Πύλη για πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες και εφαρμογές; Παράθυρο συνεργασίας εντός και εκτός εταιρείας; Αναπόσπαστο κομμάτι της web στρατηγικής; Το πρώτο και βασικότερο στάδιο του Enterprise 2.0; Οπως και να ειδωθούν, τα Enterprise Information Portals μπορούν να αποτελέσουν ένα πρόσφορο έδαφος για τη λειτουργία και την ανάπτυξη των σύγχρονων επιχειρήσεων.
Η τεχνολογία των portals έχει εξελιχθεί πολύ γρήγορα από τη δημιουργία της αγοράς προϊόντων portals το 1998. Τα portals γεννήθηκαν μαζί με τις μηχανές αναζήτησης και γρήγορα έγιναν αναπόσπαστο κομμάτι της πληροφορικής στρατηγικής των επιχειρήσεων, αφού προσφέρουν ένα ενιαίο entry point από το οποίο είναι προσβάσιμες όλες οι διαφορετικές πηγές δεδομένων μιας εταιρείας.
Αυτό σημαίνει πρόσβαση σε δομημένη πληροφορία (βάσεις δεδομένων) και αδόμητη πληροφορία (e-mails, files), καθώς επίσης και σε δεδομένα που πηγάζουν από συγκεκριμένες διαδικασίες και επιχειρηματικές εφαρμογές (ERP, CRM κ.ά.).
Και αν τα πρώτα χρόνια ανάπτυξής τους τα Enterprise Information Portals απαντούσαν στους φιλόδοξους στόχους των επιχειρήσεων που επιδίωκαν την ενοποίηση των πληροφοριών, του περιεχομένου, των υπηρεσιών και των εφαρμογών τους, προκειμένου να λειτουργούν γρηγορότερα και να λαμβάνουν άμεσα κρίσιμες αποφάσεις, βασιζόμενες σε ακριβή και έγκυρη πληροφόρηση, σήμερα, όπως έχει διαμορφωθεί το επιχειρηματικό περιβάλλον, μια τέτοια επένδυση αποτελεί μονόδρομο: τα Enterprise Information Portals απαντούν στην ανάγκη για ενοποίηση των εφαρμογών, προσφέροντας πρόσβαση σε δεδομένα και επιχειρηματικές διαδικασίες μέσω διαφορετικών καναλιών.
Ηρθαν για να μείνουν
Και αν πλέον τα Enterprise Information Portals (EIP) αποτελούν ένα σημαντικό κομμάτι της υποδομής Πληροφορικής, οι επιχειρήσεις, συχνά, προσπαθούν ακόμα να αξιοποιήσουν πλήρως την επένδυσή τους και να απαντήσουν σε βασικά ερωτήματα για το σκοπό και την αξία τους. Ο όρος «portal» χρησιμοποιείται πολλές φορές για να περιγράψει λύσεις για μία σειρά από διαφορετικές επιχειρησιακές ανάγκες – από συνεργατικά (collaboration) projects και συστήματα Content Management μέχρι πελατειακά self-service Extranets.
Ωστόσο, ο παραπάνω ορισμός δεν είναι απολύτως σωστός, καθώς δεν καλύπτει τη συνολική λύση. Τα portals μπορούν να προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών σε αντίθεση με περισσότερο αυτάρκεις εφαρμογές. Πολλές εφαρμογές Πληροφορικής καλύπτουν συγκεκριμένες ανάγκες συγκεκριμένων τμημάτων. Αλλες εφαρμογές πάλι αφορούν σε πολλά τμήματα ενός οργανισμού, αλλά ελέγχονται τελικά και ρυθμίζονται από ένα τμήμα.
Τα Enterprise Information Portals διαφοροποιούνται, καθώς εμπλέκουν πολλαπλά σημεία μιας επιχείρησης, χωρίς απαραίτητα να αποτελούν «ιδιοκτησία» ενός τμήματος. Ιδωμένα ως πλαίσια ενσωμάτωσης και ενοποίησης πληροφοριών, εφαρμογών και διαδικασιών από το ένα ως το άλλο άκρο μιας επιχείρησης, τα Enterprise Information Portals έχουν αποκτήσει μια αυξανόμενη σημαντικότητα, αλλά ταυτόχρονα και μια μάλλον αποθαρρυντική πολυπλοκότητα.
