O Γιόζεφ Γκέμπερ, Διευθυντής Πληροφορικής, Praktiker Hellas, εξηγεί τους λόγους πίσω από την απόφαση της Praktiker Hellas να υπογράψει συμβόλαιο πενταετούς διάρκειας το 2007, για την ανάθεση της διαχείρισης των εκτυπώσεών της τόσο στα κεντρικά της εταιρείας όσο και στα καταστήματά της.

NetWeek: Ποιοι είναι οι βασικοί λόγοι που σαν οδήγησαν σε αυτήν την απόφαση;

Γιόζεφ Γκέμπερ: Η διαχείριση των εκτυπώσεων δεν ανήκει σίγουρα στον πυρήνα των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας που θεωρείται το Νο 1 δίκτυο τεχνικών πολυκαταστημάτων σήμερα στην Ελλάδα, όμως, δεν παύει να είναι ένας τομέας κρίσιμος, που επηρεάζει την καθημερινή δουλειά σ’ όλο το μήκος και το πλάτος της.

Προσπαθούμε να μειώσουμε το χαρτί, γιατί εδώ που τα λέμε, δεν έχει και πολλά δένδρα η Ελλάδα, όμως τυπώνουμε ακόμα πολλά χαρτιά, σε καθημερινή βάση, τα περισσότερα στο τμήμα αγορών και τον έλεγχο τιμολογίων. Χρειαζόμαστε ακόμα το χαρτί, άρα χρειαζόμαστε εκτυπωτές. Πέρα από αυτό, όμως, συχνά θέλουμε να σκανάρουμε, να βγάλουμε φωτοτυπίες ή να στείλουμε φαξ.

Αυτές τις ανάγκες προσπαθούσε να καλύψει η εταιρεία με τη χρήση πολλών ανεξάρτητων συσκευών από διάφορους κατασκευαστές, που όμως είχε σαν αποτέλεσμα ένα κυκεώνα αναλώσιμων. Πολλές φορές είχαμε 10 cartridges από ένα μηχάνημα κι από εκείνο που θέλαμε, κανένα. Απαιτούσε μεγαλύτερη προσοχή και περισσότερη δουλειά από εμάς, στο τμήμα ΙΤ, για να παρακολουθούμε και να παραγγέλνουμε αναλώσιμα.

Κάτι έπρεπε να γίνει, για να μπει μια τάξη στο σύστημα. Η μητρική εταιρεία, στη Γερμανία, έχει σαν πάγια τακτική της να μην επεμβαίνει στις επιλογές των θυγατρικών, αλλά απλώς να δίνει κάποιες συμβουλές, οι οποίες δεν έχουν καν δεσμευτικό χαρακτήρα – η απόφαση σε κάθε χώρα εξαρτάται από τις συνθήκες που επικρατούν εκεί. Η πρώτη μας δουλειά, ήταν να εκτιμήσουμε τις ανάγκες μας.

Επρεπε να δούμε τι τυπώνουμε, πού τυπώνουμε και σε ποιες ποσότητες. Με βάση αυτά τα στοιχεία, εξετάσαμε μαζί με τις υποψήφιες εταιρείες τι μπορούσε να προσφέρει κάθε μια, για να καλύψει αυτές τις ανάγκες.

NetWeek: Ποιοι ήταν οι βασικοί άξονες στην επιλογή προμηθευτή;

Γιόζεφ Γκέμπερ: Αναφορικά με την ποιότητα του service, αυτό δεν θα μπορούσαμε να το αξιολογήσουμε τη στιγμή της επιλογής λόγω έλλειψης προηγούμενης εμπειρίας, αφού ήμασταν οι πρώτοι που το επιλέξαμε σε αυτό το μέγεθος. Σχετικά με την οικονομική προσφορά, το θέμα του κόστους θεωρήθηκε βασικό αλλά όχι απόλυτο κριτήριο για την επιλογή μας. Αυτό που ζητούσαμε, ήταν μια ολοκληρωμένη λύση από ένα συνεργάτη, ο οποίος θα μας υποστηρίζει και θα συνεχίσει να είναι δίπλα μας σε δυο, τρία, πέντε χρόνια.

NetWeek: Πως εξελίχθηκε το έργο;

Γιόζεφ Γκέμπερ: Τα συμβόλαια υπογράφτηκαν το Φεβρουάριο του 2007 και η υλοποίηση έγινε σταδιακά, ξεκινώντας άμεσα από το κεντρικό κατάστημα, στον Ταύρο. Καθώς οι συζητήσεις και οι διαπραγματεύσεις είχαν αρχίσει σχεδόν ένα χρόνο νωρίτερα, τα πάντα ήταν ώριμα για την εγκατάσταση. Σε περίπτωση δυσλειτουργίας είχαμε τη δυνατότητα να ζητήσουμε την επέμβαση ειδικευμένου τεχνικού. Αλλωστε, το συνολικό δίκτυο παρακολουθείται συνεχώς εξ αποστάσεως μέσω του λογισμικού παρακολούθησης και διαχείρισης εκτυπωτικών συστημάτων.

Μέσα σε λίγες εβδομάδες, ολοκληρώθηκαν οι υλοποιήσεις στα οκτώ από τα δέκα καταστήματα της εταιρείας, που έχουν πλέον την ίδια δομή και τεχνολογικό εξοπλισμό, γεγονός που διευκολύνει πολύ από πλευράς διαχείρισης. Οι αυτόματες αναφορές των συστημάτων σχετίζονται με τεχνικές βλάβες, την κατάσταση των αναλώσιμων και χαρτιού. Το σύστημα ελέγχου ειδοποιεί αυτόματα το δικό μας τμήμα Πληροφορικής, όσο και το Help Desk του προμηθευτή.

Σε κάθε κατάστημα υφίσταται τοπική αποθήκη αναλώσιμων, από την οποία οι υπάλληλοι προμηθεύονται και στη συνέχεια αντικαθιστούν τα απαραίτητα αναλώσιμα. Ο προμηθευτής παρακολουθεί την κατάσταση των αναλώσιμων στην κάθε αποθήκη και φροντίζει για την αναπλήρωσή τους. Οι χρήστες τοποθετούν τα άδεια δοχεία γραφίτη σε ειδικούς κάδους ανακύκλωσης, τους οποίους ο προμηθευτής παραλαμβάνει και ανακυκλώνει.