netweek - Managed Print Services: Η επόμενη ημέρα στη διαχείριση των εγγράφων και των εκτυπώσεων υπόσχεται οικονομία, ευκολία και υψηλή απόδοση

Πέμπτη, 13 Δεκεμβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

IT Industry

Managed Print Services: Η επόμενη ημέρα στη διαχείριση των εγγράφων και των εκτυπώσεων υπόσχεται οικονομία, ευκολία και υψηλή απόδοση

22 Νοεμβρίου 2018 | 09:34 Γράφει ο Γρηγόρης  Γραμμένος Topics: Managed Print services,Services,Special Reports

Οι συσκευές εκτύπωσης είναι ένα σημαντικό υποσύστημα της λειτουργίας μιας επιχείρησης που χρειάζεται την ανάλογη φροντίδα και στρατηγική. Οι υπηρεσίες MPS φροντίζουν να εξασφαλίσουν αυτή την προοπτική.

Παραδοσιακά οι επιχειρήσεις τείνουν να εξοπλίζονται με ανεξάρτητους εκτυπωτές, scanner και φωτοτυπικά μηχανήματα για τα διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης. Συνήθως το τμήμα IT είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση του εξοπλισμού, την τροφοδοσία αναλώσιμων, την αναβάθμιση του λογισμικού και την σωστή λειτουργία του hardware. Τα διευθυντικά στελέχη του IT και γενικά όσοι είναι υπεύθυνοι για τη λήψη των σχετικών αποφάσεων βάζουν τα δυνατά τους για να ταιριάξουν το στόλο των εκτυπωτών με τις απαιτήσεις τις επιχείρησης, ενώ συγχρόνως προσπαθούν για την βέλτιστη διαχείριση των εγγράφων ώστε να ελαχιστοποιηθεί ο όγκος του έντυπου υλικού και να μειωθεί το κόστος.

Οι υπηρεσίες Managed print services (MPS) εισάγουν μια διαφορετική προσέγγιση, προσφέροντας εκτυπωτικές, σαρωτικές και φωτοτυπικές δυνατότητες μέσω μιας ολοκληρωμένης υπηρεσίας. Η ανάπτυξη και η διαχείριση όλου του υλικού και λογισμικού ανατίθεται σε έναν ξεχωριστό οργανισμό, έναν πάροχο MPS, ο οποίος μπορεί επίσης να αναλάβει την τροφοδοσία αναλώσιμων καθώς και την συντήρηση του εξοπλισμού, ενώ συγχρόνως είναι ικανός να δημιουργήσει και μια ολοκληρωμένη στρατηγική προσέγγιση για την διαχείριση των έντυπων εγγράφων.

Τα προφανή οφέλη
Ένα προφανές όφελος είναι το γεγονός πως ο φόρτος εργασίας της αγοράς, της συντήρησης και της αναβάθμισης των εκτυπωτών της εταιρίας μεταφέρεται από την εσωτερική ομάδα του IT σε έναν εξωτερικό πάροχο. Αλλά οι υπηρεσίες MPS μπορούν επίσης να μειώσουν τα κόστη εκτύπωσης, να εξοικονομήσουν χρόνο, να μεταμορφώσουν τις πρακτικές εργασίας και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα.

Ένα επιπλέον όφελος είναι η μείωση των εξόδων. Οι πάροχοι MPS αναζητούν τρόπους για την πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων των εκτυπωτών, αντικαθιστώντας πολλούς μεγάλους και παλιούς laser printers ή συσκευές που εκτελούν μόνο μια χρήση με μικρότερο αριθμό από νέες, ορθότερα διανεμημένες, ταχύτερες συσκευές ή εκτυπωτές πολλών χρήσεων με όλες τις απαραίτητες λειτουργίες ενσωματωμένες. Αυτό μειώνει το πλήθος των εκτυπωτών χωρίς να διακινδυνεύει την παραγωγικότητα.

