netweek - Enterprise Information Archiving: Αρχειοθέτηση, Αναζήτηση, Συμμόρφωση…

Κυριακή, 19 Ιανουαρίου 2020

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Software

Enterprise Information Archiving: Αρχειοθέτηση, Αναζήτηση, Συμμόρφωση…

27 Φεβρουαρίου 2015 | 10:22 Γράφει το NetWeek  Editor Topics: Roundtable discussion

Με κεντρικό στόχο μια εποικοδομητική συζήτηση γύρω από την αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση και αρχειοθέτηση της πληροφορίας, το περιοδικό netweek διοργάνωσε μια κλειστή συζήτηση στρογγυλής τραπέζης με τη συμμετοχή Διευθυντικών Στελεχών Πληροφορικής, μεταξύ των οποίων και στελέχη εταιρειών που έχουν ήδη προβεί σε υλοποίηση λύσεων EIA (Enterprise Information Archiving).

H διερεύνηση των προκλήσεων που καλούνται να διαχειριστούν οι Διευθύνσεις Πληροφορικής σχετικά με την αναγνώριση και διαχείριση των σημαντικών πληροφοριών μιας επιχείρησης, αλλά και της αποτελεσματικής αρχειοθέτησής τους, αποτέλεσε το κεντρικό θέμα της συζήτησης στρογγυλής τραπέζης, η οποία έλαβε χώρα στις 26 Νοεμβρίου, στο Grande Bretagne Hotel. Η συζήτηση, στην οποία ήταν χορηγοί η Symantec Hellas και η SYNTAX Πληροφορική, εστίασε α) στις προκλήσεις γύρω από τις ανάγκες των Τμημάτων Πληροφορικής σε ότι αφορά στην αρχειοθέτηση των email, β) στην ανάλυση των πιο σημαντικών προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι Διευθυντές Πληροφορικής σε σχέση με τη διαχείριση του αυξανόμενου όγκου των δεδομένων, γ) στις απαιτήσεις των νομικών τμημάτων καθώς και των ελεγκτών (auditors), δ) σε καλές πρακτικές αρχειοθέτησης και διαχείρισης των emails και άλλων δεδομένων και ε) στις μελλοντικές δυνατότητες των λύσεων ΕΙΑ.

Στη συζήτηση συμμετείχαν οι Γιώργος Δασκαλογιάννης, Γενικός Διευθυντής ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στο Υπουργείο Ανάπτυξης, Νίκος Παλαιολόγος, IT Manager της Tsakos Columbia Shipmanagement (TCM) S.A., Στράτος Πενταφρόνιμος, IT Manager της Starbulk, Παναγιώτης Λαγουτάρης, CIO της ΣΤΗΛΜΕΤ, Διονύσης Βλαχογιάννης, IT Director της ΤΕΡΝΑ, Ανδρέας Κρεμαστιώτης CIO της ING Greek Life Insurance, Δημήτρης Κόλλιας IT Manager των Τσιμέντων Χάλυψ (νυν IT Manager της LAMDA Development), Θεμιστοκλής Σάρδης, IT Manager της Costamare, Παναγιώτης Σαγρής, IT Administrator της Mamidoil – Jetoil και Γιώργος Σβορώνος, Υποδιευθυντής, Yποδιεύθυνση Τεχνολογικής Υποστήριξης συστημάτων Wintel & storage της NBG (Εθνική Τράπεζα). Τη συζήτηση παρακολούθησαν οι Χρήστος Τριζόγλου, Country manager της Symantec, Μάκης Απόκοτος, Εμπορικός Διευθυντής της SYNTAX, Πάρις Κάσκας, Principal Presales Consultant της Symantec, Φωτεινή Παπαγιαννάκη, Marketing Manager της Symantec και Σοφία Πατσέα, Account Manager της SYNTAX.

H συζήτηση ξεκίνησε με μια σύντομη τοποθέτηση των συμμετεχόντων για τις ανάγκες των Διευθυντών Πληροφορικής σε ό,τι αφορά την αρχειοθέτηση των emails, αλλά και τους προβληματισμούς και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν. Σχολιάζοντας την κατάσταση που επικρατεί στο Δημόσιο, ο Γιώργος Δασκαλογιάννης ανέφερε ότι οι υπηρεσίες του Δημοσίου βρίσκονται σε μια φάση ενοποίησης και υπό αυτό το πρίσμα έχει αρκετό ενδιαφέρον η αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων που προέρχονται από διαφορετικά και εν γένει ανομοιογενή πληροφοριακά συστήματα. Η αρχειοθέτηση των email απασχολεί αυτό τον καιρό και την ΤCM, όπως δήλωσε ο Νίκος Παλαιολόγος, συμπληρώνοντας ότι εξετάζουν τον τρόπο που θα προχωρήσουν στο θέμα του archiving, ενώ ο Στράτος Πενταφρόνιμος δήλωσε πρόθυμος να καταθέσει την εμπειρία του από την λύση Enterprise Vault που χρησιμοποιούν εδώ και ένα χρόνο στην εταιρεία του, αντικαθιστώντας μία άλλη υλοποίηση archiving, την οποία χρησιμοποιούσαν πριν, για σχεδόν τέσσερα χρόνια.

Τα θέματα του Exchange 2013 σε σχέση με την αρχειοθέτηση και η εύρεση τρόπων αντιμετώπισής τους είναι αυτά που απασχολούν τον Παναγιώτη Λαγουτάρη, ενώ ο Διονύσης Βλαχογιάννης έκανε νύξη για το θέμα «επιβάρυνσης» των συστημάτων Πληροφορικής που προήλθε από την απότομη αύξηση των χρηστών, λόγω της ανάπτυξης της εταιρείας του τα τελευταία χρόνια. Στην αρχειοθέτηση των δεδομένων έδωσε βαρύτητα ο Ανδρέας Κρεμαστιώτης, καθώς αυτό που απασχολεί την εταιρεία του την τρέχουσα περίοδο είναι το πώς θα αρχειοθετήσουν καλύτερα τα πολλά ιατρικά δεδομένα και το ασφαλιστικό ιστορικό των πελατών του οργανισμού. Tη σημασία που έχει η αρχειοθέτηση των email, σε μια εποχή αναδιαρθρώσεων για τον οργανισμό, όπου εντείνεται η ανάγκη φύλαξης και διαχείρισης των εταιρικών email, τόνισε ο Δημήτρης Κόλλιας.

