Η εκτύπωση αποκτά τη δική της στρατηγική, αφού το παιχνίδι ξεφεύγει πλέον από το hardware και μετατοπίζεται στις λύσεις.

Οι παράγοντες που δίνουν δυναμική ώθηση στην αγορά των managed print services (MPS) είναι πολλοί. Πέρα από την καθολική επιθυμία για μείωση των δαπανών, η επιτυχία των έργων που έχουν ήδη ολοκληρωθεί, ωθεί ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις στη λογική των MPS. Στο πνεύμα αυτό, το netweek παρουσιάζει δύο case studies ελληνικών επιχειρήσεων που προχώρησαν σε MPS και απολαμβάνουν τα σχετικά οφέλη.

Πολλές παραλλαγές, ένας στόχος
Μπορεί οι στρατηγικές προσέγγισης των επιμέρους προμηθευτών να διαφέρουν, ωστόσο ο βασικός στόχος κάθε εταιρείας που προχωρά σε MPS είναι κοινός και αφορά την ικανοποιητική απόδοση στην επένδυση. Η ολοένα διευρυνόμενη ποικιλία διαφορετικών τύπων μηχανημάτων (εκτυπωτών, φωτοτυπικών και πολυμηχανημάτων) αλλά και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε μεμονωμένου μηχανήματος καθιστούν τη διαχείρισή του συνόλου τους κάτι παραπάνω από πολύπλοκη.

Η σύνθετη αυτή ευθύνη ανατίθεται στη Διεύθυνση Πληροφορικής, η οποία και αναγκάζεται να ακολουθήσει μία συμβατική και τυποποιημένη διαδικασία διαχείρισης των εταιρικών εκτυπώσεων. Κι αυτό συμβαίνει επειδή το προσωπικό της Πληροφορικής, δεν είναι εύκολο να παρακολουθεί, μαζί με όλα τα άλλα, και το σύνολο των πολύπλοκων εξελίξεων στον τομέα των εκτυπώσεων.

Ούτε έχει εκπαιδευτεί κατάλληλα ώστε να κάνει την ενδεδειγμένη επιλογή αγοράς εξοπλισμού ή επίλυση τεχνικών προβλημάτων. Αντιθέτως, αναγκάζεται να δαπανά πολύ χρόνο για την αντιμετώπιση σχετικών θεμάτων -χρόνο που χάνει από άλλες, σημαντικότερες δραστηριότητες.

Από την υποστήριξη, στην στρατηγική
Για να επιλέξουν τον σωστό συνεργάτη για MPS, οι εταιρείες θα πρέπει να διερευνήσουν διεξοδικά το ποιες υπηρεσίες περιλαμβάνονται κάτω από αυτόν τον τίτλο. Αυτό ξεκινά με την προσεκτική ανάγνωση του συμβολαίου και την επίλυση των όποιων αποριών προκύπτουν από αυτό. Επειδή ακριβώς ο ορισμός που δίνει ο κάθε προμηθευτής στα MPS είναι διαφορετικός, η παραπάνω διαδικασία έχει ιδιαίτερη σημασία.

Σταδιακά, η εταιρεία-πελάτης μπορεί να αποκτήσει πιο ενεργό ρόλο στη διαμόρφωση του ορισμού των MPS και να προσθέσει κάποιους δικούς της όρους και στόχους όσον αφορά τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας των εκτυπώσεων.

Τα περισσότερα έργα MPS ξεκινούν με την καταχώρηση των δεδομένων της εταιρείας σχετικά με τον όγκο των εκτυπώσεών της και τις σχετικές διαδικασίες, και συνεχίζουν με ανάλυση των στοιχείων αυτών ώστε να δημιουργηθεί μια στρατηγική εκτυπώσεων η οποία να ανταποκρίνεται στις συνήθειες των εργαζομένων, στον καθημερινό όγκο εκτυπώσεων και στις ιδιαίτερες απαιτήσεις για χρήση εξειδικευμένης τεχνολογίας.

Παράλληλος στόχος είναι σαφώς η μείωση του χρόνου κατά τον οποίο τα μηχανήματα βρίσκονται εκτός λειτουργίας, αλλά και του συνολικού κόστους χρήσης του εξοπλισμού.

