netweek - Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Πυλώνας επιχειρηματικής ανάπτυξης

Δευτέρα, 18 Νοεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Professional Services

Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Πυλώνας επιχειρηματικής ανάπτυξης

17 Ιουλίου 2015 | 12:08 Γράφει η Ηλιάνα  Μισυρλή Topics: Viewpoint

Ηλιάνα Μισυρλή

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση απλοποιεί σημαντικά τις διαδικασίες μιας επιχείρησης και συμβάλει αποφασιστικά στην ανάπτυξη και εξέλιξής της.

Όπως δήλωσε μεγάλο σημαντικό πολυεθνικής εταιρείας σε σχετική συζήτηση για νέα έργα «Πλέον, μόνο όποιο έργο φέρει αποδεδειγμένα εξοικονόμηση κόστους, παίρνει πράσινο φως για υλοποίηση…». Η ρήση αυτή για όσους ασχολούνται με τον ευρύτερο χώρο της Πληροφορικής και των υπηρεσιών, φυσικά, δεν είναι κάτι καινούργιο, ούτε εφαρμόζεται μόνο τον τελευταίο χρόνο. Λύσεις/υπηρεσίες που δημιουργούν εξέλιξη, ανάπτυξη, απλοποίηση στις διαδικασίες της επιχείρησης και, το σημαντικότερο, μείωση λειτουργικού κόστους είναι οι πρώτες που εξετάζονται από τη διοίκηση των επιχειρήσεων τα τελευταία χρόνια και προχωρούν σε άμεση εφαρμογή τους. Ένα τέτοιο επιχειρηματικό εργαλείο για την αυτοματοποίηση κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών και τη σημαντική μείωση κόστους είναι και η ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Συγκεκριμένα, υιοθετώντας ένα ολοκληρωμένο και ενιαίο περιβάλλον ηλεκτρονικής διαχείρισης παραστατικών, το οποίο αρχειοθετεί αυτοματοποιημένα τα παραστατικά που εκδίδονται ή/και λαμβάνονται (ηλεκτρονικά ή/και έντυπα) και αποστέλλει έγκυρα και αυτοματοποιημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια, μέσω μιας οργανωμένης και ασφαλούς υπηρεσίας, μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό λειτουργικό κόστος και χρόνο και αυτό γιατί μειώνει ή/και καταργεί τους αποθηκευτικούς χώρους τα υπεράριθμα κλασέρ, τα αναλώσιμα της εκτύπωσης, της ενφακέλωσης, της αποστολής, της βεβαίωσης παραλαβής κ.λπ.

Προστιθέμενη αξία
Σε αυτό, όμως, που θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή από τις επιχειρήσεις είναι το “added value” που μπορούν να δώσουν αυτές οι λύσεις. Τι εννοούμε; Καλή η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, γιατί όντως θα βοηθήσει την επιχείρηση να απλοποιήσει κάποιες από τις διαδικασίες της, όμως, παράλληλα, αυτές οι λύσεις θα πρέπει να προσαρμόζονται στις εκάστοτε ιδιαιτερότητες. Θα πρέπει, δηλαδή, οι επιχειρήσεις να είναι έτοιμες και δοκιμασμένες για να εξυπηρετήσουν και επιπρόσθετες ανάγκες όπως: * Την αρχειοθέτηση και των υπογεγραμμένων αντιγράφων παραστατικών από τους πελάτες (για παράδειγμα Δελτία Αποστολής/Επιστροφής κ.λπ.) με την αυτόματη σύνδεσή τους με το πρωτογενές ηλεκτρονικό παραστατικό για ευκολότερη αναζήτηση. Παράλληλα, θα πρέπει να υπάρχουν έξυπνες και αυτοματοποιημένες αναφορές για την ενημέρωση της επιστροφής όλων των υπογεγραμμένων παραστατικών (καλύτερη παρακολούθηση της διαδικασίας) και την άμεση εύρεση της φυσικής θέσης των υπογεγραμμένων παραστατικών (διασύνδεση με το φυσικό αρχείο).

* Τη δημιουργία αναφορών ελέγχου μεταξύ των καταχωρημένων παραστατικών στο εμπορικό/λογιστικό σύστημα της επιχείρησης και των αντίστοιχων ηλεκτρονικά αρχειοθετημένων * Την εφαρμογή ροών εγκρίσεων (workflow) για τα εισερχόμενα παραστατικά (ηλεκτρονικά ή/και έντυπα) * Την αρχειοθέτηση του ιστορικού αρχείου που έχει εκδώσει η επιχείρηση (reverse archiving) με επαναδημιουργία αυτού (και όχι με ψηφιοποίησή του) * Την υποστήριξη οποιουδήποτε τρόπου επιθυμεί η επιχείρηση να σημαίνει τα παραστατικά της (ψηφιακές υπογραφές ή φορολογικούς μηχανισμούς). Η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα πρέπει να μην είναι μόνο μια υπηρεσία ανταλλαγής τιμολογίων, αλλά να συνδέει εύκολα, γρήγορα και απλά τις εταιρείες που την εφαρμόζουν, δημιουργώντας ένα συνεχώς αναπτυσσόμενο δίκτυο συναλλασσόμενων επιχειρήσεων.

Σε αυτό το πλαίσιο θα πρέπει να παρέχονται “by default” λειτουργίες όπως: * do it yourself λογική, με τις επιχειρήσεις να έχουν τον πλήρη έλεγχο, τόσο της διαδικασίας της τιμολόγησης, όσο και αυτής της διασύνδεσης με επιχειρήσεις, μέσω ενός φιλικού και αξιόπιστου περιβάλλοντος που θα παρέχει ασφάλεια και διαφάνεια. * αυτοματοποιημένες αναφορές και ενημερώσεις για κάθε τιμολόγιο που παραλαμβάνεται από τον πελάτη, με αποδεικτικό παραλαβής τη στιγμή που αυτή πραγματοποιείται ή για εκείνα που εκκρεμούν να παραληφθούν. * Δυνατότητα αυτόματης καταχώρησης των πληροφοριών των τιμολογίων στο εμπορικό/λογιστικό σύστημα του παραλήπτη, με παράλληλη διενέργεια αυτοματοποιημένων ελέγχων και την αυτοματοποιημένης αρχειοθέτησης. Γενικότερα, ευέλικτες και καινοτόμες λύσεις που απλοποιούν και εγγυώνται απόλυτη ασφάλεια στις διαδικασίες της επιχείρησης και την οδηγούν στο μέλλον, αποτελούν πλέον τους πυλώνες, πλέον, της ανάπτυξης και της εξέλιξής της.

netweek (T. 370)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778