Ο Θεμιστοκλής Σάρδης σχολίασε τις ιδιαιτερότητες που έχει μια ναυτιλιακή εταιρεία όσον αφορά την επικοινωνία. Υπό αυτό το πρίσμα, το email, μεταξύ άλλων «μεθόδων», θεωρείται και αυτό κρίσιμο στοιχείο επικοινωνίας. Επίσης, τόνισε τις δυσκολίες που προκύπτουν όταν υπάρξει η ανάγκη αναζήτησης σε παλιότερα αλλά σημαντικά email, για τα οποία λείπουν συγκεκριμένα στοιχεία για την ευκολότερη ανεύρεσή τους (π.χ. πότε στάλθηκαν, ποιο είναι το θέμα τους κ.λπ.). Στις δυσκολίες που χαρακτηρίζουν την κεντρική διαχείριση των συστημάτων Πληροφορικής ενός ομίλου διαφορετικών εταιρειών αναφέρθηκε ο Παναγιώτης Σαγρής, τονίζοντας τη σημασία που έχει το email σε μια τέτοια περίπτωση. Άλλωστε, στα email αποθηκεύεται η ιστορικότητα και η επικοινωνία όλων των εταιρειών του ομίλου, οπότε η προστασία και αρχειοθέτησή τους είναι ιδιαίτερα σημαντική.

Ο κύριος λόγος που οδήγησε τον Όμιλο της Εθνικής Τράπεζας στην εγκατάσταση ενός συστήματος αρχειοθέτησης ήταν οι τεράστιες δυσκολίες που σχετίζονταν με τη διαχείριση του μεγάλου όγκου των αρχείων PST (ΜS Outlook) των χρηστών, είπε ο Γιώργος Σβορώνος. Μετά από ενδελεχή αξιολόγηση επιλέχθηκε, τελικά, το σύστημα αρχειοθέτησης Enterprise Vault της Symantec, το οποίο εγκαταστάθηκε επιτυχώς από την SYNTAX, χωρίς να προκύψει κανένα απολύτως τεχνικό ή επιχειρησιακό πρόβλημα. Η υλοποίηση του συστήματος επέτρεψε την αρχειοθέτηση των αρχείων PST καθώς και των ηλεκτρονικών γραμματοκιβωτίων όλων των υπαλλήλων της Εθνικής Τράπεζας μόλις μέσα σε ένα μήνα, με μικρό κόστος και μεγάλη ευκολία και ευχρηστία.

Οι κίνδυνοι που αποφεύγονται με την αρχειοθέτηση
Σχολιάζοντας τους κινδύνους που προκύπτουν τόσο σε τεχνικό όσο και επιχειρηματικό επίπεδο από την ελλιπή αρχειοθέτηση των email, o Δημήτρης Κόλλιας επισήμανε ότι η κύρια ανησυχία είναι η απώλεια σημαντικών δεδομένων. Κάποιες φορές απαιτείται η αναζήτηση συγκεκριμένης κρίσιμης πληροφορίας σε πολύ παλιά emails και είναι σημαντικό να υπάρχει ένα εργαλείο που θα επιτρέπει άμεσα και έγκυρα αυτή την αναζήτηση. Σχολιάζοντας τις δυνατότητες των λύσεων που υπάρχουν στην αγορά, ισχυρίστηκε ότι αυτές δεν ευνοούν τη νέα πραγματικότητα της αγοράς – το mobility- καθώς είναι, προς το παρόν, δύσκολο να αποκτήσεις πρόσβαση σε ένα μεγάλο PST από ένα κινητό τηλέφωνο ή ένα tablet.

Στo «πρόβλημα» χρησιμοποίησης των email ως αποθηκευτικού χώρου σε αρκετούς οργανισμούς αναφέρθηκε και ο Πάρις Κάσκας, σημειώνοντας ότι οι εργαζόμενοι συνηθίζουν να φυλάσσουν στα email τους όχι μόνο τα εταιρικά αρχεία, αλλά και προσωπικές φωτογραφίες ή βίντεο. Σε αυτό συμφώνησε και ο Μάκης Απόκοτος, συμπληρώνοντας ότι παρόλο που υπάρχουν διαδικασίες για την αποθήκευση εταιρικών και προσωπικών αρχείων και γίνεται προσπάθεια στις εταιρείες να ενισχυθεί η χρήση συστημάτων collaboration (για επικοινωνία) και document management (για διαχείριση αρχείων & κειμένων), οι χρήστες συνεχίζουν να «αποθηκεύουν» αρχεία (ως συννημένα) μέσα στα email τους. Έτσι, όταν κάποιος υπάλληλος αναζητεί κάποια πληροφορία, δεν ψάχνει στα εν λόγω συστήματα, αλλά στα email του, γιατί εκεί βρίσκεται η πληροφορία που χρειάζεται. Αν το mail είναι «παλιό», θα χρειαστεί να ψάξει στα διάφορα αρχεία PST που έχει δημιουργήσει κατά καιρούς (για τα οποία δεν ξέρει αν, πότε και σε ποιο από όλα θα βρει την πληροφορία που αναζητάει).