Με την εφαρμογή ενός portal προκύπτουν δύσκολα θέματα σχετικά με τις επιχειρησιακές διαδικασίες, τα συστήματα ενοποίησης, την αρχιτεκτονική της Πληροφορικής, την ασφάλεια, και ένα πλήθος άλλων παραγόντων που εκτείνονται κατά μήκος μιας εταιρείας. Ωστόσο, τα portals σαν concept είναι εδώ για να μείνουν, καθώς κάτω από τις κατάλληλες συνθήκες και προδιαγραφές, μπορούν να προσδώσουν πραγματική αξία στην επιχείρηση.
Πλεονεκτήματα στρατηγικής σημασίας
Η σύγκλιση της πληροφορίας, των εφαρμογών και της τεχνολογίας είναι αυτή που διαφοροποιεί τα Enterprise Information Portals από ένα άθροισμα απλών web sites, και προσφέρει πρόσβαση στην πληροφορία από οπουδήποτε, εξατομίκευση, ροή εργασιών μεταξύ διαφορετικών διαδικασιών, κοινή διαχείριση περιεχομένου, κεντρική διαχείριση χρήστη και ένα πλαίσιο εργασίας για μελλοντική ανάπτυξη εφαρμογών.
Συχνά, τα projects για portal εφαρμογές δικαιολογούνται με το επιχείρημα της εξοικονόμησης παγίων δαπανών (όπως μείωση του κόστους διανομής περιεχομένου) και της online βοήθειας και υποστήριξης.
Παρόλο που αυτός ο περιορισμός των δαπανών είναι ένα απτό πλεονέκτημα, τα τελευταία χρόνια τα portals αντιμετωπίζονται περισσότερο σαν στρατηγικές εφαρμογές. Οι επιδιώξεις των επιχειρήσεων που προχωρούν σε εφαρμογές Enterprise Portals τείνουν να είναι άμεσα συνδεδεμένες με σημαντικούς επιχειρησιακούς στόχους, καθώς τα portals προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα, ειδικά σε σύγκριση με παραδοσιακά συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (content management systems) και απλές web εφαρμογές.
Το ERP, το CRM, τα συστήματα Supply Chain Management (SCM) μιας εταιρείας απαιτούν πολλά περισσότερα από μια απλή βελτιστοποίηση της διεξαγωγής των εργασιών. Τα Enterprise Information Portals μπορούν να αποτελέσουν το πλαίσιο ενοποίησης όλων αυτών των εφαρμογών και των δεδομένων και να δημιουργήσουν μία ευέλικτη υποδομή που μπορεί να προσαρμόζεται στις διαφορετικές επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Σε γενικές γραμμές, μπορούν να συμβάλουν αποφασιστικά στη βελτίωση του συντονισμού με συνεργάτες της επιχείρησης, πελάτες και προμηθευτές, στη διευκόλυνση της εσωτερικής συνεργασίας μεταξύ διασκορπισμένων ομάδων, ακόμα και στη συμμόρφωση της εταιρείας με κανονιστικά πλαίσια.
Με άλλα λόγια, τα portals καλύπτουν τις ανάγκες για βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών, παρέχοντας ένα πλαίσιο για ενοποίηση των εφαρμογών και των πληροφοριών από διαφορετικές πηγές και συστήματα, και δημιουργώντας μία ευέλικτη υποδομή που μπορεί να προσαρμόζεται στις μεταβολές των επιχειρηματικών απαιτήσεων.
Τα Enterprise Information Portals και οι συνδεδεμένες τεχνολογίες παρέχουν περισσότερες δυνατότητες κατευθείαν στους επιχειρησιακούς χρήστες, και συμβάλουν στη βαθύτερη ευθυγράμμιση με τη Διεύθυνση Πληροφορικής. Τα portals επιτρέπουν στους επιχειρησιακούς χρήστες να συμμετέχουν πιο ενεργά στη διαμόρφωση των λύσεων για την αντιμετώπιση των προκλήσεων που τους αφορούν άμεσα, ενώ ταυτόχρονα βοηθούν τη Διεύθυνση Πληροφορικής να προσδώσει περισσότερη αξία στην επιχείρηση, στο σωστό χρόνο και στόχο.
Αξιοποιώντας εφαρμογές και δεδομένα
Οι βασιζόμενες στα portals σύνθετες εφαρμογές που σχεδιάζονται για να επιλύσουν συγκεκριμένα επιχειρησιακά προβλήματα έχουν πολύ γρήγορη απόδοση στην επένδυση. Τα συχνότερα αναφερόμενα οφέλη είναι αύξηση των εσόδων, η βελτίωση της παραγωγικότητας των call centers, οι ισχυρότερες συνεργασίες με τους προμηθευτές, η αύξηση της διατήρησης και της πιστότητας των πελατών, το άνοιγμα σε νέες αγορές και η μείωση του κόστους για την εσωτερική και εξωτερική διεξαγωγή εργασιών.