Τα MPS μπορεί κανείς να τα προσεγγίσει από πολλές διαφορετικές οπτικές, αλλά ο γενικός στόχος παραμένει πάντα ο ίδιος: η μείωση των δαπανών μέσα από την πιο ορθή χρήση και διαχείριση του εξοπλισμού.


Aldemar Hotels: Οφέλη σε όλα τα επίπεδα
Του Ιωάννη Δελακοβία, IT Manager του Ομίλου Aldemar Hotels
Με την υλοποίηση MPS η Aldemar ωφελείται σε όλα τα επίπεδα που σχετίζονται με τις εκτυπωτικές της ανάγκες.

Στη δύσκολη περίοδο που διανύουν σήμερα οι επιχειρήσεις, κρίνεται επιτακτική η ανάγκη μείωσης του κόστους με παράλληλη όμως αύξηση της παραγωγικότητας. Για αυτό το λόγο και ο όμιλος μας προέβη στο έργο του MPS, προκειμένου να επιτευχθεί δραματική μείωση του κόστους που σχετίζεται με τις εκτυπωτικές ανάγκες της εταιρείας.

Οικονομικά, και λοιπά, οφέλη
Η πρόβλεψη για τη συνολική μείωση κόστους για τα επόμενα πέντε χρόνια ανέρχεται στο ποσοστό του 20%. Παράλληλα όμως, η πραγματική μείωση του κόστους υπολογίζεται να είναι ακόμη μεγαλύτερη τουλάχιστον κατά 10%  και θα προκύψει από δευτερογενή κόστη τα οποία σχετίζονται με τις εκτυπωτικές μας διαδικασίες.

Τα οφέλη που αποκομίζει η εταιρεία μας εντοπίζονται σε δύο κυρίως παράγοντες: Πρώτον, στη μείωση του πρωτογενούς κόστους μας, το οποίο οφείλεται στον επενασχεδιασμό των εκτυπωτικών μας διαδικασιών μέσω κεντρικοποίησης των εκτυπώσεων. Το παραπάνω επιτυγχάνεται με την εγκατάσταση εξειδικευμένου λογισμικού διαχείρισης εκτυπωτικών διαδικασιών, του Uniflow Output Manager. Δεύτερον, στη μείωση του δευτερογενούς κόστους, που προκύπτει μέσω απομακρυσμένης παρακολούθησης του εξοπλισμού (από τον service provider) για συνεχή διαθεσιμότητα αναλώσιμων, άμεσης αποκατάστασης τεχνικών βλαβών και συνεχή διαθεσιμότητα εξοπλισμού.

Με την υλοποίηση της λύσης MPS, η Aldemar αποδεσμεύεται πλήρως από τις οποιεσδήποτε διαδικασίες που συνδέονται με την παρακολούθηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού μας. Οπως προαναφέραμε, με την απομακρυσμένη παρακολούθηση του εξοπλισμού, το προσωπικό μας παύει να ασχολείται με διαδικασίες όπως παραγγελίες αναλώσιμων, ενημέρωση του service provider σε περίπτωση βλάβης εξοπλισμού, επισκευή μικροβλαβών για λόγους σύντομης αποκατάστασης μιας βλάβης κ.λπ.

Επιλογή του σωστού προμηθευτή
Το βασικό σημείο στο οποίο θα πρέπει να δώσει μεγάλη προσοχή μια εταιρεία που υλοποιεί λύση τύπου MPS είναι η αποδεδειγμένη εμπειρία και τεχνογνωσία του προμηθευτή, ο οποίος θα πρέπει να διαθέτει την κατάλληλη υποδομή καθώς και το εξειδικευμένο προσωπικό προκειμένου να είναι σε θέση να πραγματοποιήσει τη μελέτη και την υλοποίηση μια τέτοιας λύσης.

Στην περίπτωσή μας, και δεδομένου ότι η συγκεκριμένη λύση συνοδεύεται από μια μακροχρόνια συνεργασία με την Intersys / Canon (διάρκειας πέντε ετών), μελετήσαμε διεξοδικά τους ανωτέρω παράγοντες προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι ο συνεργάτης μας διαθέτει πράγματι τη γνώση της ελληνικής αγοράς, των ιδιαιτεροτήτων των ελληνικών επιχειρήσεων καθώς και την απαραίτητη ευελιξία προκειμένου να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει και τις ανάλογες προκλήσεις, όπως προκύπτει και από τα μέχρι τώρα έργα όπου έχει υλοποιήσει η συγκεκριμένη εταιρεία.