Ένα σημαντικό ατού Σημαντικό πλεονέκτημα της λύσης Enteprise Vault αποτελεί το γεγονός ότι όλος ο κώδικάς του γράφτηκε εξαρχής σε Unicode / Double byte, σύμφωνα με τον Πάρι Κάσκα. Έτσι, μπορεί να διαβάσει όλους τους χαρακτήρες των διαφορετικών γλωσσών, κάτι που εξηγεί την ταχύτατη επέκταση και αφομοίωσή του σε πολλές χώρες. Σε αυτό συμβάλει, κατά κάποιο τρόπο, και η ίδια η …Microsoft. Λαμβάνοντας υπόψη το σημαντικό ρόλο που παίζει η πλατφόρμα του Exchange σε ένα σύγχρονο πληροφοριακό περιβάλλον, η Microsoft αποφάσισε να βελτιώσει την αρχιτεκτονική του, ώστε να μην υπάρχει η ανάγκη για back-up, με replication των βάσεων τόσο στο πρωτεύον όσο και στα δευτερεύοντα data center με την ονομασία DAG (Database Availability Groups), καταργώντας παράλληλα το single instance των συνημμένων εγγράφων των χρηστών στα ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια μέσα στις βάσεις της πλατφόρμας του Exchange - δημιουργώντας σημαντικές αυξητικές τάσεις στις απαιτήσεις του storage από τις εκδόσεις 2010 και μετά.

Η Symantec από την άλλη, με την κορυφαία λύση αρχειοθέτησης της αγοράς. το Enterprise Vault, παρέχει ένα πρωτοποριακό σύστημα single instance για όλες τις εκδόσεις του Microsoft Exchange. Το Enterprise Vault υποστηρίζει τη δυνατότητα single Instance τόσο στα PSTs, όσο και στα emails, στα Public folders, στο Journaling, στους File Servers και τα SharePoint Services, ταυτόχρονα, τόσο ταξινομημένο σε τοπικό όσο και γεωγραφικό επίπεδο, σε πολλαπλές πόλεις ή και χώρες. Για παράδειγμα, αυτό σημαίνει, ότι ένα συνημμένο ενός email αποθηκεύεται μόνο μια φορά, ανεξάρτητα εάν βρίσκεται σε 100 ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια, σε πολλαπλούς Files ή SharePoint Servers – αυτό οδηγεί σε ακόμα μεγαλύτερη εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου αφού συμπιέζεται ταυτόχρονα με ειδικούς αλγόριθμους του Enterprise Vault.

Ένα ακόμα πλεονέκτημα της μοναδικής αυτής λύσης είναι ότι υπάρχει ένα κεντρικό σημείο για την αρχειοθέτηση, από την οποία έχουμε την ανάκτηση των δεδομένων και, παράλληλα, για τους τελικούς χρήστες, είναι τελείως διαφανής η όλη διαδικασία, Τέλος, όπως δούλευαν, έτσι θα συνεχίσουν να εργάζονται και μετά την εγκατάσταση του Enterprise Vault, χωρίς να χρειάζεται καμία εκπαίδευση και φυσικά κανένα κόστος, από τη μεριά του οργανισμού που υιοθετεί αυτή την λύση.

Backup & αρχειοθέτηση Χρειάζεται να υπάρχει backup υπηρεσία σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης; Ναι, χρειάζεται και, μάλιστα, το μέγεθος του αποθηκευτικού χώρου (storage) που απαιτείται και ο χρόνος του Backup Window είναι πολύ μικρότερος από ότι θα ήταν εάν δεν υπήρχε η αρχειοθέτηση του Enterprise Vault, σύμφωνα με τον Πάρι Κάσκα. Η επιβεβαίωση ήρθε από την πράξη και τον Στράτο Πενταφρόνιμο – μετά την αρχειοθέτηση 3ΤΒ emails, το τελικό μέγεθος που δεσμεύει το Enterprise Vault είναι γύρω στα 477ΜΒ, με το ποσοστό εξοικονόμησης χώρου να πλησιάζει το 88-90%.

Μήπως, ωστόσο, το Enterprise Vault καταργεί ουσιαστικά το backup των emails; Όχι, πρέπει να γίνεται backup και στην πλατφόρμα του Exchange αλλά και στην αρχειοθέτηση, τόνισε ο Πάρις Κάσκας. Η αρχειοθέτηση δεν αντικαθιστά το backup, αλλά αποτελεί μια υπηρεσία που τρέχει στο υπόβαθρο και φροντίζει ώστε όταν ζητηθεί η άντληση μιας πληροφορίας από τα email (MS Outloook) αυτή να εντοπιστεί σε ελάχιστο χρόνο, χωρίς τη βοήθεια του Help Desk του οργανισμού. Η όλη διαδικασία είναι πλήρως αδιαφανής για τον χρήστη, χωρίς να χρειάζεται αυτός να ξέρει ή να εκπαιδευτεί σε κάτι.

Άλλωστε, σκοπός της λύσης Enterprise Vault δεν είναι να αντικαταστήσουν τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, αλλά να βελτιστοποιήσει τα υπάρχοντα συμπλήρωσε η Σοφία Πατσέα, ενώ ο Μάκης Απόκοτος τόνισε ότι οι λύσεις αρχειοθέτησης δεν σκοπεύουν να αντικαταστήσουν το business logic της κάθε εταιρείας. Δίνουν, ωστόσο, στο χρήστη τη δυνατότητα να βρει ευκολότερα και ταχύτερα τις πληροφορίες που αναζητεί. Η αναζήτηση δεν περιορίζεται μόνο στο θέμα ή στο κείμενο του email, αλλά επεκτείνεται και στα συνημμένα.

