Η αγορά των συστημάτων υποστήριξης συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών μεταβάλλεται, επηρεαζόμενη από τις τάσεις της εποχής, όπως είναι η επέκταση χρήσης των κινητών τηλεφώνων και των social media, αλλά και βαθύτερες τεχνολογικές, κοινωνικές και οικονομικές αλλαγές.

Αν και αυτές οι αλλαγές γεννάνε προκλήσεις, δημιουργούν, επίσης, και ευκαιρίες. Οι εταιρείες στρέφονται σε προσεγγίσεις συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών που είναι λιγότερο κοστοβόρες και περισσότερο αποτελεσματικές. Διαθέτουν, επίσης, περισσότερους τρόπους για να συγκεντρώσουν τους πόρους συλλογής οφειλών για να πετύχουν καλύτερα αποτελέσματα και για να διευθετήσουν πολύπλοκες και μεταβαλλόμενες κανονιστικές απαιτήσεις. Για να μπορέσει ένα σύγχρονο σύστημα συλλογής οφειλών να φέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα θα πρέπει να επικεντρωθεί στα ακόλουθα:

  • Nα επικοινωνήσει με τους πελάτες με τους τρόπους που είναι πιο πιθανό να φέρουν αποτέλεσμα.
  • Να καλλιεργεί τις σχέσεις με τους πελάτες, όταν αυτοί δεν είναι παραβατικοί.
  • Να αντιμετωπίζει τις καθυστερήσεις με έναν ευέλικτο, προσαρμοσμένο στους πελάτες, τρόπο.
  • Να δίνει βαρύτητα σε τακτικές συλλογής που φέρνουν τα καλύτερα αποτελέσματα.
  • Να αναγνωρίσει άμεσα τα συμβάντα και πώς μπορούν αυτά να αντιμετωπιστούν.

Ληξιπρόθεσμες οφειλές, ένα σύνηθες φαινόμενο
To θέμα της συλλογής οφειλών είναι αρκετά δύσκολο και περίπλοκο. Η οικονομική κρίση των τελευταίων ετών και η συνεπαγόμενη έλλειψη ρευστότητας έχουν μετατρέψει τις ληξιπρόθεσμες οφειλές σε σύνηθες φαινόμενο, που απασχολεί όλο και περισσότερο τις Οικονομικές Διευθύνσεις των εταιρειών, μετατρέποντας τη διαδικασία συλλογής τους σε κρίσιμη διαδικασία για την επιβίωση της επιχείρησης. Στη διαδικασία συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών μπορούν να συμβάλλουν αποφασιστικά εξειδικευμένα λογισμικά και λύσεις, τα οποία καλούνται να ικανοποιήσουν τις μεγάλες ανάγκες που υπάρχουν.

Λαμβάνοντας υπόψη τη μεγάλη πληθώρα των υπαρχόντων λύσεων συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών, είναι πολύ σημαντικό για μια εταιρεία να επιλέξει εξαρχής τη λύση που της ταιριάζει καλύτερα. Ένας σημαντικός παράγοντας γι΄ αυτή την επιλογή είναι το μέγεθος της εταιρείας. Μια λύση collection που είναι κατάλληλη για εταιρείες μικρού μεγέθους, ενδεχόμενα να μην μπορεί να ανταπεξέλθει στις ανάγκες των μεγάλων εταιρειών. Ανάμεσα στους άλλους παράγοντες που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή της κατάλληλης λύσης collection είναι η ευχρηστία, αλλά και το κόστος. Αν δεν υπάρχουν οι πόροι και ο χρόνος που απαιτείται για να γίνει η εκπαίδευση σε ένα πολύπλοκο σύστημα συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών, ίσως είναι καλύτερα να αποκτηθεί ένα πιο οικονομικό σύστημα, με λιγότερες δυνατότητες.

Όσον αφορά τις δυνατότητες ενός προγράμματος collections, υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα και λειτουργίες που κάθε πρόγραμμα συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών θα πρέπει να διαθέτει, ανεξάρτητα από το κόστος του. Όπως είναι η ευχρηστία, για παράδειγμα, η οποίο επηρεάζει σημαντικά την αποτελεσματικότητά του. Η ύπαρξη βασικών λειτουργιών διακανονισμού, η απεικόνιση συνοπτικών στοιχείων για το οφειλόμενο ποσό έναντι του ποσού που έχει εξοφληθεί, η υποστήριξη της δυνατότητας πληρωμής με διαφόρους τρόπους (μετρητά, τσεκ, χρεωστική κάρτα κ.λπ.) περιλαμβάνονται, επίσης, στις δυνατότητες που πρέπει να υποστηρίζει κάθε πρόγραμμα collection.