Σύμφωνα με μια έρευνα της Quocirca, το 66 % των ιδιοκτητών επιχειρήσεων πιστεύουν πως το hardware και ο εξοπλισμός έχουν μεγαλύτερη αξία όταν παρέχονται ως υπηρεσίες. Αυτό αληθεύει σχετικά με τους στόλους εκτυπωτών. Αντίθετα με την καθιερωμένη άποψη, τα περισσότερα έξοδα των έντυπων εγγράφων δεν προέρχονται από την υποδομή και την διαχείριση των εκτυπωτών, αλλά από τον τρόπο που οι χρήστες διαχειρίζονται, μοιράζονται και αποθηκεύουν τα έγγραφα εντός των οργανισμών τους ή στην αλληλεπίδραση που πραγματοποιείται με τους πελάτες και τους προμηθευτές τους. Εκεί είναι που οι υπηρεσίες MPS παρουσιάζουν πραγματικά προστιθέμενη αξία.

Οι πάροχοι MPS επίσης συνεισφέρουν στην μείωση της ρύπανσης, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να κάνουν καλύτερη χρήση των σχεδιασμών υψηλής ποιότητας, των εκτυπώσεων διπλής όψης και άλλων δυνατοτήτων ώστε να μειωθεί η ποσότητα μελανιού, toner και χαρτιού που καταναλώνεται. Επειδή είναι αρμοδιότητα του παρόχου να συντηρεί τους εκτυπωτές και να τους διατηρεί λειτουργικούς με μια σταθερή ροή αναλώσιμων. Οι MPS βοηθούν επίσης στη μείωση των περιφερειακών εξόδων και στην απελευθέρωση της ομάδας του IT ώστε να επενδύσει τον χρόνο της σε άλλες δράσεις. Αυτό επίσης ελαχιστοποιεί τον χρόνο που καταναλώνουν οι εργαζόμενοι αναμένοντας την επιδιόρθωση των εκτυπωτών ή προσπαθώντας να εισάγουν τις κατάλληλες ρυθμίσεις.

Υπάρχουν μειονεκτήματα;
Παρόλο που τα MPS μπορεί να είναι ιδανικά για κάποιες εταιρείες, ειδικά αυτές που προσπαθούν να εργαστούν πιο ευέλικτα, υπάρχουν όμως και κάποιες περιπτώσεις, κυρίως μικρότερων οργανισμών, όπου το κόστος των MPS μπορεί να είναι ασύμφορο συγκριτικά με την συντήρηση και διαχείριση των υπαρχόντων εκτυπωτών. Η εμπιστευτικότητα επίσης μπορεί να αποτελέσει θέμα προβληματισμού στην λειτουργία ενός κεντρικού εκτυπωτικού συστήματος. Για τους ανθρώπους που διαχειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα και έγγραφα, η ύπαρξη ανεξάρτητων εκτυπωτών σε ιδιωτικές περιοχές του γραφείου μπορεί να αποτελεί πιο ώριμη επιλογή ώστε τα ευαίσθητα έγγραφα να τυπώνονται χωρίς να ανακύπτουν έγνοιες πιθανής απώλειας.

Μερικοί πάροχοι MPS παρέχουν ρήτρες στα συμβόλαια τους με τις οποίες εμποδίζουν τους εργαζόμενους της εταιρείας να αντικαταστήσουν οποιοδήποτε hardware των εκτυπωτών αυτοβούλως, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις στην περίπτωση που προκύψει κάποιο θέμα.

Ενισχύοντας την παραγωγικότητα
Οι πάροχοι MPS γνωρίζουν τα πάντα σχετικά με τις εκτυπώσεις, αλλά συγχρόνως εξειδικεύονται και στη σάρωση και διαχείριση εγγράφων. Αυτό τους καθιστά κατάλληλους για να προτείνουν νέες διαδικασίες ή πρακτικές εργασίας που μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση των ρύπων, στην ελαχιστοποίηση της ποσότητας έντυπων εγγράφων και του αποθηκευτικού χώρου που καταλαμβάνουν και στη βελτιστοποίηση του διαμοιρασμού των πληροφοριών.

Μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην υποστήριξη της εκτύπωσης και σάρωσης από κινητές συσκευές, ακόμα και εκτός γραφείου, μέσω του cloud. Αυτό υποστηρίζει ένα πιο ευέλικτο είδος εργασίας, δίνοντας στους εργαζόμενους μια πλήρη γκάμα από εκτυπωτικές και σαρωτικές δυνατότητες. Ο οίκος αναλύσεων IDC έχει υπολογίσει πως απλώς η μετάβαση από την αυτοδιαχείριση των εκτυπωτών σε υπηρεσίες MPS μπορεί να αποφέρει σε μια επιχείρηση κέρδη της τάξης του 30% του εκτυπωτικού της κόστους, ενώ συγχρόνως υπάρχει περιθώριο για περεταίρω βελτίωση με την αναθεώρηση του τρόπου όπου τα έντυπα χρησιμοποιούνται εντός της επιχείρησης.

Οι υπηρεσίες MPS επίσης απελευθερώνουν χώρους εντός του γραφείου, που παλαιότερα κατελάμβαναν ογκώδεις εκτυπωτές και φωτοτυπικά μηχανήματα, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα παραγωγικότερης αξιοποίησης τους.

Παραδοσιακά οι επιχειρήσεις τείνουν να εξοπλίζονται με ανεξάρτητους εκτυπωτές, scanner και φωτοτυπικά μηχανήματα για τα διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης. Συνήθως το τμήμα IT είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση του εξοπλισμού, την τροφοδοσία αναλώσιμων, την αναβάθμιση του λογισμικού και την σωστή λειτουργία του hardware. Τα διευθυντικά στελέχη του IT και γενικά όσοι είναι υπεύθυνοι για τη λήψη των σχετικών αποφάσεων βάζουν τα δυνατά τους για να ταιριάξουν το στόλο των εκτυπωτών με τις απαιτήσεις τις επιχείρησης, ενώ συγχρόνως προσπαθούν για την βέλτιστη διαχείριση των εγγράφων ώστε να ελαχιστοποιηθεί ο όγκος του έντυπου υλικού και να μειωθεί το κόστος.

Οι υπηρεσίες Managed print services (MPS) εισάγουν μια διαφορετική προσέγγιση, προσφέροντας εκτυπωτικές, σαρωτικές και φωτοτυπικές δυνατότητες μέσω μιας ολοκληρωμένης υπηρεσίας. Η ανάπτυξη και η διαχείριση όλου του υλικού και λογισμικού ανατίθεται σε έναν ξεχωριστό οργανισμό, έναν πάροχο MPS, ο οποίος μπορεί επίσης να αναλάβει την τροφοδοσία αναλώσιμων καθώς και την συντήρηση του εξοπλισμού, ενώ συγχρόνως είναι ικανός να δημιουργήσει και μια ολοκληρωμένη στρατηγική προσέγγιση για την διαχείριση των έντυπων εγγράφων.

Τα προφανή οφέλη
Ένα προφανές όφελος είναι το γεγονός πως ο φόρτος εργασίας της αγοράς, της συντήρησης και της αναβάθμισης των εκτυπωτών της εταιρίας μεταφέρεται από την εσωτερική ομάδα του IT σε έναν εξωτερικό πάροχο. Αλλά οι υπηρεσίες MPS μπορούν επίσης να μειώσουν τα κόστη εκτύπωσης, να εξοικονομήσουν χρόνο, να μεταμορφώσουν τις πρακτικές εργασίας και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα.

