Η κρίση που βιώνουμε στη χώρα μας βάζει σε άμεσο ή έμμεσο κίνδυνο όλο τον επιχειρηματικό κόσμο και όχι μόνο. Τη βιώνουμε, στην απλή της μορφή, σαν μείωση της ρευστότητας και αντιδρούμε με το να πιέζουμε τα κόστη μας.
Λογική αντίδραση, αλλά και πολύ απλουστευμένη, καθώς συνήθως οι περικοπές εφαρμόζονται οριζόντια, ενώ δεν είναι όλα τα κόστη ίδια. Υπάρχουν ωφέλημα και ανώφελα κόστη. Και εδώ είναι που ο συνειρμός μάς φέρνει στο Lean Management, που λέει πώς να απαλλαγούμε από τα ανώφελα κόστη (waste). Ευτυχώς που κάποιοι συνετοί, όπως η Toyota, είχαν κάνει το θέμα αυτό επιστήμη πολύ πριν άλλοι, και εμείς, καταλάβουμε τη σημασία του. Τώρα υπάρχει πολλή τεχνογνωσία στη διάθεσή μας.
Μειώνοντας τις δαπάνες του ΙΤ
Υπάρχουν ανώφελα κόστη στην Πληροφορική; Πολλά. Αυτά πρέπει να είναι ο στόχος μας. Να δούμε κάποια παραδείγματα μέσα από τα οποία μπορούμε να μειώσουμε σημαντικά τις δαπάνες.
1. Τα έργα που μένουν ημιτελή ή που τραβάνε πολύ περισσότερο από όσο είχε συμφωνηθεί. Και υπάρχουν πολλά τέτοια σε μεγάλους οργανισμούς. Σε όλες τις περιπτώσεις θα διαπιστώσουμε ότι δεν είχε γίνει σωστή προετοιμασία. Μπορεί να βρείτε λάθος επιλογή προμηθευτή, λάθος σύμβαση, λάθος εκτιμήσεις χρόνου και στελέχωσης και τόσα άλλα. Αν διαθέταμε λίγο παραπάνω χρόνο, αλλά συστηματικά, τότε δεν θα υπήρχε αυτή η κατάσταση.
Η λέξη «συστηματικά» ανοίγει, όμως, ένα κεφάλαιο που θα οδηγήσει σε θέματα όπως Program Management και IT Governance που σίγουρα απουσιάζουν στην περίπτωση αυτή. Ισως δεν είναι η στιγμή να ξεκινήσει η υιοθέτησή τους, αλλά είναι η ώρα να πάρουμε το απόσταγμά τους και να βάλουμε κάποιες βασικές αρχές.
2. Οι πραγματικά απαραίτητες υλοποιήσεις. Από μελέτες που έχουν γίνει φαίνεται ότι από το σύνολο των απαιτήσεων που υλοποιούμε σε ένα σύστημα, τελικά το 20%-40% είναι αυτές που χρησιμοποιούνται πράγματι συχνά. Οι υπόλοιπες απλά προσφέρουν μια ψυχολογική ασφάλεια στους χρήστες που τις υπαγόρεψαν.
Καθώς δε οι απαιτήσεις αλλάζουν με το χρόνο, και μάλιστα πολύ γρήγορα, αυτές που είχαν το χαρακτήρα μελλοντικής πρόβλεψης αχρηστεύονται. Το αποτέλεσμα είναι να κοστίζει πολλαπλάσια η ανάπτυξη ή η αγορά ενός συστήματος από αυτό που χρειάζεται πραγματικά ο οργανισμός, η συντήρηση να είναι πιο δύσκολη και ακριβή και η προσαρμογή-επέκταση σε νέες δυνατότητες να είναι επίσης πιο δύσκολη, καθώς θα πρέπει να διαχειριστεί ένα, αδικαιολόγητα, πιο πολύπλοκο σύστημα.
