netweek - Αποτελεσματική συνεργατικότητα

Τετάρτη, 16 Οκτωβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Management

Αποτελεσματική συνεργατικότητα

14 Ιανουαρίου 2013 | 09:57 Γράφει ο Γιώργος  Φετοκάκης Topics: Social Networking,Special Reports,Strategy

Αποτελεσματική συνεργατικότητα

Η συνεργατικότητα (collaboration) αποτελεί ένα «καυτό» θέμα για τις επιχειρήσεις σήμερα, καθώς έχουν συνειδητοποιήσει πόσο σημαντική είναι για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητάς και λειτουργίας τους.

Σήμερα, οι άνθρωποι εργάζονται σε στενή συνεργασία με τους συναδέλφους τους σε μια άλλη χώρα και σε άλλη χρονική ζώνη σαν να ήταν μια ομάδα που βρίσκεται στο ίδιο μέρος, βάζοντας κάτω από την ίδια ομπρέλα τους προμηθευτές, τους συνεργάτες, τους συμβούλους και τους πελάτες ανάλογα, πάντα, με τις απαιτήσεις της δουλειάς. Ζούμε στην εποχή του collaboration και η άρτια ενσωμάτωσή του στην υποδομή IT αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τη Διεύθυνση Πληροφορικής. Φυσικά, για να γίνει αυτό χρειάζεται η ενεργοποίηση των σχετικών τεχνολογιών καθώς οι CIOs καλούνται να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις των CEOs για την εύρεση τρόπων που θα ενθαρρύνουν τη συνεργατικότητα στο περιβάλλον μιας εταιρείας.

Πλέον, οι πλατφόρμες collaboration έχουν αρχίσει να γνωρίζουν την αίγλη που είχαν τα συστήματα ERP στις αρχές της δεκαετίας του 1990. Αντί να περιορίζουν την ανθρώπινη προσπάθεια που απαιτείται για την αύξηση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας, ωστόσο, αυτές οι πλατφόρμες στοχεύουν στη ενίσχυση και διευκόλυνση της ανθρώπινης αλληλεπίδρασης και την προώθηση της καινοτομίας. Σκοπός τους είναι να κτίσουν μια στρατηγική ενοποιημένων επικοινωνιών που θα εκμαιεύει τις γνώσεις των εργαζομένων - μέσω απομακρυσμένων συνδέσεων αν αυτό είναι απαραίτητο και από οποιοδήποτε συσκευή - και θα τις χρησιμοποιεί στις επιχειρηματικές διαδικασίες για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο.

Το collaboration δεν είναι δύσκολο, αλλά απαιτεί μια συνεχή προσπάθεια για να δημιουργηθεί ένας τρόπος εργασίας που θα ενισχύει τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας, ώστε να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι. Ενα πρόσθετο «πρόβλημα» είναι ότι οι επιλογές που υπάρχουν για τις πλατφόρμες collaboration συνεχίζουν να αυξάνονται, δημιουργώντας μια αρκετά κορεσμένη αγορά. Ως αποτέλεσμα, οι υποψήφιοι αγοραστές μιας λύσης collaboration πρέπει, καταρχήν, να καθορίσουν τις προτεραιότητές τους, ώστε να επιταχύνουν τη διαδικασία επιλογής και να βρουν ευκολότερα τη λύση που τους ταιριάζει.

Και σε κάθε περίπτωση δεν πρέπει να ξεχνά κανείς τις απεριόριστες δυνατότητες που προσφέρονται από τις πλατφόρμες που έχουν σχεδιαστεί για το mobile collaboration. Σύμφωνα με μελέτη της Gartner, μέσα στα επόμενα χρόνια το 70% των εφαρμογών collaboration σχεδιασμένων για PCs θα έχει μοντελοποιηθεί με βάση την εμπειρία που έχει αποκτηθεί από τις εφαρμογές collaboration σε smartphones. Ενας CIO καλό είναι να προετοιμαστεί για τέτοιες δραστικές αλλαγές που θα γίνονται στο χώρο εργασίας με την πάροδο του χρόνου. Σε μια βαθύτερη κατανόηση του collaboration μπορούν να βοηθήσουν έξι σημαντικοί παράγοντες, τους οποίους θα πρέπει να λαμβάνει κανείς υπόψη πριν προχωρήσει στην αξιολόγηση μιας πλατφόρμας collaboration

Αξιολογώντας τα εργαλεία collaboration
Η ομαλότερη ροή της εσωτερικής επικοινωνίας και η βελτίωση της ομαδικής εργασίας αποτελούν τους καθοριστικούς παράγοντες για την υιοθέτηση των εργαλείων collaboration από τις επιχειρήσεις. Τα εργαλεία collaboration μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα, με την προϋπόθεση ότι ενσωματώνονται άρτια στις υπάρχουσες επιχειρηματικές εφαρμογές. Οι έξι παράγοντες, λοιπόν, που πρέπει να λαμβάνει κανείς υπόψη κατά την αξιολόγηση των εργαλείων collaboration είναι οι εξής:

