Η ανάδυση του cloud computing έχει φέρει στο επίκεντρο και το μοντέλο Software as a Service, το οποίο έχει καταφέρει να ανανεώσει την αγορά του λογισμικού, προσθέτοντας μια νέα εναλλακτική. Είναι όμως το SaaS όντως μια εναλλακτική λύση όταν πρόκειται για το ERP, την πλέον διαδεδομένη και κρίσιμη εφαρμογή μιας εταιρείας;

Εχει ειπωθεί αρκετές φορές, ωστόσο είναι ορθότατο: «Η επένδυση στη σωστή τεχνολογία που θα υποστηρίξει τις δραστηριότητες μιας επιχείρησης, αποτελεί μία ιδιαίτερα κρίσιμη επιλογή που θα καθορίσει την πορεία της στο μέλλον». Οι διευθυντές Πληροφορικής των επιχειρήσεων δεν καλούνται να επιλέξουν λύσεις μονάχα μέσα από την τεχνική σκοπιά, αλλά και μέσα από την προοπτική αύξησης της παραγωγικότητας, ελάττωσης του λειτουργικού κόστους και ευθυγράμμισης με τις ιδιαιτερότητες του εκάστοτε περιβάλλοντος.

Τα τελευταία χρόνια, στις πολλαπλές επιλογές των εταιρειών έχει προστεθεί και το μοντέλο παροχής λογισμικού ως υπηρεσία. Μέχρι πρότινος η επιλογή αυτή γινόταν για δευτερεύουσες εφαρμογές, καθώς οι εταιρείες ήταν μάλλον απρόθυμες να εμπιστευτούν έναν τρίτο για τη φιλοξενία κρίσιμων λύσεων. Ωστόσο, αυτό έχει αρχίσει να αλλάζει σημαντικά, κυρίως με το cloud computing. Είναι το ERP μία εφαρμογή που μπορεί να αφεθεί στα χέρια άλλων;

Το πρώτο βήμα, όπως και σε κάθε επένδυση, για να λάβει τη σωστή απόφαση μια εταιρεία απαιτεί την κατανόηση τόσο των πλεονεκτημάτων όσο και των μειονεκτημάτων της λύσης ERP ως υπηρεσίας. Κατόπιν, απαιτείται μια ολοκληρωμένη αποτίμηση αφενός των επιχειρηματικών παραγόντων μιας τέτοιας απόφασης, αφετέρου των επιχειρηματικών στόχων.

Μείωση κόστους και απελευθέρωση πόρων
Το ERP as a Service μοντέλο βασίζεται σε ένα μείζον πλεονέκτημα: χαμηλότερο κόστος κτήσης (total cost of ownership). Μία Software as a Service λύση παρέχει top-tier λειτουργικότητα με πολύ μικρότερο κόστος από ένα παραδοσιακό licensing μοντέλο λογισμικού. Δεν απαιτείται οι εταιρείες να κάνουν αρχικές επενδύσεις σε υποδομές και πόρους Πληροφορικής, ούτε επιβαρύνονται με κόστη συντήρησης, αφού η φιλοξενία, η διαχείριση και η συντήρηση της λύσης γίνεται από τον πάροχο. Το σύνηθες σοκ των αρχικού κόστους των δικαιωμάτων αδειοδότησης επίσης ξεπερνιέται, με τις εταιρείες απλώς να καταβάλουν το κόστος συνδρομής. Η δομή τιμολόγησης ποικίλει από πάροχο σε πάροχο, αλλά συνήθως χτίζονται πάνω σε μία βάση «ανά χρήστη/ ανά χρόνο».

Ωστόσο, το μοντέλο SaaS ERP εκτείνεται πέρα από τη μείωση του κόστους σε hardware. Απελευθερώνει, επίσης, πόρους που πρώτα ήταν αφιερωμένοι για τις εσωτερικές αναπτύξεις και την επίλυση προβλημάτων (trouble shooting), δίνοντας τη δυνατότητα στο τμήμα Πληροφορικής της εταιρείας να εστιάσει στις επιχειρηματικές ανάγκες, αντί να σπαταλά χρόνο στη συντήρηση legacy εφαρμογών.

Οι μικρότερες εταιρείες συνήθως έλκονται από τη συνολικά μικρότερη απαίτηση σε πόρους, καθώς τις περισσότερες φορές αυτοί οι πόροι δεν υπάρχουν εξαρχής. Για τις μεγαλύτερες εταιρείες, το πλεονέκτημα έγκειται στην απελευθέρωση των μέχρι πρότινος επιφορτισμένων με το βάρος της συντήρησης λογισμικού και hardware πόρων. Οπως και να έχει, το SaaS ERP επιτρέπει στους ανθρώπους του ΙΤ να εστιάσουν στη στρατηγική.