H διερεύνηση των προκλήσεων που καλούνται να διαχειριστούν οι Διευθύνσεις Πληροφορικής σχετικά με την αναγνώριση και διαχείριση των σημαντικών πληροφοριών μιας επιχείρησης, αλλά και της αποτελεσματικής αρχειοθέτησής τους, αποτέλεσε το κεντρικό θέμα της συζήτησης στρογγυλής τραπέζης, η οποία έλαβε χώρα στις 26 Νοεμβρίου, στο Grande Bretagne Hotel. Η συζήτηση, στην οποία ήταν χορηγοί η Symantec Hellas και η SYNTAX Πληροφορική, εστίασε α) στις προκλήσεις γύρω από τις ανάγκες των Τμημάτων Πληροφορικής σε ότι αφορά στην αρχειοθέτηση των email, β) στην ανάλυση των πιο σημαντικών προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι Διευθυντές Πληροφορικής σε σχέση με τη διαχείριση του αυξανόμενου όγκου των δεδομένων, γ) στις απαιτήσεις των νομικών τμημάτων καθώς και των ελεγκτών (auditors), δ) σε καλές πρακτικές αρχειοθέτησης και διαχείρισης των emails και άλλων δεδομένων και ε) στις μελλοντικές δυνατότητες των λύσεων ΕΙΑ.

Στη συζήτηση συμμετείχαν οι Γιώργος Δασκαλογιάννης, Γενικός Διευθυντής ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στο Υπουργείο Ανάπτυξης, Νίκος Παλαιολόγος, IT Manager της Tsakos Columbia Shipmanagement (TCM) S.A., Στράτος Πενταφρόνιμος, IT Manager της Starbulk, Παναγιώτης Λαγουτάρης, CIO της ΣΤΗΛΜΕΤ, Διονύσης Βλαχογιάννης, IT Director της ΤΕΡΝΑ, Ανδρέας Κρεμαστιώτης CIO της ING Greek Life Insurance, Δημήτρης Κόλλιας IT Manager των Τσιμέντων Χάλυψ (νυν IT Manager της LAMDA Development), Θεμιστοκλής Σάρδης, IT Manager της Costamare, Παναγιώτης Σαγρής, IT Administrator της Mamidoil – Jetoil και Γιώργος Σβορώνος, Υποδιευθυντής, Yποδιεύθυνση Τεχνολογικής Υποστήριξης συστημάτων Wintel & storage της NBG (Εθνική Τράπεζα). Τη συζήτηση παρακολούθησαν οι Χρήστος Τριζόγλου, Country manager της Symantec, Μάκης Απόκοτος, Εμπορικός Διευθυντής της SYNTAX, Πάρις Κάσκας, Principal Presales Consultant της Symantec, Φωτεινή Παπαγιαννάκη, Marketing Manager της Symantec και Σοφία Πατσέα, Account Manager της SYNTAX.

H συζήτηση ξεκίνησε με μια σύντομη τοποθέτηση των συμμετεχόντων για τις ανάγκες των Διευθυντών Πληροφορικής σε ό,τι αφορά την αρχειοθέτηση των emails, αλλά και τους προβληματισμούς και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν. Σχολιάζοντας την κατάσταση που επικρατεί στο Δημόσιο, ο Γιώργος Δασκαλογιάννης ανέφερε ότι οι υπηρεσίες του Δημοσίου βρίσκονται σε μια φάση ενοποίησης και υπό αυτό το πρίσμα έχει αρκετό ενδιαφέρον η αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων που προέρχονται από διαφορετικά και εν γένει ανομοιογενή πληροφοριακά συστήματα. Η αρχειοθέτηση των email απασχολεί αυτό τον καιρό και την ΤCM, όπως δήλωσε ο Νίκος Παλαιολόγος, συμπληρώνοντας ότι εξετάζουν τον τρόπο που θα προχωρήσουν στο θέμα του archiving, ενώ ο Στράτος Πενταφρόνιμος δήλωσε πρόθυμος να καταθέσει την εμπειρία του από την λύση Enterprise Vault που χρησιμοποιούν εδώ και ένα χρόνο στην εταιρεία του, αντικαθιστώντας μία άλλη υλοποίηση archiving, την οποία χρησιμοποιούσαν πριν, για σχεδόν τέσσερα χρόνια.

Τα θέματα του Exchange 2013 σε σχέση με την αρχειοθέτηση και η εύρεση τρόπων αντιμετώπισής τους είναι αυτά που απασχολούν τον Παναγιώτη Λαγουτάρη, ενώ ο Διονύσης Βλαχογιάννης έκανε νύξη για το θέμα «επιβάρυνσης» των συστημάτων Πληροφορικής που προήλθε από την απότομη αύξηση των χρηστών, λόγω της ανάπτυξης της εταιρείας του τα τελευταία χρόνια. Στην αρχειοθέτηση των δεδομένων έδωσε βαρύτητα ο Ανδρέας Κρεμαστιώτης, καθώς αυτό που απασχολεί την εταιρεία του την τρέχουσα περίοδο είναι το πώς θα αρχειοθετήσουν καλύτερα τα πολλά ιατρικά δεδομένα και το ασφαλιστικό ιστορικό των πελατών του οργανισμού. Tη σημασία που έχει η αρχειοθέτηση των email, σε μια εποχή αναδιαρθρώσεων για τον οργανισμό, όπου εντείνεται η ανάγκη φύλαξης και διαχείρισης των εταιρικών email, τόνισε ο Δημήτρης Κόλλιας.

Ο Θεμιστοκλής Σάρδης σχολίασε τις ιδιαιτερότητες που έχει μια ναυτιλιακή εταιρεία όσον αφορά την επικοινωνία. Υπό αυτό το πρίσμα, το email, μεταξύ άλλων «μεθόδων», θεωρείται και αυτό κρίσιμο στοιχείο επικοινωνίας. Επίσης, τόνισε τις δυσκολίες που προκύπτουν όταν υπάρξει η ανάγκη αναζήτησης σε παλιότερα αλλά σημαντικά email, για τα οποία λείπουν συγκεκριμένα στοιχεία για την ευκολότερη ανεύρεσή τους (π.χ. πότε στάλθηκαν, ποιο είναι το θέμα τους κ.λπ.). Στις δυσκολίες που χαρακτηρίζουν την κεντρική διαχείριση των συστημάτων Πληροφορικής ενός ομίλου διαφορετικών εταιρειών αναφέρθηκε ο Παναγιώτης Σαγρής, τονίζοντας τη σημασία που έχει το email σε μια τέτοια περίπτωση. Άλλωστε, στα email αποθηκεύεται η ιστορικότητα και η επικοινωνία όλων των εταιρειών του ομίλου, οπότε η προστασία και αρχειοθέτησή τους είναι ιδιαίτερα σημαντική.