1. To μέγεθος του οργανισμού. Τα εργαλεία collaboration χρησιμοποιούνται  σε όλους τους τύπους των επιχειρήσεων, είτε είναι μικρές, είτε μεγάλες. Αλλά οι διαφορετικού μεγέθους επιχειρήσεις έχουν, φυσικά, διαφορετικές ανάγκες να καλύψουν. Για παράδειγμα, η ταχύτητα δράσης και η καινοτομία αποτελούν κρίσιμους παραμέτρους για μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις. Αυτές οι εταιρείες έχουν ζητήματα αξιοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού. Η συλλογή της γνώσης από τους ανθρώπους τους δεν αποτελεί μέρος των διαδικασιών τους. Οι μικρές επιχειρήσεις και τα startups από την άλλη, συχνά δεν διαθέτουν αρκετά συστήματα αυτοματισμού ή διαχείρισης περιεχομένου.

Πρωτίστως επαφίενται στο email και είναι ανθρωποκεντρικές. Ως εκ τούτου, χρειάζονται εργαλεία collaboration που να είναι αποτελεσματικά και γρήγορα. Από την άλλη, οι μεγάλες επιχειρήσεις αποτελούνται από ογκώδεις, διάσπαρτες, ομάδες, ενώ έχουν να αντιμετωπίσουν κενά πληροφόρησης και λειτουργικές καθυστερήσεις που ενδεχόμενα επιδρούν αρνητικά στην παραγωγικότητα. Ως εκ τούτου, χρειάζονται εργαλεία collaboration που θα μπορούν να καλύψουν τα κενά πληροφόρησης και θα βελτιώνουν την κατάσταση αποτελεσματικά και γρήγορα.

2. Φιλικότητα προς τον χρήστη. Οι εργαζόμενοι μιας επιχείρησης ανήκουν σε διαφορετικά ηλικιακά γκρουπ, κάθε ένα εκ των οποίων διαθέτει το δικό του τρόπο εργασίας. Για παράδειγμα, τα μεγαλύτερα στελέχη μπορούν να προτιμούν το email, ενώ τα νεότερα στελέχη μπορεί να αισθάνονται πιο άνετα με τα κοινωνικά δίκτυα. Ενα σύγχρονο πρόγραμμα collaboration θα πρέπει, λοιπόν, να υποστηρίζει τόσο τα social media όσο και τα emails. Μόνο έτσι θα μπορέσει να καλύψει τις διαφορετικές ανάγκες των χρηστών του.

3. Ενσωμάτωση στις υπάρχουσες εφαρμογές. Σε μια εταιρεία οι εργαζόμενοι ασχολούνται με διαφορετικές επιχειρηματικές εφαρμογές, όπως CRM, SCM, ERP κ.λπ. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επιλέξουν εκείνα τα εργαλεία collaboration που θα ενσωματώνονται καλά με τις υπάρχουσες επιχειρηματικές εφαρμογές. Το collaboration μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες, ώστε να χρησιμοποιήσουν τις επιχειρηματικές τους εφαρμογές πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, ένας πωλητής μπορεί να ενημερώσει γρήγορα με αυτό τον τρόπο την ομάδα του για μια λάθος παραγγελία.

4. Ενσωμάτωση στο εργασιακό περιβάλλον. Κάθε εταιρεία διαθέτει το δικό της εργασιακό στιλ και κουλτούρα. Η εισαγωγή ενός εργαλείου collaboration μπορεί να φανεί κάτι σαν ανακαίνιση για την εταιρεία. Το πρόγραμμα collaboration θα πρέπει να περιλαμβάνει λειτουργίες που θα επιτρέπουν στους χρήστες του να δίνουν ένα προσωπικό στιλ. Με αυτό τον τρόπο θα γίνεται πιο εύκολα η υιοθέτηση του.

5. Διαχείριση της αλλαγής. Η αποδοχή από το προσωπικό είναι σημαντική. Γι’ αυτό ενδέχεται να υπάρχει ανάγκη εκπαίδευσης των εργαζομένων, ώστε να χρησιμοποιούν σωστά τα εργαλεία συνεργατικότητας. Οπότε, θα πρέπει να αξιολογηθεί, αν η εταιρεία διαθέτει ήδη ένα πλάνο διαχείρισης των αλλαγών πριν προχωρήσει στην αγορά μιας λύσης collaboration.