Η «υπηρεσία» στο μοντέλο Software as a Service δεν αφορά μόνο στη φιλοξενία της εφαρμογής, αλλά περιλαμβάνει λειτουργικές αναβαθμίσεις, τακτική συντήρηση και ευεργετικές προσθήκες. Αυτές οι αναβαθμίσεις και η καινούργια λειτουργικότητα μπορούν να αξιοποιηθούν σχεδόν αμέσως, με τις νέες δυνατότητες και βελτιώσεις να καθίστανται προσβάσιμες από τους χρήστες την ίδια στιγμή, απολαμβάνοντας τα πλεονεκτήματα μιας συνεχώς βελτιούμενης, «αειθαλούς» εφαρμογής, χωρίς επιπλέον κόστος αναβάθμισης ή συντήρησης.


Ταχύτητα υλοποίησης και ευελιξία
Το χρονοδιάγραμμα της υλοποίησης για μία Software as a Service εφαρμογή είναι συνήθως πολύ μικρότερο από μία παραδοσιακή υλοποίηση ERP εφαρμογής. Από τη στιγμή που μία λύση SaaS ERP είναι γραμμένη σε μία κοινή βάση κώδικα για όλους τους πελάτες του παρόχου, μπορεί να υλοποιηθεί γρήγορα, ενώ ταυτόχρονα αποφεύγονται τα σφάλματα εφαρμογών που είναι τόσο διαδεδομένα κατά τις αναπτύξεις on-site εφαρμογών. Αυτός ο μικρότερος κύκλος υλοποίησης επιτρέπει στις εταιρείες να ξεκινήσει και να λειτουργήσει πιο γρήγορα, οπότε ξεκινούν να διαπιστώνουν την απόδοση στην επένδυσή τους (ROI) σχεδόν αμέσως.

Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές για τις μικρότερες εταιρείες, οι οποίες δεν έχουν ούτε το χρόνο ούτε τους πόρους να περιμένουν μια μεγάλη επένδυσή τους να αποδώσει, καθώς επίσης και για καινούργιες εταιρείες, τα λεγόμενα startups, που μπορούν χωρίς ιδιαίτερη υποδομή να αξιοποιήσουν προηγμένες τεχνολογίες από την πρώτη μέρα λειτουργίας τους.

Ενα τρίτο μεγάλο πλεονέκτημα του ERP ως υπηρεσία μοντέλου είναι η εύκολη κλιμάκωση και η ευελιξία σε μεταβαλλόμενες απαιτήσεις, κάτι που είναι πολύ χρήσιμο ειδικά για εταιρείες σε φάση ανάπτυξης ή με εποχική ή κυκλική δραστηριότητα, που επιθυμούν να μπορούν να προσθέτουν χρήστες για να ανταποκρίνονται στη ζήτηση. Η προσθήκη και αφαίρεση χρηστών, δεν αλλάζει μόνο τη μηνιαία συνδρομή, αλλά αποτελεί και μία γρήγορη και απλή προσαρμογή στις ανάγκες της εταιρείας.

Με μια πιο προσεκτική ματιά…
Αν και τα κύρια πλεονεκτήματα του μοντέλου Software as a Service είναι προφανή, υπάρχουν ανησυχίες που πρέπει να εξεταστούν. Η πιο σημαντική ανησυχία που εκφράζουν οι εταιρείες ως προς το SaaS μοντέλο είναι η ασφάλεια του μοντέλου αυτού, πολύ περισσότερο όταν αφορά λογιστικές εφαρμογές και ERP. Κάποιοι αναρωτιούνται για τη διαθεσιμότητα μιας εφαρμογής που φιλοξενείται εκτός εταιρείας, ειδικά όσον αφορά στην αξιοπιστία και τις βλάβες. Οσο το μοντέλο ωριμάζει και η τεχνολογία βελτιώνεται, όλο και περισσότερες βιώσιμες λύσεις ελαχιστοποιούν αυτές τις ανησυχίες.

Security, security, security
Η ασφάλεια είναι κυρίαρχο θέμα για κάθε εταιρεία, και μπορεί να είναι ακόμα πιο κρίσιμο όταν πρέπει να εμπιστευτεί προσωπικά δεδομένα σε έναν εξωτερικό πάροχο λογισμικού. Με όλο και περισσότερες μεγάλες εταιρείες να αποτελούν πιθανούς πελάτες, οι παρόχοι SaaS αντιμετωπίζουν την ασφάλεια ως απόλυτη προτεραιότητα και είτε βασίζονται στα δικά τους data centers είτε σε τρίτους για να παρέχουν ένα ασφαλές περιβάλλον φιλοξενίας. Οι αξιόπιστοι πάροχοι αξιοποιούν state-of-the-art data centers, που «σηκώνουν» να συντηρούν ότι καλύτερο σε επίπεδο ασφάλειας δεδομένων αλλά και φυσικής ασφάλειας, συχνά ξεπερνώντας ακόμα και τα επίπεδα που θα μπορούσε να πετύχει μια εταιρεία μόνη της.