Ένα επιπλέον όφελος είναι η μείωση των εξόδων. Οι πάροχοι MPS αναζητούν τρόπους για την πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων των εκτυπωτών, αντικαθιστώντας πολλούς μεγάλους και παλιούς laser printers ή συσκευές που εκτελούν μόνο μια χρήση με μικρότερο αριθμό από νέες, ορθότερα διανεμημένες, ταχύτερες συσκευές ή εκτυπωτές πολλών χρήσεων με όλες τις απαραίτητες λειτουργίες ενσωματωμένες. Αυτό μειώνει το πλήθος των εκτυπωτών χωρίς να διακινδυνεύει την παραγωγικότητα.

Σύμφωνα με μια έρευνα της Quocirca, το 66 % των ιδιοκτητών επιχειρήσεων πιστεύουν πως το hardware και ο εξοπλισμός έχουν μεγαλύτερη αξία όταν παρέχονται ως υπηρεσίες. Αυτό αληθεύει σχετικά με τους στόλους εκτυπωτών. Αντίθετα με την καθιερωμένη άποψη, τα περισσότερα έξοδα των έντυπων εγγράφων δεν προέρχονται από την υποδομή και την διαχείριση των εκτυπωτών, αλλά από τον τρόπο που οι χρήστες διαχειρίζονται, μοιράζονται και αποθηκεύουν τα έγγραφα εντός των οργανισμών τους ή στην αλληλεπίδραση που πραγματοποιείται με τους πελάτες και τους προμηθευτές τους. Εκεί είναι που οι υπηρεσίες MPS παρουσιάζουν πραγματικά προστιθέμενη αξία.

Οι πάροχοι MPS επίσης συνεισφέρουν στην μείωση της ρύπανσης, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να κάνουν καλύτερη χρήση των σχεδιασμών υψηλής ποιότητας, των εκτυπώσεων διπλής όψης και άλλων δυνατοτήτων ώστε να μειωθεί η ποσότητα μελανιού, toner και χαρτιού που καταναλώνεται. Επειδή είναι αρμοδιότητα του παρόχου να συντηρεί τους εκτυπωτές και να τους διατηρεί λειτουργικούς με μια σταθερή ροή αναλώσιμων. Οι MPS βοηθούν επίσης στη μείωση των περιφερειακών εξόδων και στην απελευθέρωση της ομάδας του IT ώστε να επενδύσει τον χρόνο της σε άλλες δράσεις. Αυτό επίσης ελαχιστοποιεί τον χρόνο που καταναλώνουν οι εργαζόμενοι αναμένοντας την επιδιόρθωση των εκτυπωτών ή προσπαθώντας να εισάγουν τις κατάλληλες ρυθμίσεις.

Υπάρχουν μειονεκτήματα;
Παρόλο που τα MPS μπορεί να είναι ιδανικά για κάποιες εταιρείες, ειδικά αυτές που προσπαθούν να εργαστούν πιο ευέλικτα, υπάρχουν όμως και κάποιες περιπτώσεις, κυρίως μικρότερων οργανισμών, όπου το κόστος των MPS μπορεί να είναι ασύμφορο συγκριτικά με την συντήρηση και διαχείριση των υπαρχόντων εκτυπωτών. Η εμπιστευτικότητα επίσης μπορεί να αποτελέσει θέμα προβληματισμού στην λειτουργία ενός κεντρικού εκτυπωτικού συστήματος. Για τους ανθρώπους που διαχειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα και έγγραφα, η ύπαρξη ανεξάρτητων εκτυπωτών σε ιδιωτικές περιοχές του γραφείου μπορεί να αποτελεί πιο ώριμη επιλογή ώστε τα ευαίσθητα έγγραφα να τυπώνονται χωρίς να ανακύπτουν έγνοιες πιθανής απώλειας.

Μερικοί πάροχοι MPS παρέχουν ρήτρες στα συμβόλαια τους με τις οποίες εμποδίζουν τους εργαζόμενους της εταιρείας να αντικαταστήσουν οποιοδήποτε hardware των εκτυπωτών αυτοβούλως, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις στην περίπτωση που προκύψει κάποιο θέμα.