H διαχείριση του πιστωτικού κινδύνου είναι επίσης πολύ σημαντική, όπως η δυνατότητα αναφοράς σε εταιρείες πιστωτικών εκθέσεων και η διατήρηση ενήμερων στοιχείων για τους οφειλέτες. Μια λειτουργία που θα πρέπει να διαθέτει κάθε σοβαρό πρόγραμμα collection είναι η δυνατότητα πρόσβασης σε λειτουργίες εντοπισμού οφειλετών που έχουν «χαθεί» τα ίχνη τους. Αν η επικοινωνία με έναν οφειλέτη είναι αδύνατη ή αν αυτός εμφανίζεται ως «εξαφανισμένος», αυτή η λειτουργία είναι κρίσιμη, καθώς θα μπορούσε να βοηθήσει στον εντοπισμό του. Για μια εταιρεία που συλλέγει τις οφειλές της, υπάρχουν μερικά σημεία που χρειάζονται περαιτέρω εστίαση. Όπως είναι η συλλογή μεγάλων οφειλών. Βέβαια, ανεξάρτητα με το πλήθος λειτουργιών, για την επιλογή μιας λύσης συλλογής ληξιπρόθεσμων οφειλών, χρειάζεται κανείς να ξεκαθαρίσει τις ανάγκες του και να δει κατά πόσο αυτές ικανοποιούνται με την εκάστοτε λύση που επιλέγει.

Για τις επιχειρήσεις ειδικότερα μπορεί να βοηθάει μια συνεχή συνεργασία με εισπρακτικές εταιρείες. Αυτές θα παρέχουν βοήθεια στη διαρκή διαχείριση των καθυστερημένων πληρωμών, ενώ δίνουν λύσεις που μπορούν να φέρουν αποτέλεσμα σε συγκεκριμένες συνθήκες. Στην περίπτωση σύναψης μιας μόνιμης συνεργασίας, το κόστος των υπηρεσιών που παρέχουν είναι σχετικά μικρό, σε σχέση με την αποτελεσματικότητα και τα οφέλη που παρέχουν.


Tο σύστημα collection είναι καθοριστικό

O Γιώργος Αγερίδης, Διευθυντής Διαχείρισης & Ανάπτυξης Εφαρμογών της Eurobank, μιλάει στο netweek για τον ρόλο της Πληροφορικής στην υλοποίηση της στρατηγικής εισπράξεων οφειλών.

netweek: Tι οφέλη προσφέρει ένα σύστημα collection;

Γιώργος Αγερίδης: Γενικός στόχος των συστημάτων collections είναι η βελτιστοποίηση των διαδικασιών ελέγχου και παρακολούθησης ληξιπρόθεσμων οφειλών. Έτσι: * Βοηθούν στον συντονισμό των εμπλεκομένων μονάδων για την είσπραξη οφειλών, δίνοντας τη δυνατότητα παρακολούθησης της συνολικής θέσης και συναλλακτικής συμπεριφοράς του πελάτη. * Συμβάλλουν στην καλύτερη διαχείριση πόρων για την εκτέλεση των διαδικασιών που σχετίζονται με τα collections. * Βοηθούν στην κατανόηση των χαρακτηριστικών του ληξιπρόθεσμου χαρτοφυλακίου και συμβάλουν στον σχεδιασμό των στρατηγικών του oργανισμού στην περιοχή αυτή. Η εμπειρία μας από την υλοποίηση ενός μεγάλου συστήματος collections, είναι πως έχει συμβάλει καθοριστικά στο να εφαρμόσουμε με ακρίβεια τη στρατηγική collections του Ομίλου μας, διασφαλίζοντας, ταυτόχρονα, την εξυπηρέτηση και τον σεβασμό στον πελάτη μας.

netweek: Tι δυσκολίες μπορεί να προκύψουν;

Γιώργος Αγερίδης: H εναρμόνιση διαδικασιών και οργανωτικών δομών με τις δυνατότητες του προϊόντος, τόσο για τις μονάδες του οργανισμού όσο και για τους συνεργάτες. Πολυπλοκότητα παρουσιάζει, επίσης, η υλοποίηση αλληλεπιδράσεων με τα συστήματα που τηρούν τις πρωτογενείς πληροφορίες για την ευρύτερη σχέση του πελάτη με την Τράπεζα, αλλά και τη συναλλακτική του συμπεριφορά. Τέλος, ζητήματα όπως το segmentation του χαρτοφυλακίου και ο σχεδιασμός της πληροφορίας που πρέπει να δοθεί στους agents για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας, αποτελούν σημαντικούς παράγοντες.

netweek: Tι πρέπει οπωσδήποτε να διαθέτει ένα σύστημα collection;