Για αυτό το λόγο η επιλογή του παρόχου είναι, ίσως, περισσότερο κρίσιμη από κάθε άλλη περίπτωση. Οι «ευυπόληπτοι» πάροχοι οφείλουν να παρέχουν σαφείς όρους εξόδου και κανόνες δεδομένων, ώστε όταν μια εταιρεία διακόψει την υπηρεσία, τα δεδομένα της να της «επιστρέφονται» σε ένα προσυμφωνημένο φορμάτ και μέσο. Αυτό διασφαλίζει τη συνέχεια των δεδομένων, στην περίπτωση που η εταιρεία αποφασίσει τη μετάβαση σε ένα άλλο μοντέλο ή πάροχο.

Οι περισσότεροι πάροχοι και τα data center, επίσης, παρέχουν καθημερινά backups των δεδομένων, μια υπηρεσία που συχνά οι εταιρείες δεν μπορούν να έχουν σε μία on premise λύση. Αυτή η υπηρεσία παρέχει πρόσθετη διασφάλιση στα προγράμματα disaster recovery, ενώ βοηθάει και σε θέματα συμμόρφωσης όπου αυτά απαιτούνται.


Αξιοπιστία
Μία άλλη σημαντική περιοχή ανησυχίας πολλών εταιρειών όταν εξετάζουν την επιλογή του SaaS μοντέλου για το ERP αφορά στην αξιοπιστία, τη σταθερότητα και τις πιθανές διακοπές πρόσβασης στην υπηρεσία. Με το πέρασμα του χρόνου, η σταθερότητα του Internet βελτιώνεται δραματικά. Ο αριθμός των διακοπών αλλά και η διάρκειά τους έχει μειωθεί, ενώ η τεχνολογία πλέον παρέχει δυνατότητες για περαιτέρω ελαχιστοποίησή τους.

Βέβαια, η πιθανότητα αποτυχιών ή βλαβών μέσα στο data center δεν μπορεί να εξαλειφτεί, για αυτό η εταιρεία μπορεί να προστατευτεί συμπεριλαμβάνοντας στο συμβόλαιο με τον πάροχο provisions για minimum up times, με εγγυημένα στάνταρντ που φτάνουν το 99% διαθεσιμότητας.

Οπως όμως με κάθε Software as a Service εφαρμογή, αναβαθμίσεις, patches και συντηρήσεις ρουτίνας συχνά προϋποθέτουν καθορισμένα downtimes, κάτι που μπορεί να είναι πρόκληση για την πρόσβαση μιας εταιρείας σε τόσο κρίσιμες και σημαντικές εφαρμογές όπως το ERP. Από την πλευρά τους, οι πάροχοι καλούνται να ελαχιστοποιήσουν τη συχνότητα και τη διάρκεια τέτοιων περιστατικών.

Αντί επιλόγου…
Η κατανόηση των πλεονεκτημάτων και των πιθανών μειονεκτημάτων του μοντέλου Software as a Service είναι το πρώτο βήμα που θα καθορίσει κατά πόσο ή όχι το SaaS ERP είναι το κατάλληλο μοντέλο για την εταιρεία σας. Το δεύτερο βήμα είναι μία ευρύτερη επισκόπηση. Οι εφαρμογές SaaS, του ERP μη εξαιρουμένου, είναι τυποποιημένες εφαρμογές, που σημαίνει ότι οι λειτουργικότητες και τα χαρακτηριστικά που παρέχονται είναι κοινά για όλους τους πελάτες του παρόχου.

Παρόλο που οι πάροχοι διαθέτουν πολλαπλές επιλογές για customization, αυτές οι επιλογές εξακολουθούν να είναι λιγότερες σε σχέση με αυτές του παραδοσιακού on-premise μοντέλου, όπου ο κατασκευαστής μπορεί να παρέχει customized λειτουργικότητες για να υποστηρίξει τις ιδιαίτερες ανάγκες του πελάτη του. Τα καλά νέα εδώ είναι ότι όλο και περισσότεροι πάροχοι εστιάζουν τις προσπάθειές τους ώστε να δίνουν στις εταιρείες-πελάτες τους τη δυνατότητα να ενοποιούν τις ανάγκες τους με την εφαρμογή που παρέχουν ως υπηρεσία.

Αν η εταιρεία σας διαθέτει ιδιαίτερα μοναδικές διαδικασίες και συστήματα που παρέχουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και αποτελούν διαφοροποιητικό παράγοντα έναντι του ανταγωνισμού, το SaaS ERP πιθανότατα δεν σας ταιριάζει. Αντίθετα, για άλλες εταιρείες, ιδιαίτερα για αυτές που δραστηριοποιούνται σε κλάδους με περισσότερο τυποποιημένες απαιτήσεις, το SaaS ERP μπορεί να είναι η ενδεδειγμένη επιλογή.