Μελλοντικοί στόχοι
Η λύση του MPS, αλλά και η οικονομική συγκυρία, ενέπνευσε την εταιρεία μας να διερευνήσει και άλλες centralized τεχνολογίες -όπως το Virtualization, το Private Cloud, κ.λπ.-  όπου υπάρχει περιθώριο για μείωση του λειτουργικού κόστους του Ομίλου.


Γρ. Σαράντης ΑΒΕΕ: Μείωση των εξόδων και βελτιστοποίηση των διαδικασιών
Της Κρίστης Τσιντέα, Information Technology Manager, Γρ. Σαράντης ΑΒΕΕ
Καθώς η ανάγκη περιορισμού των λειτουργικών εξόδων γίνεται επιτακτική, όλο και περισσότερες εταιρείες επικεντρώνονται στην αναθεώρηση του εκτυπωτικού τους περιβάλλοντος.

Στόχοι της Διοίκησης της Γρ. Σαράντης ΑΒΕΕ, προκειμένου να προχωρήσει σε λύση υπηρεσίας MPS ήταν:

  • η μείωση των λειτουργικών εξόδων
  • η τεχνολογική αναβάθμιση του εξοπλισμού
  • η βελτιστοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης των εκτυπώσεων
  • βελτίωση παραγωγικότητας και απόδοσης με τη συνεχή διαθεσιμότητα του εξοπλισμού.

Επιπλέον:

  • ο όγκος των εκτυπώσεων δεν ήταν μετρήσιμος  και υπήρχε αδυναμία αναγωγής σε πραγματικό κόστος
  • για κάθε εκτυπωτική συσκευή υπήρχε διαφορετικό κόστος ανά σελίδα
  • δεν ήταν δυνατή η σωστή διανομή της εκτυπωτικής δαπάνης στα κατάλληλα κέντρα κόστους
  • προληπτική αγορά και αποθήκευση μεγάλου αριθμού αναλώσιμων και ανταλλακτικών, με αυξημένο κόστος διαχείρισης και κίνδυνο απαξίωσης του αποθέματος λόγο κατάργησης μοντέλων εκτυπωτών
  • πλήθος διαφορετικών μοντέλων/κατασκευαστών
  • πεπαλαιωμένος εξοπλισμός περιορισμένων δυνατοτήτων
  • άτακτη τοποθέτηση εξοπλισμού
  • ελεύθερη χρήση συσκευών και ανεξέλεγκτος αριθμός εκτυπώσεων
  • χαμηλό επίπεδο ασφάλειας δεδομένων κατά τις διαδικασίες εκτύπωσης, σάρωσης και αντιγραφής.

Απαιτήσεις
Οι απαιτήσεις για την υλοποίηση του έργου ήταν:

  • μείωση του κόστους λειτουργίας
  • κεντρικοποίηση της παραγωγής σελίδων
  • ελαχιστοποίηση του διαχειριστικού κόστους με μείωση των διαφορετικών τύπων εξοπλισμού και του πλήθους αναλώσιμων και ανταλλακτικών
  • ενιαίες διαδικασίες και χρόνος απόκρισης στα αιτήματα των χρηστών για αναλώσιμα και αποκατάσταση βλαβών
  • συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος με τεχνολογία φιλική προς αυτό, με την ανακύκλωση, τη μείωση κατανάλωσης χαρτιού και τη χαμηλή κατανάλωση ενέργειας.

Ευθύνη υλοποίησης
Την ευθύνη για την υλοποίηση την είχε εξ ολοκλήρου το τμήμα Μηχανογράφησης, το οποίο ανέλαβε τη διαμόρφωση των χώρων και την προετοιμασία των χρηστών σε συνεργασία με την εταιρεία που τελικά ανέλαβε την υπηρεσία MPS.

