξηση του συνολικού κόστους χρήσης και διαχείρισης του εκτυπωτικού περιβάλλοντος, τότε είναι η κατάλληλη στιγμή όπου μια εταιρεία θα πρέπει να στραφεί σε περιβάλλον managed printing.
Net Week: Ποια η εμπειρία της Toyota όσον αφορά το Print Management;
Παναγιώτης Σέρρης: Η Toyota επέλεξε ειδικευμένο προμηθευτή / συνεργάτη σε Print Management. Ο συνεργάτης, αφού πρώτα διεξήγαγε μεθοδευμένη έρευνα καταγραφής της υφιστάμενης κατάστασης, κατέληξε σε χρήσιμα συμπεράσματα σχετικά με τις εκτυπωτικές ανάγκες της εταιρείας μας. Με βάση τις προτεραιότητες που τέθηκαν, σχεδιάστηκε μια λύση με στόχο την ανανέωση του εξοπλισμού και, παράλληλα, τη μείωση του λειτουργικού και διαχειριστικού κόστους.
Η τελική λύση βασίστηκε σε πολυλειτουργικές συσκευές υψηλής παραγωγικότητας και σε υφιστάμενο εξοπλισμό τρίτων κατασκευαστών, με αποτέλεσμα την ανανέωση κατά 84% του εξοπλισμού – χωρίς την απαίτηση για νέες επενδύσεις σε πάγια από την πλευρά της εταιρείας μας, με αποτέλεσμα τη σημαντική μείωση του κόστους.
Οι υπηρεσίες προσφέρονται στην εταιρεία μας σε ένα μοντέλο ενιαίας χρέωσης ανά σελίδα -χωρίς επιπλέον χρεώσεις- καλύπτοντας την ανάγκη μας για συνεχή έλεγχο του κόστους εκτύπωσης και λειτουργίας.
Η φάση υλοποίησης της λύσης διήρκεσε έναν μήνα και καλύπτει πλέον όλες τις εκτυπωτικές ανάγκες στα κεντρικά γραφεία στην Αθήνα και στις αποθήκες μας στην Ελευσίνα.
Ενδεικτικά να αναφέρω ότι, μέσω του Managed Printing Service, μειώσαμε το πλήθος των εκτυπωτικών και φωτοτυπικών συσκευών κατά 60%. Το 82% του συνολικού εξοπλισμού που χρησιμοποιούμε σήμερα είναι απολύτως καινούργιο και, από εννέα προμηθευτές εκτυπωτών και φωτοτυπικών που είχαμε στο παρελθόν, σήμερα έχουμε μόνο έναν.
Net Week: Ποια τα ποσά που μπορούν να εξοικονομηθούν στον τομέα των εκτυπώσεων;
Παναγιώτης Σέρρης: Είναι δυνατό κανείς να επιτύχει μέχρι και 50% μείωση του λειτουργικού κόστους, με παράλληλη ανανέωση του εξοπλισμού, χωρίς νέες επενδύσεις σε πάγια, καθώς και λόγω της αύξησης της παραγωγικότητας των χρηστών από την αξιοποίηση των νέων πολυλειτουργικών συσκευών.
Ένα σημαντικό ποσό εξοικονόμησης κόστους προέρχεται από τη μείωση της κατανάλωσης ρεύματος, καθώς και της κατανάλωσης του χαρτιού, κυρίως λόγω της duplex εκτύπωσης. Ειδικότερα στην κατανάλωση του χαρτιού, μπορεί να επιτευχθεί μείωση ακόμη και 25%. Έτσι τελικά η ΤΟΥΟΤΑ αποδεικνύει, για μια ακόμα φορά, ότι αντιμετωπίζει με συνέπεια και αποτελεσματικότητα τη σωστή διαχείριση του περιβάλλοντος.