Γιώργος Αγερίδης: Επιγραμματικά: Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών και σύνθετων χρηματοοικονομικών προϊόντων. * Προτεραιοποίηση των εργασιών των collection units. * Υποστήριξη ταυτόχρονης λειτουργίας εσωτερικής και εξωτερικής παραγωγής. * Επικοινωνία με πολλά άλλα πληροφοριακά συστήματα, όπως είναι το core τραπεζικό σύστημα και το σύστημα real estate. * Ύπαρξη μηχανισμών data analytics, ώστε ο οργανισμός να έχει εκτενή εικόνα της συμπεριφοράς των πελατών, του χαρτοφυλακίου και των διαδικασιών collections. * Τέλος, ιστορικότητα μέσω της καταγραφής όλων των επικοινωνιών με τους πελάτες.

netweek: Πόσο αποτελεσματικό είναι ένα σύστημα collection;

Γιώργος Αγερίδης: Αν και η ύπαρξη ενός τέτοιου συστήματος είναι προϋπόθεση για την εκπλήρωση των βασικών επιδιώξεων ενός οργανισμού στην ανάκτηση οφειλών, η εμπειρία μας λέει ότι η ύπαρξη μιας σωστής στρατηγικής collections είναι ο βασικότερος παράγοντας επιτυχίας. Χρειάζεται να διατυπωθεί με σαφήνεια και λεπτομέρεια η στρατηγική collections,καθώς πάνω σε αυτήν θα στηριχτεί η καταγραφή των απαιτήσεων. Όλα αυτά μαζί θα επηρεάσουν και την επιλογή του συστήματος και το βαθμό τροποποιήσεων που θα χρειαστεί να υποστεί για να υποστηρίξει τις εισπρακτικές προσπάθειες σε βάθος χρόνου.

netweek: Πόσο απαιτητικό είναι ένα σύστημα collections όσον αφορά την υποστήριξή του;

Γιώργος Αγερίδης: Τα collection units αποτελούν, ενδεχομένως, τα πιο δυναμικά και γρήγορα μεταβαλλόμενα περιβάλλοντα μέσα σε όλους τους οργανισμούς παροχής οικονομικών υπηρεσιών. Συνεπώς, η ανάγκη υποστήριξής τους είναι συνεχής και πολύ απαιτητική. Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση νέων έργων, οι βελτιώσεις στη λειτουργικότητα, η άμεση υποστήριξη και επίλυση δυσλειτουργιών, η επικοινωνία και συνεργασία με τους συνεργάτες και τους εσωτερικούς πελάτες είναι μερικές από τις εργασίες με τις οποίες ασχολείται καθημερινά το αντίστοιχο τμήμα.

Τα τελευταία χρόνια, το ΙΤ της Eurobank έχει αποκτήσει μεγάλη εμπειρία, γνώση του επιχειρησιακού περιβάλλοντος και τεχνογνωσία στο χώρο και υποστηρίζει τις σχετικές λειτουργίες πολύ αποτελεσματικά. Μάλιστα, σύμφωνα με τις εσωτερικές μας μετρικές απόδοσης, εμφανίζουμε συνεχή βελτίωση. Παράλληλα, ανταποκρινόμαστε όσο πιο γρήγορα μπορούμε σε αιτήματα νέας λειτουργικότητας, για τη διευκόλυνση των συναδέλφων που εργάζονται στην περιοχή αυτή, αλλά και τη βελτίωση της σχέσης με τον τελικό πελάτη στη δύσκολη περίοδο που περνάει η χώρα.


Mission critical

O Σπύρος Τζαμτζής, Διευθυντής της Διεύθυνσης Εφαρμογών Πληροφορικής της Alpha Bank, μιλάει στο netweek για τα σημαντικά οφέλη που φέρνει σε έναν μεγάλο χρηματοπιστωτικό οργανισμό η εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος υποστήριξης είσπραξης των ληξιπρόθεσμων οφειλών.

netweek: Tι οφέλη προσφέρει ένα σύστημα collection;

Σπύρος Τζαμτζής: Η απόφαση για την ένταξη ενός πληροφοριακού συστήματος ελέγχου της πορείας των πληρωμών και της εξέλιξης των οφειλών είναι για τη σημερινή τραπεζική πραγματικότητα της χώρας, τουλάχιστον, προφανής. Ωστόσο, η Alpha Bank έχει επενδύσει σε τεχνολογία για τη συγκεκριμένη επιχειρησιακή δραστηριότητα, ήδη, πριν την εκδήλωση της οικονομικής κρίσης. Το βασικό ζητούμενο από τη λειτουργία του πληροφορικού συστήματος είναι η συστηματοποίηση των διαδικασιών και η αύξηση της αποτελεσματικότητας στη διαχείριση και ανάκτηση των οφειλών.