Η αποτύπωση των απαιτήσεων είναι ένα από τα δυσκολότερα θέματα στην Πληροφορική. Η ιστορικά καθιερωμένη μέθοδος του Waterfall, όπου συμφωνούμε με υπογραφές και δεσμεύσεις τις απαιτήσεις με τους χρήστες, και ξεκινάμε την ανάπτυξη είναι μια από τις αιτίες του προβλήματος αυτού. Αξίζει να στραφούμε με περισσότερη προσοχή σε Ευέλικτες Μεθόδους (Agile Methodologies), όπως η SCRUM, που οδηγούν σε ταχύτερα και καλύτερα στοχευμένα συστήματα. Μελέτες δείχνουν ότι με σωστή εφαρμογή έχουμε καλύτερα αποτελέσματα, κόστους και ποιότητας, από 20% έως 70%, ανάλογα με το είδος του συστήματος και το περιβάλλον. Γεγονός είναι η σημαντική βελτίωση.
Και εδώ χρειάζεται χρόνος για να εισαχθεί νέα μέθοδος, ιδιαίτερα καθώς πρέπει να αντικαταστήσουμε μια άλλη που έχει ταυτιστεί με την κουλτούρα μας στο θέμα αυτό. Ομως μην ξεχνάμε ότι «ένα μεγάλο ταξίδι αρχίζει με το πρώτο βήμα». Η αδράνεια δεν φέρνει αποτελέσματα.
3. Open Source. Δεν είναι η λύση για κάθε πρόβλημα κόστους, αλλά δεν είναι και αμελητέο. Υπάρχουν προγράμματα και συστήματα που κάνουν τη δουλειά τους θαυμάσια, δεν κοστίζουν συνήθως τίποτα, και αν επιλέξουμε Commercial Open Source έχουμε και θαυμάσια υποστήριξη.
Ξεκινήστε με το να χρησιμοποιήσετε κάποια, κυρίως εκεί που δεν ρισκάρετε κάτι. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε στην ανάπτυξη του εφαρμογών εργαλεία όπως Issue Tracking, Test Planning, Wiki, Content Management για το documentation κ.λπ. Μεγάλοι οργανισμοί έχουν πάει πολύ παραπέρα. Μην ξεχνάμε ότι τεράστια Data Centers, όπως αυτά της Amazon, της Google και του Facebook, με εκατομμύρια εγγραφές την ημέρα στηρίζονται σε Linux, MySQL και άλλα Open Source. Επίσης, Χρηματιστήρια και τράπεζες στηρίζονται σε Linux, Eclipse και άλλα. Αν το επιχειρήσουμε θα μπορέσουμε να κόψουμε ένα 3%-5% άμεσα, χωρίς ρίσκο, με καλά αποτελέσματα, και ανοίγουμε ένα νέο παράθυρο.
4. Ανοιγμα στην αγορά. Το να έχουμε αποκλειστική συνεργασία με πολύ λίγους προμηθευτές ήταν χρήσιμο έως και αναγκαίο όταν ο κάθε προμηθευτής είχε τα δικά του proprietary συστήματα. Τώρα που σχεδόν όλοι οι προμηθευτές προσφέρουν σχεδόν τα ίδια συστήματα έχουμε την ευκαιρία να διαπραγματευτούμε και να πάρουμε ιδιαίτερα καλές τιμές από εταιρείες που θέλουν να περάσουν το κατώφλι μας. Και υπάρχουν πολλές σοβαρές, αξιόπιστες και υγιείς εταιρείες που μπορούμε να φέρουμε σε ένα ωφέλιμο ανταγωνισμό.
5. Πάμε στο «σύννεφο». Σοβαρές μελέτες προβλέπουν ότι το 2015, το κόστος λειτουργίας των Data Centers θα έχει μειωθεί στο 25% του 2010 και αυτό γιατί θα έχει μεταφερθεί ένα μεγάλο μέρος του στο Cloud. Φυσικά αυτό δεν γίνεται από τη μια στιγμή στην άλλη. Είναι πολύ σοβαρό θέμα και θέλει αντίστοιχη προσοχή.
Όμως, πολλές εταιρείες, ακόμα και στην Ελλάδα, όπως η Vodafone, η Millennium Bank κ.ά. λειτουργούν σε Cloud, δίνοντας ταυτόχρονα πολλές απαντήσεις σε ερωτήματα για την ασφάλεια, τη νομοθεσία κ.λπ.