Ο κύριος λόγος που οδήγησε τον Όμιλο της Εθνικής Τράπεζας στην εγκατάσταση ενός συστήματος αρχειοθέτησης ήταν οι τεράστιες δυσκολίες που σχετίζονταν με τη διαχείριση του μεγάλου όγκου των αρχείων PST (ΜS Outlook) των χρηστών, είπε ο Γιώργος Σβορώνος. Μετά από ενδελεχή αξιολόγηση επιλέχθηκε, τελικά, το σύστημα αρχειοθέτησης Enterprise Vault της Symantec, το οποίο εγκαταστάθηκε επιτυχώς από την SYNTAX, χωρίς να προκύψει κανένα απολύτως τεχνικό ή επιχειρησιακό πρόβλημα. Η υλοποίηση του συστήματος επέτρεψε την αρχειοθέτηση των αρχείων PST καθώς και των ηλεκτρονικών γραμματοκιβωτίων όλων των υπαλλήλων της Εθνικής Τράπεζας μόλις μέσα σε ένα μήνα, με μικρό κόστος και μεγάλη ευκολία και ευχρηστία.

Οι κίνδυνοι που αποφεύγονται με την αρχειοθέτηση
Σχολιάζοντας τους κινδύνους που προκύπτουν τόσο σε τεχνικό όσο και επιχειρηματικό επίπεδο από την ελλιπή αρχειοθέτηση των email, o Δημήτρης Κόλλιας επισήμανε ότι η κύρια ανησυχία είναι η απώλεια σημαντικών δεδομένων. Κάποιες φορές απαιτείται η αναζήτηση συγκεκριμένης κρίσιμης πληροφορίας σε πολύ παλιά emails και είναι σημαντικό να υπάρχει ένα εργαλείο που θα επιτρέπει άμεσα και έγκυρα αυτή την αναζήτηση. Σχολιάζοντας τις δυνατότητες των λύσεων που υπάρχουν στην αγορά, ισχυρίστηκε ότι αυτές δεν ευνοούν τη νέα πραγματικότητα της αγοράς – το mobility- καθώς είναι, προς το παρόν, δύσκολο να αποκτήσεις πρόσβαση σε ένα μεγάλο PST από ένα κινητό τηλέφωνο ή ένα tablet.

Στo «πρόβλημα» χρησιμοποίησης των email ως αποθηκευτικού χώρου σε αρκετούς οργανισμούς αναφέρθηκε και ο Πάρις Κάσκας, σημειώνοντας ότι οι εργαζόμενοι συνηθίζουν να φυλάσσουν στα email τους όχι μόνο τα εταιρικά αρχεία, αλλά και προσωπικές φωτογραφίες ή βίντεο. Σε αυτό συμφώνησε και ο Μάκης Απόκοτος, συμπληρώνοντας ότι παρόλο που υπάρχουν διαδικασίες για την αποθήκευση εταιρικών και προσωπικών αρχείων και γίνεται προσπάθεια στις εταιρείες να ενισχυθεί η χρήση συστημάτων collaboration (για επικοινωνία) και document management (για διαχείριση αρχείων & κειμένων), οι χρήστες συνεχίζουν να «αποθηκεύουν» αρχεία (ως συννημένα) μέσα στα email τους. Έτσι, όταν κάποιος υπάλληλος αναζητεί κάποια πληροφορία, δεν ψάχνει στα εν λόγω συστήματα, αλλά στα email του, γιατί εκεί βρίσκεται η πληροφορία που χρειάζεται. Αν το mail είναι «παλιό», θα χρειαστεί να ψάξει στα διάφορα αρχεία PST που έχει δημιουργήσει κατά καιρούς (για τα οποία δεν ξέρει αν, πότε και σε ποιο από όλα θα βρει την πληροφορία που αναζητάει).

Ένα σημαντικό ατού Σημαντικό πλεονέκτημα της λύσης Enteprise Vault αποτελεί το γεγονός ότι όλος ο κώδικάς του γράφτηκε εξαρχής σε Unicode / Double byte, σύμφωνα με τον Πάρι Κάσκα. Έτσι, μπορεί να διαβάσει όλους τους χαρακτήρες των διαφορετικών γλωσσών, κάτι που εξηγεί την ταχύτατη επέκταση και αφομοίωσή του σε πολλές χώρες. Σε αυτό συμβάλει, κατά κάποιο τρόπο, και η ίδια η …Microsoft. Λαμβάνοντας υπόψη το σημαντικό ρόλο που παίζει η πλατφόρμα του Exchange σε ένα σύγχρονο πληροφοριακό περιβάλλον, η Microsoft αποφάσισε να βελτιώσει την αρχιτεκτονική του, ώστε να μην υπάρχει η ανάγκη για back-up, με replication των βάσεων τόσο στο πρωτεύον όσο και στα δευτερεύοντα data center με την ονομασία DAG (Database Availability Groups), καταργώντας παράλληλα το single instance των συνημμένων εγγράφων των χρηστών στα ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια μέσα στις βάσεις της πλατφόρμας του Exchange - δημιουργώντας σημαντικές αυξητικές τάσεις στις απαιτήσεις του storage από τις εκδόσεις 2010 και μετά.