Τα portals συμβάλλουν σημαντικά στην αύξηση της αποδοτικότητας του ανθρώπινου δυναμικού. Συγκεκριμένα, η Gartner υποστηρίζει ότι μια έξυπνη εφαρμογή portal μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικά ποσά και να ενισχύσει την παραγωγικότητα με μείωση του φόρτου εργασίας για τους υπαλλήλους. Τα portals δημιουργούν ένα σύγχρονο και ευέλικτο περιβάλλον, μέσα στο οποίο οι χρήστες μπορούν να επιτύχουν τους επιχειρηματικούς στόχους μέσω της διαδραστικότητας και της αλληλεπίδρασης των ανθρώπων, των συστημάτων και των διαδικασιών.
Ενα Enterprise Portal προσφέρει νέες δυνατότητες παρουσίασης και ενσωμάτωσης και δημιουργεί ένα ενιαίο και μοναδικό σημείο εισόδου για όλους τους χρήστες σε όλα τα συστήματα ενός οργανισμού, με δυνατότητα πρόσβασης από πολλαπλά κανάλια.
Οι δυνατότητες του Intranet και των Content Management συστημάτων στη συγκέντρωση και διαχείριση των δεδομένων είναι σημαντικές, αλλά τα portals επιτρέπουν επιπρόσθετα την προώθηση των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες και τους συνεργάτες με ουσιώδεις τρόπους. Ενα portal επιτρέπει στην επιχείρηση να οργανώνει και να παρέχει αποτελεσματικά τα δεδομένα της. Ενα προηγμένο portal κάνει την πληροφορία προσβάσιμη, ουσιώδη και πιθανότατα πιο σημαντική, ενώ βοηθά τους χρήστες να ανταποκριθούν στις τρέχουσες προκλήσεις και τις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Εκτός όμως από τα συγκεκριμένα και απτά πλεονεκτήματα που προσφέρουν οι εφαρμογές Enterprise Information Portals στις επιχειρήσεις, η σπουδαιότητά τους έγκειται κυρίως στο γεγονός ότι βρίσκονται στη συμβολή τριών σημαντικών τεχνολογικών τάσεων: α) Στην ανανεωμένη έμφαση στην επιχειρηματική αρχιτεκτονική και στην επιθυμία να εναρμονιστούν οι επενδύσεις σε τεχνολογίες Πληροφορικής στις μεγάλες και διασκορπισμένες εταιρείες. β) Στην κυριαρχία της Web πλατφόρμας και στη συνακόλουθη επιθυμία στις επιχειρήσεις να λειτουργούν με μια κοινή πλατφόρμα για την ανάπτυξη Web εφαρμογών. γ) Τέλος στη μετάβαση σε περισσότερο service-oriented αρχιτεκτονικές και μοντέλα που απαιτούν κάποιου είδους κοινής πλατφόρμας για την παροχή, την ενσωμάτωση και την ενοποίηση των υπηρεσιών.
Decision time!
Η επιλογή του ενδεδειγμένου portal προϊόντος που θα ανταποκρίνεται στις διαφορετικές απαιτήσεις της επιχείρησης δεν είναι μια απλή διαδικασία. Και φυσικά δεν υπάρχει καμιά μαγική συνταγή για την επιλογή του σωστού «πακέτου» portal. Οι εταιρείες που επιθυμούν να προχωρήσουν σε εφαρμογές portals οφείλουν να ακολουθήσουν την ίδια προσέγγιση με την επιλογή οποιουδήποτε σημαντικού εταιρικού λογισμικού. Μια σημαντική παράμετρος ωστόσο είναι το εύρος τόσο των εσωτερικών χρηστών όσο και των εξωτερικών συμμετεχόντων, οι οποίοι θα αλληλεπιδρούν με το portal.
Οσο πιο αποτελεσματικά συμπεριλάβει μια εταιρεία τους διάσπαρτους χρήστες στον σχεδιασμό του συστήματος, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες ενός πετυχημένου rollout. Ενας σημαντικός προβληματισμός- που θα πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη- είναι και η βιωσιμότητα του προμηθευτή, καθώς η τεχνολογία portal διεισδύει και σε άλλες software λύσεις.