Μπορούμε να αρχίσουμε συντηρητικά, για παράδειγμα να χρησιμοποιήσουμε το Cloud για υποδομή ανάπτυξης και για συστήματα δοκιμών. Αυτό μπορεί να έχει μια σύντομη μείωση στα κόστη της Πληροφορικής της τάξης του 10%-20%.
Φυσικά θέλει την προετοιμασία του, καθώς θα πρέπει να προσεχτούν ιδιαίτερα τα σχετικά SLA.
6. Πόλεμος στην ανομοιομορφία. Σε πολλές περιπτώσεις δεν υπάρχουν τυποποιημένες διαδικασίες ανάπτυξης, ενώ σχεδόν πάντα υπάρχουν διαδικασίες για τη λειτουργία. Από το 1985 έχει ξεκινήσει και συνεχώς εξελίσσεται και προσαρμόζεται στα τρέχοντα το CMMI (Capability Maturity Model Integration). Σύμφωνα με αυτό κατατάσσεται ένας οργανισμός που αναπτύσσει ή αγοράζει software σε μια από πέντε κατηγορίες ωριμότητας.
Η χαμηλότερη περιλαμβάνει αυτούς που στηρίζονται σε ήρωες και δεν ξεκινάν έργο αν δεν έχουν κάποιους από αυτούς διαθέσιμους. Στο δεύτερο επίπεδο το κάθε έργο έχει τη δική του μέθοδο υλοποίησης και διαχείρισης, ενώ στο τρίτο επίπεδο όλα τα έργα ακολουθούν τα ίδια εσωτερικά standards. Το πρώτο επίπεδο είναι χαοτικό και τα αποτελέσματα του είναι προσωρινά, ενώ σύντομα εμφανίζονται τα προβλήματα που αρχίζουν και απορροφούν πόρους που θα έπρεπε να ασχολούνται με άλλα έργα. Και στο δεύτερο επίπεδο τα πράγματα δεν είναι πολύ καλύτερα.
Η υιοθέτηση και πιστοποίηση της Πληροφορικής ενός οργανισμού στο 3ο επίπεδο CMMI θα έδινε καλύτερα αποτελέσματα, ικανοποιημένους χρήστες και υψηλότερη αποδοτικότητα. Τα οφέλη είναι οικονομικά αλλά και ποιοτικά.
Ολα τα παραπάνω, μαζί και με άλλα παρόμοια, είναι μέτρα που μπορούν να φέρουν αποτέλεσμα. Για όλα αυτά υπάρχει πολύ εμπειρία και εξειδικευμένες εταιρείες μπορούν να βοηθήσουν για γρήγορα αποτελέσματα.
The New Normal
Ας έρθουμε πάλι στη κρίση που περνάμε. Εχει δύο κλαδιά. Το ένα αφορά στην ανάγκη περικοπών για την επιβίωση και ελπίζουμε να είναι πρόσκαιρο, και ότι κάποια στιγμή θα ξεφύγουμε. Το άλλο δεν είναι προσωρινό, αλλά μια μόνιμη κατάσταση της αβεβαιότητας, του New Normal, που θα φέρει ανακατατάξεις και επομένως σημαίνει κίνδυνο αλλά και ευκαιρίες. Μόνο που για να λειτουργήσει σαν ευκαιρία θέλει προετοιμασία. Είναι μια εποχή που ο ευέλικτος έχει πλεονέκτημα έναντι του δυσκίνητου. Είναι η εποχή που σε κάθε στροφή και ανατάραξη θα επιβιώνει ο καταλληλότερος, για να παραφράσουμε το Δαρβίνο.
Η προετοιμασία για τη νέα εποχή απαιτεί όραμα, ηγετικές ικανότητες (leadership), καινοτομίες και επιτάχυνση των διαδικασιών διαμόρφωσης και υλοποίησης στρατηγικών.
Τελικά η πρόκληση της εποχής μας δεν είναι μόνο με ποιους τρόπους θα περιορίσουμε τα κόστη της Πληροφορικής, αλλά πώς ταυτόχρονα θα τη βάλουμε σε στρατηγικό ρόλο, όπως απαιτούν οι νέες συνθήκες. Δεν είναι εύκολο αλλά είναι προκλητικά ενδιαφέρον και αναγκαίο για τους οργανισμούς.