Η έναρξη του έργου έγινε με την καταγραφή των αναγκών και των προβλημάτων των χρηστών, με τη συμπλήρωση αναλυτικών ερωτηματολογίων σχετικά με τις τρέχουσες συνθήκες των εκτυπωτικών μηχανών και παραγωγής των εντύπων τους. Σε δεύτερη φάση, έγινε καταγραφή του εξοπλισμού και ανάλυση της χωροταξικής τοποθέτησης των εκτυπωτικών συσκευών σε σχέση με τις λειτουργικές τους δυνατότητες , το κόστος και τον όγκο παραγωγής.

Αναλυτικότερα μελετήθηκαν οι χώροι και οι τοποθετημένες υπάρχουσες συσκευές και ομαδοποιήθηκαν ανά ομάδες εργασίας. Παράλληλα, συνυπολογίστηκαν οι έγχρωμες και μονόχρωμες παραγωγές, όπως και οι λειτουργικές δυνατότητες, έτσι ώστε να αποκτηθεί μια συνολική εικόνα για κάθε χωροταξική ομάδα χρηστών.

Στη συνέχεια, με βάση τα ίδια κριτήρια, έγινε ο σχεδιασμός τοποθέτησης των νέων συσκευών που θα καλύπτουν τους χρήστες μελλοντικά, λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο και το κόστος των εκτυπώσεων.

Υπολογίστηκε το TCO (total cost of ownership), βάσει του κόστους χρήσης των εκτυπωτικών μονάδων, του κόστους τεχνικής υποστήριξης, του κόστους συμβάσεων συντήρησης  και τις αποσβέσεις του υφιστάμενου εξοπλισμού.  Ως κόστος χρήσης, υπολογίστηκε το κόστος ανά εκτυπωμένη σελίδα (από τη διάρκεια και το κόστος του αναλώσιμου), το οποίο πολλαπλασιάστηκε με την ετήσια παραγωγή της κάθε εκτυπωτικής μονάδας.

Υπολογίστηκαν επιπλέον όλες οι εργασίες παραγωγής αντιγράφων σε εξωτερικούς συνεργάτες, που προέκυπταν από την αδυναμία παραγωγής τους εσωτερικά λόγο των περιορισμένων δυνατοτήτων του υφιστάμενου εξοπλισμού.

Μετά την έγκριση του έργου, δημιουργήθηκε ένα Test Lab στο τμήμα IT, με εγκατάσταση ενός από κάθε τύπο μηχανής, όπου ελέγχθηκαν όλες οι εφαρμογές για την ομαλή λειτουργία τους στο νέο εκτυπωτικό περιβάλλον.

Μετά το πέρας των δοκιμών, ξεκίνησαν οι πρώτες εγκαταστάσεις του εξοπλισμού με ταυτόχρονη εκπαίδευση των χρηστών, ώστε να χρησιμοποιήσουν άμεσα τις νέες τεχνολογίες.

Αποτελέσματα
Η εταιρεία λειτουργεί ήδη στο νέο περιβάλλον εδώ και 10 μήνες. Με βάση τις μετρήσεις που παρέχονται κάθε μήνα, τα συμπεράσματά μας από την πραγματική λειτουργία και εφαρμογή είναι θετικά.

Συγκεκριμένα:

  • δυνατότητα αναλυτικής αναφοράς εκτυπώσεων και έλεγχος των σχετικών δαπανών
  • κοινό κόστος ανά σελίδα για όλες τις εκτυπωτικές συσκευές
  • κατανομή πραγματικών δαπανών στα αντίστοιχα κέντρα κόστους
  • αυτοματοποιημένη διαδικασία αναπλήρωσης αναλώσιμων και άμεση διαθεσιμότητά τους, καθώς και αντίστοιχη διαδικασία για τα service alerts
  • έγκαιρη αναπλήρωση και περιορισμός stock αναλώσιμων
  • ομογενοποίηση του εκτυπωτικού εξοπλισμού
  • ανανέωση τεχνολογίας και βελτίωση της ποιότητας των εκτυπώσεων
  • εφαρμογή κανόνων εκτύπωσης, έλεγχος και καθορισμός δικαιωμάτων ανά χρήστη ή τμήμα
  • καθορισμός και εφαρμογή του επιθυμητού επιπέδου ασφαλείας σε όλες τις λειτουργίες
  • υιοθέτηση λύσεων φιλικών προς το περιβάλλον.