Σε κάθε επιχείρηση, το πότε και το πώς θα προχωρήσει στην απόκτηση portal εξαρτάται από οργανωτικά ζητήματα, τον προϋπολογισμό και ιδανικά την ευρύτερη στρατηγική ανάπτυξης. Μπορεί η προώθηση ενός φιλόδοξου και μεγαλόπνοου portal project να είναι δελεαστική, τα πραγματικά στρατηγικά πλεονεκτήματα όμως μπορεί να προέλθουν από πιο συντηρητικές επενδύσεις σε portals, προχωρώντας σταδιακά και ελέγχοντας κάθε βήμα προσεκτικά.
Με αυτό τον τρόπο, μια εταιρεία μπορεί πιο αποτελεσματικά να αντιμετωπίσει τις αναπόφευκτες και συχνά αρκετά δύσκολες τεχνικές και επιχειρηματικές προκλήσεις. Δεδομένου ότι τα Enterprise Portals είναι περισσότερο μια αρχιτεκτονική, παρά μια απλή εφαρμογή, δεν είναι ρεαλιστική η απόπειρα απευθείας ανάπτυξης.
Το κόστος της επένδυσης και η πολυπλοκότητα του συστήματος μπορεί να αποτελέσουν σημαντικά εμπόδια, καθώς επίσης και ζητήματα νοοτροπίας της επιχείρησης και του κλάδου στον οποίο ανήκει και η έλλειψη ώριμων τεχνολογιών. Ο προσεκτικός σχεδιασμός είναι απαραίτητος προκειμένου μια εταιρεία να προσδιορίσει και να δώσει προτεραιότητα στα συστατικά στοιχεία της τεχνολογίας portal που θα εφαρμόσει. Ο σωστός προγραμματισμός εξασφαλίζει ότι τα διαφορετικά στοιχεία και συστήματα που θα υιοθετούνται σταδιακά, θα ταιριάζουν μεταξύ τους για να δημιουργήσουν τελικά μια συνεκτική πλατφόρμα.
Η υποδομή των Enterprise Information Portals, για να αξιοποιηθεί πλήρως και να αποφέρει τα μέγιστα δυνατά οφέλη για την εταιρεία, πρέπει να είναι σχεδιασμένη με τρόπο που να λειτουργεί σε διαφορετικά περιβάλλοντα, να ενσωματώνει οποιαδήποτε εφαρμογή, οποιουδήποτε προμηθευτή, σε όποια τεχνολογία και αν βασίζεται. Αλλά οι επιχειρησιακοί σκοποί και στόχοι είναι αυτοί που θα καθορίσουν ποια αρχιτεκτονική portal θα προσδώσει αξία στην επιχείρηση και θα δημιουργήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Οσον αφορά τους προμηθευτές, η αγορά Enterprise Information Portals συνεχίζει να αναπτύσσεται και πολλοί και διαφορετικοί προμηθευτές επενδύουν πολλά στην εδραιωμένη πια δυνατότητα των portals να ανταποκριθούν στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων.
Σύμφωνα με μελέτες και έρευνες για την αγορά portals οι προμηθευτές εμπίπτουν σε πολλές κατηγορίες. Αυτό το ευρύ φάσμα εξηγείται εν μέρει από το γεγονός ότι ένα Enterprise Portal είναι μια web εφαρμογή, που πρέπει να έχει την ικανότητα να ενοποιεί το μεγαλύτερο αριθμό λειτουργιών μέσα στο χώρο εργασίας των χρηστών.
Επομένως, οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού θεωρούν ότι υπάρχει θέση για τη δική τους λύση μέσα στην αγορά Enterprise Portal.
Εκτός, λοιπόν, από τους προμηθευτές stand-alone portal τεχνολογίας, πολλές εταιρείες αναπτύσσουν portal λύσεις με στόχο να διευρύνουν το φάσμα των προϊόντων τους και να κερδίσουν το δικό τους μερίδιο σε αυτήν την αναπτυσσόμενη αγορά. Κάθε προμηθευτής επιδιώκει να προσφέρει ένα portal με το μεγαλύτερο δυνατό αριθμό εργαλείων και δυνατοτήτων.
Ενα portal πρέπει να μπορεί να ενσωματώνει και να ενοποιεί εφαρμογές και πληροφορίες, να αναζητεί και να κατηγοριοποιεί έγγραφα, να επιτρέπει τον συντονισμό των εργασιών και τη συνεργασία και να προσφέρει ένα εξατομικευμένο interface. Κατά συνέπεια υπάρχουν πολλοί και διαφορετικοί τύποι λύσεων και προϊόντων portal που απευθύνονται σε διαφορετικές εταιρείες και επιχειρηματικές ανάγκες.