6. Ασφάλεια. Oι επιχειρήσεις, μικρές ή μεγάλες, έχουν αρχίσει να χρησιμοποιούν τα κοινωνικά δίκτυα ως ένα είδος Intranet. Και αυτό διότι τα social networks επιτρέπουν την ελεύθερη και ταχύτατη επικοινωνία εντός και εκτός της εταιρείας. Χρησιμοποιώντας το public domain για την ανταλλαγή ευαίσθητων εταιρικών δεδομένων δημιουργούνται αρκετοί κίνδυνοι. Το ανέβασμα σημαντικών εταιρικών δεδομένων στα sites κοινωνικής δικτύωσης δημιουργεί τον κίνδυνο της έκθεσής τους σε δημόσια θέα. Η φύση των κοινωνικών δικτύων είναι τέτοια που επιτρέπει την ευκολότερη υποκλοπή εταιρικών μυστικών τα οποία διανεμήθηκαν, ηθελημένα ή αθέλητα, σε δημόσια θέα. Η ανεύθυνη χρήση των social networks μπορεί να προκαλέσει επιζήμιες επιπτώσεις στους οργανισμούς, εκθέτοντας τα υπολογιστικά τους συστήματα σε κινδύνους που σχετίζονται με τις επιθέσεις malware, μείωση της παραγωγικότητας και με προβλήματα που σχετίζονται με την προστασία των πνευματικών δικαιωμάτων.

Επιπλέον, οι λειτουργίες ασφάλειας, όπως ο καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης, αποτελούν must. Μια ακόμα λειτουργία που θα πρέπει να κοιτά κανείς σε ένα πρόγραμμα collaboration είναι η δυνατότητα δημιουργίας ομάδων με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης. Με αυτό τον τρόπο μπορούν να διευθετηθούν τα θέματα προστασίας του ιδιωτικού απορρήτου. Το πλεονέκτημα που έχουν οι εμπορικές εφαρμογές collaboration σε σχέση με τα social networks, είναι ότι επιτρέπουν σε ομάδες εργασίας να επικοινωνήσουν από διαφορετικές τοποθεσίες, εξυπνότερα και ταχύτερα μεταξύ τους, μέσα από ένα ασφαλές περιβάλλον.

Συν τις άλλοις, επιτρέπουν στους οργανισμούς να εξαλείψουν τις αναποτελεσματικότητες, να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες και να εξορθολογίσουν τις λειτουργίες. Τα βασισμένα στο cloud εργαλεία collaboration επιτρέπουν στους διαχειριστές τους να παρακολουθούν όλες τις δραστηριότητες στο χώρο εργασίας και να μοιράζουν την εργασία. Επιπλέον, επιτρέπουν στους εργαζόμενους να οργανώσουν τη δουλειά τους, να μοιραστούν και να δουλέψουν από κοινού σε έγγραφα και να κλείνουν συμφωνίες με πελάτες και προμηθευτές. Εν κατακλείδι, πολλές εταιρίες ελπίζουν ότι άπαξ και αγοράσουν μια λύση collaboration θα γίνει κάποιο θαύμα και θα γίνουν αυτόματα συνεργατικές εταιρείες. Κάτι που φυσικά δεν ισχύει.

Πριν, λοιπόν, οι εταιρείες εξοπλιστούν με μια λύση collaboration θα πρέπει να προσαρμόζουν κατά τέτοιο τρόπο την υποδομή τους, ώστε να γίνεται ευκολότερα σε αυτό η ενσωμάτωση της λύσης που τους ενδιαφέρει. H βελτίωση της αποτελεσματικότητας του collaboration αποτελεί ένα από τα κυριότερα μελήματα των σύγχρονων επιχειρήσεων και γι’ αυτό χρειάζεται συνεχής προσπάθεια.

Τα activity streams δεν αποτελούν λύση
Τα activity streams δεν είναι κακή ιδέα για τη διευκόλυνση της ροής εργασιών στο περιβάλλον ενός οργανισμού, αλλά δεν δίνουν τις λύσεις που παρέχουν τα προγράμματα collaboration. Είναι πολύ καλά στο να παρέχουν στους εργαζόμενους πληροφορίες σε real time σχεδόν για το οτιδήποτε που λαμβάνει χώρα μέσα στον οργανισμό. Αλλά χαρακτηρίζονται από τρία βασικά μειονεκτήματα. Καταρχήν, μπορεί να δημιουργήσουν υπερχείλιση της πληροφορίας, καθώς οι εργαζόμενοι βομβαρδίζονται με τεράστιες ποσότητες ανεπαρκούς πληροφορίας. Η τεράστια ροή δεδομένων είναι πιθανόν να ωθήσει τους ανθρώπους στο να τα αγνοήσουν, μαζί με αυτά κι εκείνα τα στοιχεία της πληροφορίας που είναι χρήσιμα και τα οποία θα μπορούσαν να τους βοηθήσουν.

Δεύτερον, δεν διευκολύνουν το διαμοιρασμό της πληροφορίας με τους εξωτερικούς συνεργάτες. Το θέμα δεν είναι μόνο οι εσωτερικές ομάδες να συνεργάζονται μεταξύ τους, αλλά επίσης, να συνεργάζονται και με τους ανθρώπους κλειδιά που βρίσκονται εκτός της εταιρείας. Τέλος, δεν βοηθάνε ώστε να δίνεται η σωστή πληροφορίας τη σωστή στιγμή. Για να δουλέψει ένα σύστημα συνεργατικότητας καλά χρειάζεται η εμπλοκή και άλλων παραγόντων και όχι μόνο της πληροφορίας.

netweek (T. 307)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778