Η Symantec από την άλλη, με την κορυφαία λύση αρχειοθέτησης της αγοράς. το Enterprise Vault, παρέχει ένα πρωτοποριακό σύστημα single instance για όλες τις εκδόσεις του Microsoft Exchange. Το Enterprise Vault υποστηρίζει τη δυνατότητα single Instance τόσο στα PSTs, όσο και στα emails, στα Public folders, στο Journaling, στους File Servers και τα SharePoint Services, ταυτόχρονα, τόσο ταξινομημένο σε τοπικό όσο και γεωγραφικό επίπεδο, σε πολλαπλές πόλεις ή και χώρες. Για παράδειγμα, αυτό σημαίνει, ότι ένα συνημμένο ενός email αποθηκεύεται μόνο μια φορά, ανεξάρτητα εάν βρίσκεται σε 100 ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια, σε πολλαπλούς Files ή SharePoint Servers – αυτό οδηγεί σε ακόμα μεγαλύτερη εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου αφού συμπιέζεται ταυτόχρονα με ειδικούς αλγόριθμους του Enterprise Vault.

Ένα ακόμα πλεονέκτημα της μοναδικής αυτής λύσης είναι ότι υπάρχει ένα κεντρικό σημείο για την αρχειοθέτηση, από την οποία έχουμε την ανάκτηση των δεδομένων και, παράλληλα, για τους τελικούς χρήστες, είναι τελείως διαφανής η όλη διαδικασία, Τέλος, όπως δούλευαν, έτσι θα συνεχίσουν να εργάζονται και μετά την εγκατάσταση του Enterprise Vault, χωρίς να χρειάζεται καμία εκπαίδευση και φυσικά κανένα κόστος, από τη μεριά του οργανισμού που υιοθετεί αυτή την λύση.

Backup & αρχειοθέτηση Χρειάζεται να υπάρχει backup υπηρεσία σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης; Ναι, χρειάζεται και, μάλιστα, το μέγεθος του αποθηκευτικού χώρου (storage) που απαιτείται και ο χρόνος του Backup Window είναι πολύ μικρότερος από ότι θα ήταν εάν δεν υπήρχε η αρχειοθέτηση του Enterprise Vault, σύμφωνα με τον Πάρι Κάσκα. Η επιβεβαίωση ήρθε από την πράξη και τον Στράτο Πενταφρόνιμο – μετά την αρχειοθέτηση 3ΤΒ emails, το τελικό μέγεθος που δεσμεύει το Enterprise Vault είναι γύρω στα 477ΜΒ, με το ποσοστό εξοικονόμησης χώρου να πλησιάζει το 88-90%.

Μήπως, ωστόσο, το Enterprise Vault καταργεί ουσιαστικά το backup των emails; Όχι, πρέπει να γίνεται backup και στην πλατφόρμα του Exchange αλλά και στην αρχειοθέτηση, τόνισε ο Πάρις Κάσκας. Η αρχειοθέτηση δεν αντικαθιστά το backup, αλλά αποτελεί μια υπηρεσία που τρέχει στο υπόβαθρο και φροντίζει ώστε όταν ζητηθεί η άντληση μιας πληροφορίας από τα email (MS Outloook) αυτή να εντοπιστεί σε ελάχιστο χρόνο, χωρίς τη βοήθεια του Help Desk του οργανισμού. Η όλη διαδικασία είναι πλήρως αδιαφανής για τον χρήστη, χωρίς να χρειάζεται αυτός να ξέρει ή να εκπαιδευτεί σε κάτι.

Άλλωστε, σκοπός της λύσης Enterprise Vault δεν είναι να αντικαταστήσουν τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, αλλά να βελτιστοποιήσει τα υπάρχοντα συμπλήρωσε η Σοφία Πατσέα, ενώ ο Μάκης Απόκοτος τόνισε ότι οι λύσεις αρχειοθέτησης δεν σκοπεύουν να αντικαταστήσουν το business logic της κάθε εταιρείας. Δίνουν, ωστόσο, στο χρήστη τη δυνατότητα να βρει ευκολότερα και ταχύτερα τις πληροφορίες που αναζητεί. Η αναζήτηση δεν περιορίζεται μόνο στο θέμα ή στο κείμενο του email, αλλά επεκτείνεται και στα συνημμένα.


Αποχωρήσαντες υπάλληλοι
Τις νομικές πτυχές που αγγίζουν την ανάγνωση των emails των υπαλλήλων, έθιξαν στη συνέχεια οι συμμετέχοντες στη συζήτηση. Το ερώτημα που τέθηκε από τον Διονύση Βλαχογιάννη, αφορούσε τη διαχείριση των emails που αφορούν τους αποχωρήσαντες υπαλλήλους, καθώς στην εταιρεία του είναι υποχρεωμένοι να διατηρούν για αρκετό χρονικό διάστημα αυτά τα emails. Ο Ανδρέας Κρεμαστιώτης συμπλήρωσε ότι πρέπει να κρατιούνται μόνο τα εταιρικά emails και τα προσωπικά πρέπει να διαγράφονται – αυτή η διαδικασία στην εταιρεία διεκπεραιώνεται από τον Information Risk Manager σε συνεργασία με τον αποχωρήσαντα υπάλληλο, του οποίου η φυσική παρουσία και συγκατάθεση απαιτείται. Ο Γιώργος Σβορώνος επισήμανε ότι στον οργανισμό του ακολουθούνται αυστηρές διαδικασίες, καθώς για να μπορέσουν να «ανοίξουν» το mailbox ενός υπαλλήλου χρειάζεται η ενυπόγραφη εξουσιοδότησή του.