Τα επιμέρους οφέλη από την ένταξη του συστήματος που συνδράμουν στο βασικό ζητούμενο, είναι: * Η δυνατότητα τμηματοποίησης του χαρτοφυλακίου επισφαλών και μη εξυπηρετούμενων δανείων. * Ο προσδιορισμός συγκεκριμένων στρατηγικών προσέγγισης του κάθε τμήματος του χαρτοφυλακίου, αλλά και της κάθε υποθέσεως διακριτά. * Ο διαρκής έλεγχος της αποτελεσματικότητας των προδιαγεγραμμένων ενεργειών βάσει των ανωτέρω στρατηγικών και η τακτική αναθεώρησή τους. * Η συστηματική παρακολούθηση των ενεργειών που αναλαμβάνουν συνεργάτες για την επικοινωνία με την πελατεία, την είσπραξη ποσών έναντι των οφειλομένων και εν τέλει τις νομικές ενέργειες. * Η κοστολογική πρόβλεψη, ο απολογιστικός έλεγχος και η οικονομική αποτύπωση των ανωτέρω ενεργειών.

netweek: Τι θα πρέπει να προσεχθεί κατά την επιλογή, εγκατάσταση και εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος;

Σπύρος Τζαμτζής: Η Διεύθυνση Πληροφορικής οφείλει να επιλέξει, σε συνεργασία πάντοτε με την αρμόδιες επιχειρησιακές μονάδες, ένα σύστημα που θα ικανοποιεί τις τεθείσες επιχειρησιακές απαιτήσεις και θα είναι συμβατό με την αρχιτεκτονική των IT συστημάτων του οργανισμού, στον οποίο θα ενταχθεί. Όμως, εξαιρετικά μεγάλης σημασίας είναι: * Η εξασφάλιση της συνεχούς ενημέρωσης του συστήματος με τις εγχώριες νομοκανονιστικές προβλέψεις, και επιπλέον * Η ύπαρξη υποστήριξης του συστήματος από εγχώρια ομάδα, δεδομένου ότι οι ζητούμενες αλλαγές και προσαρμογές είναι συχνότατες.

netweek: Ποια είναι εκείνα τα χαρακτηριστικά που κατά τη γνώμη σας θα πρέπει οπωσδήποτε να διαθέτει ένα σύστημα collection;

Σπύρος Τζαμτζής: Ιδανικά το σύστημα collection θα πρέπει να καλύπτει επιχειρησιακά τέσσερεις τουλάχιστον «περιόδους» της ηλικιακής εξέλιξης των οφειλών: * Την προληπτική παρακολούθηση (early monitoring). * Την πρώιμη καθυστέρηση. * Την άσκηση νομικών ενεργειών. * Τη ρευστοποίηση καλύψεων, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών πλειστηριασμών. Μεταξύ των σημαντικών τεχνικών χαρακτηριστικών θα συμπεριελάμβανα: * Τη συνοδεία του συστήματος από ένα ισχυρό και εύκολα παραμετροποιήσιμο μηχανισμό ETL, δεδομένου ότι ένα σύστημα collection είναι, καταρχάς, ένα σύστημα data management. * Την υψηλή απόδοση στη διαχείριση μεγάλων όγκων δεδομένων. * Τη φιλικότητα όλων των user interfaces και, φυσικά, στην παραμετροποίηση των στρατηγικών και της αλληλουχίας ενεργειών (work-flow). * Την ύπαρξη Web User Interface για τη διαδικτυακή επικοινωνία των συνεργαζομένων 3rd parties (Agents & Νομικά Γραφεία). * Την ύπαρξη μιας πλούσιας συλλογής αναφορών που εξυπηρετούν τη βασική καθημερινή λειτουργία, αλλά και τη διοικητική πληροφόρηση, με δυνατότητα, ωστόσο, παραγωγής και αναφορών ad-hoc. * Την ενσωμάτωση μηχανισμών στατιστικής αναλύσεως για τη συνεχή παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας των στρατηγικών και των επιμέρους ενεργειών τους.

netweek: Πόσο αποτελεσματικό είναι ένα σύστημα collection εν τέλει;

Σπύρος Τζαμτζής: Ένα σύστημα collection είναι σίγουρα απαραίτητο σε έναν τραπεζικό οργανισμό. Το πόσο αποτελεσματικό θα αποδειχθεί εξαρτάται από την επιτυχή παραμετροποίησή του, την ορθή χρήση του και την αδιάλειπτη υποστήριξη και εξέλιξή του. Υπό τις σημερινές συνθήκες, τα συστήματα collections αντιμετωπίζονται ως mission critical συστήματα με αντίστοιχες απαιτήσεις διαθεσιμότητας με τα κλασσικά τραπεζικά συστήματα χορηγήσεων, καταθέσεων και επενδυτικών προϊόντων. Αυτό συνεπάγεται ότι μια πολυμελής ομάδα όλων των IT ειδικοτήτων ασχολείται αποκλειστικά και σε καθημερινή βάση με την ανάπτυξη και διαχείριση των εν λόγω συστημάτων.