Migration
Το ζήτημα της μετάβασης από μια παλιά έκδοση του Exchange σε μια νεώτερη είναι ένα ευαίσθητο θέμα που απασχόλησε όλους τους συμμετέχοντες στη συζήτηση. Αν ακολουθηθεί η σωστή διαδικασία – με την εγκατάσταση όλων των updates στην προηγούμενη έκδοση και αναβάθμιση του Exchange – θεωρητικά δεν θα προκύψει πρόβλημα σύμφωνα με τον Στράτο Πενταφρόνιμο. Στην πράξη, όμως, τι γίνεται; Αν η αρχειοθέτηση δεν ακολουθεί σε αυτή τη μετάβαση, τότε ελλοχεύει ο κίνδυνος να «πλημμυρίσουν» με emails τα ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια των χρηστών, συμπλήρωσε ο Πάρις Κάσκας. Κάθε mailbox είναι γεμάτο και η μετακίνησή του από ένα σημείο σε ένα άλλο πρέπει να γίνει δικτυακά. Πρόκειται, λοιπόν, για μια διαδικασία που απαιτεί εν γένει πολύ χρόνο, ενώ μπορεί να προκύψουν αρκετά προβλήματα και δυσκολίες (π.χ. αύξηση του μεγέθους του mailbox στη νέα έκδοση του Exchange). Αποτυπώνοντας την εμπειρία από τη μετάβαση που έγινε στην εταιρεία του σε μια νέα έκδοση του Exchange, o Στράτος Πενταφρόνιμος ανέφερε ότι για να μπορέσουν να μεταφέρουν το 1ΤΒ που ήταν αποθηκευμένα στις βάσεις του Exchange 2010 στην νέα έκδοση του Exchange 2013 είχαν εκτιμήσει ότι θα χρειάζονταν πολύ περισσότερο χώρο και ως εκ τούτου αναβάθμιση του storage.

Για να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση, αποφάσισαν να προβούν στην αρχειοθέτηση ξεκινώντας από το 2010, διατηρώντας, ακολούθως, μόνο τα emails των τελευταίων τριών μηνών. Μετά ξεκίνησαν τη διαδικασία μετάβασης στον Exchange 2013, διατηρώντας, ωστόσο, μέχρι και σήμερα κάποιους λογαριασμούς στον Exchange 2010. Ένα ακόμα πλεονέκτημα του Enterprise Vault είναι ότι μπορεί να υπάρχουν παράλληλα στην υποδομή διαφορετικές εκδόσεις του Exchange, δηλαδή ο τελικός χρήστης να έχει διαφορετικές εκδόσεις Outlook και ως αποτέλεσμα για τον χρήστη να είναι και να βλέπει το ίδιο, όπως επισήμανε ο Πάρις Κάσκας. Υπάρχει ακόμα η δυνατότητα μεταφοράς ενός χρήστη από μια παλιότερη έκδοση σε νεότερη του Exchange και το αντίστροφο και η αρχειοθέτηση να δουλεύει παράλληλα σε όλες τις εκδόσεις. Κάτι που μεταφράζεται σε σημαντική ευελιξία και λύνει τα χέρια της Διεύθυνσης Πληροφορικής.

Κόστος και οφέλη
Ένα ακόμα σημαντικό θέμα που τέθηκε στη συζήτηση ήταν το κόστος και η απόσβεση μιας λύσης αρχειοθέτησης. Ο Γιώργος Σβορώνος κατέθεσε πρώτος την εμπειρία του, αναφέροντας ότι στον οργανισμό του διαπίστωσαν ότι για να μπορέσει να λειτουργήσει σωστά ο mail server χρειάζονταν να γίνει η εγκατάστασή του σε γρήγορο storage. Λαμβάνοντας υπόψη, επίσης, τη ραγδαία αύξηση των μηνυμάτων αλληλογραφίας συναρτήσει του χρόνου και του κόστους που θα συνεπάγονταν η χρησιμοποίηση γρήγορου storage, επιλέχθηκε τελικά η λύση της αρχειοθέτησης. Ποιο είναι το όφελος;

Σήμερα στην Εθνική Τράπεζα είναι αρχειοθετημένα 2ΤΒ δεδομένων σε storage προορισμένο για αρχειοθέτηση (που δεν χρειάζεται να είναι γρήγορο και ακριβό), ενώ σε αντίθετη περίπτωση, χωρίς την αρχειοθέτηση δηλαδή, θα απαιτούνταν 17ΤΒ ακριβού storage Η αρχειοθέτηση έφερε τα αναμενόμενα αποτελέσματα στον Όμιλο της Εθνικής Τράπεζας, χαρακτηρίζεται από θετικό ROI (Return On Investment), δεν έχει παρουσιαστεί κανένα πρόβλημα καθ’ όλη τη διάρκεια λειτουργίας της και θεωρείται, σύμφωνα με τον Γιώργο Σβορώνο, επιτυχημένη επιλογή. Ο Στράτος Πενταφρόνιμος συμπλήρωσε ότι αυτό που αυξήθηκε πολύ μετά την αρχειοθέτηση ήταν η απόδοση (performance), για παράδειγμα, δεν αργεί η αναζήτηση και γίνεται γρήγορη αποστολή των μηνυμάτων.

Προβληματισμοί…
Στο ερώτημα τι είναι αυτό που απασχολεί τους Διευθυντές Πληροφορικής και δεν προχωρούν στην εγκατάσταση ενός συστήματος αρχειοθέτησης, ο Παναγιώτης Σαγρής επικεντρώθηκε στη χρονοβόρα διαδικασία που απαιτείται για την απόκτηση της απαιτούμενης υποδομής, ώστε να προετοιμαστεί κατάλληλα και άρτια για να υιοθετηθεί μια τέτοια λύση. Ένα δεύτερο στοιχείο είναι η τιμή. Είναι σημαντικό, κατά τον Θεμιστοκλή Σάρδη, να τονιστούν σε μια λύση αρχειοθέτησης τα πλεονεκτήματα που σχετίζονται κυρίως με την εξοικονόμηση κόστους. Το γεγονός, για παράδειγμα, ότι μια λύση αρχειοθέτησης μπορεί να κάνει ταχύτερες τις αναζητήσεις στα emails είναι πλεονέκτημα, αλλά δεν αποτελεί αποφασιστικό παράγοντα αγοράς. Η εξοικονόμηση storage, από την άλλη, αποτελεί ένα σημαντικό παράγοντα επιλογής, καθώς σχετίζεται άμεσα με το κόστος.

Σε κάθε περίπτωση η διοίκηση χρειάζεται να πειστεί για την αναγκαιότητα μιας τέτοιας λύσης. Η διοίκηση, γενικά, είναι επιφυλακτική όταν η Πληροφορική ζητάει περαιτέρω επενδύσεις και είναι σημαντικό να κατανοήσει τα οφέλη της επένδυσης. Σε αυτό θα βοηθήσει αν προκύψει στην πράξη η ανάγκη για άμεση και εύκολη άντληση πληροφορίας από τα emails και γίνει κατανοητό από τη διοίκηση ότι μόνο μια τέτοια λύση μπορεί να φέρει αποτελέσματα. Ο Γιώργος Σβορώνος επισήμανε ότι το «κακό» στην προκειμένη περίπτωση είναι ότι αν δεν πάθεις δεν θα μάθεις (όπως γίνεται, για παράδειγμα, με την ασφάλεια και το hacking).

Ο Μάκης Απόκοτος συμπλήρωσε ότι ενώ στο εξωτερικό η αρχειοθέτηση είναι πλέον αυτονόητη για τους οργανισμούς, στη χώρα μας αποτελεί, δυστυχώς, πολυτέλεια, παρόλο που η ανάγκη είναι εγνωσμένη. Όλοι στην Πληροφορική αντιλαμβάνονται τα οφέλη της αρχειοθέτησης, αλλά υπάρχει δυσκολία να «διαβιβαστούν» αυτά τα οφέλη στην Διοίκηση για να εγκρίνει το budget. H Σοφία Πατσέα τόνισε ότι τόσο η Symantec όσο και η SYNTAX μπορούν να βοηθήσουν στην καταγραφή του ROI μιας τέτοιας λύσης, τόσο σε επιχειρηματικό όσο και σε τεχνολογικό επίπεδο και μπορούν να παρουσιάσουν μαζί με τα στελέχη της Πληροφορικής τα αποτελέσματα στη Διοίκηση των εταιρειών.

Ενιαία υποδομή
Ο Πάρις Κάσκας ανέφερε ότι το Enterprise Vault προσφέρει το πλεονέκτημα είτε για email archiving είτε για file ή sharepoint archiving, είτε και τα δύο, η υποδομή είναι η ίδια, υιοθετώντας ένα και μόνο σύστημα. Η διαχείριση του συστήματος γίνεται μέσα από την ίδια κονσόλα, η οποία καθορίζει τι θα αρχειοθετεί. Καθώς τα attributes σε αρχεία και emails είναι διαφορετικά εν γένει μεταξύ τους, το σύστημα αρχειοθέτησης επιτρέπει τη δημιουργία κανόνων, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των αρχείων. Για παράδειγμα, τα λιγότερο σημαντικά αρχεία μπορούν να «φιλτραριστούν» και να αποθηκευτούν σε πιο «αργούς» δίσκους ή να «φύγουν» από τους file servers, καθώς η αρχειοθέτηση γίνεται πάντα βάσει χρονικού προγραμματισμού, ενώ η διαδικασία αρχειοθέτησης του Envelop Journaling γίνεται σε πραγματικό χρόνο online.

Επιπλέον, όπως τόνισε ο Πάρις Κάσκας, η αρχειοθέτηση των file servers στο Enterprise Vault προσφέρει το πλεονέκτημα της πραγματικής παρακολούθησης (real time) πάνω στον ίδιο τον server, καθώς από τη στιγμή που αποκτάται ο έλεγχος όλων των directories μέσα σε ένα file server, δημιουργείται η δυνατότητα απαγόρευσης στους τελικούς χρήστες να κάνουν upload στους file servers συγκεκριμένου τύπου αρχεία. Φυσικά, υπάρχει η δυνατότητα εξαίρεσης για συγκεκριμένους χρήστες ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού και παράλληλα το Enterprise Vault μπορεί να «σαρώσει» όλους τους file servers και να βγάλει αναλυτική αναφορά για τα αρχεία που περιέχουν και τους όγκους που καταλαμβάνουν.

Mobility & cloud
Στην τελευταία έκδοση του Enterprise Vault, η Symantec αποφάσισε, σύμφωνα με τον Πάρι Κάσκα, να δίνει πρόσβαση στην αρχειοθέτηση από φορητές συσκευές, δωρεάν, για όσες άδειες αρχειοθέτησης αγοράζει ένας οργανισμός ή εταιρεία για το mailbox archiving. Σε αυτή την περίπτωση, ενεργοποιείται ένα απλό πρωτόκολλο στον Exchange, μέσω του οποίου δημιουργείται ένα δεύτερο προφίλ στη φορητή συσκευή, χωρίς να χρειάζεται η χρήση κάποιου πρόσθετου add-in – έτσι, αποκτά κανείς πρόσβαση στην αρχειοθέτηση στον Enterprise Vault. Παράλληλα, μέσω αυτού του πρωτοκόλλου υπάρχει η δυνατότητα πρόσβασης σε οποιαδήποτε πλατφόρμα όπως Mac OS, Linux clients κ.λπ.. Επιπλέον, το Enterprise Vault υποστηρίζει και cloud υπηρεσίες (όπως το) Office 365, MS Lync, Facebook, Twitter και τις υπηρεσίες άλλων κατασκευαστών μέσω της υπηρεσίας της Symantec Enterprise Vault.Cloud. Η συζήτηση που διεξάχθηκε για τις λύσεις Enterprise Information Archiving αποτέλεσε ένα καλό έναυσμα για τη διερεύνηση ενός τόσο σημαντικού και επίκαιρου θέματος, με όλους τους συμμετέχοντες να δίνουν την υπόσχεση για την επανάληψη μιας αντίστοιχης συνάντησης στο μέλλον.

netweek (T. 360)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2020 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778