Ενισχύοντας την παραγωγικότητα
Οι πάροχοι MPS γνωρίζουν τα πάντα σχετικά με τις εκτυπώσεις, αλλά συγχρόνως εξειδικεύονται και στη σάρωση και διαχείριση εγγράφων. Αυτό τους καθιστά κατάλληλους για να προτείνουν νέες διαδικασίες ή πρακτικές εργασίας που μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση των ρύπων, στην ελαχιστοποίηση της ποσότητας έντυπων εγγράφων και του αποθηκευτικού χώρου που καταλαμβάνουν και στη βελτιστοποίηση του διαμοιρασμού των πληροφοριών.

Μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην υποστήριξη της εκτύπωσης και σάρωσης από κινητές συσκευές, ακόμα και εκτός γραφείου, μέσω του cloud. Αυτό υποστηρίζει ένα πιο ευέλικτο είδος εργασίας, δίνοντας στους εργαζόμενους μια πλήρη γκάμα από εκτυπωτικές και σαρωτικές δυνατότητες. Ο οίκος αναλύσεων IDC έχει υπολογίσει πως απλώς η μετάβαση από την αυτοδιαχείριση των εκτυπωτών σε υπηρεσίες MPS μπορεί να αποφέρει σε μια επιχείρηση κέρδη της τάξης του 30% του εκτυπωτικού της κόστους, ενώ συγχρόνως υπάρχει περιθώριο για περεταίρω βελτίωση με την αναθεώρηση του τρόπου όπου τα έντυπα χρησιμοποιούνται εντός της επιχείρησης.

Οι υπηρεσίες MPS επίσης απελευθερώνουν χώρους εντός του γραφείου, που παλαιότερα κατελάμβαναν ογκώδεις εκτυπωτές και φωτοτυπικά μηχανήματα, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα παραγωγικότερης αξιοποίησης τους.


Το θέμα της ασφάλειας
Οι κυβερνοκαρχαρίες σερφάρουν τα ψηφιακά κύματα αναζητώντας απροστάτευτους εκτυπωτές. Οι αριθμοί παρουσιάζουν μια μελανή ιστορία: 64% των διευθυντών IT δηλώνουν πως οι εκτυπωτές τους είναι πιθανότατα μολυσμένοι με malware.

Επίσης 73% των CISO φοβούνται πως θα χρειαστεί να αντιμετωπίσουν ένα μεγάλο πλήγμα στην ασφάλεια εντός του έτους. Το μέσο ετήσιο κόστος των κυβερνο-εγκλημάτων ανέρχεται στα 7,7 εκατομμύρια δολάρια σύμφωνα με την HP.

Σύμφωνα με μελέτη της Spiceworks το 43% των επαγγελματιών IT στην Ευρώπη, τη βόρεια Αμερική και την Ασία δηλώνουν πως παραβλέπουν πλήρως τους εκτυπωτές στα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνουν.

Σχετικά με το θέμα μίλησε πρόσφατα ο Michael Calce ένας διάσημος hacker, γνωστός με το ψευδώνυμο MafiaBoy. Είχε γίνει πρωτοσέλιδο παγκοσμίως όταν πριν μερικά χρόνια οι επιθέσεις του ενάντια σε Yahoo, Ebay και CNN προκάλεσαν ζημία ύψους 1,7 δισεκατομμυρίων δολαρίων αθροιστικά. Και τότε ήταν μόλις 15 χρονών. Σήμερα ο M. Calce είναι ενήλικας και είναι πλέον ένας ethical hacker. Συμμετέχοντας στην εκδήλωση της HP ‘Power of Print’ ενημέρωσε την αγορά για τα τρωτά σημεία των εκτυπωτών στο δίκτυο. «Εντυπωσιάζομαι από το πόσο παραμελείται το θέμα της ασφάλειας των εκτυπωτών» είπε. «Υπάρχει ελάχιστη πρόληψη για αυτά τα μηχανήματα, παρόλο που είναι συνδεδεμένα στο δίκτυο. Είναι ανησυχητικό και εντυπωσιακό συγχρόνως επειδή υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός εκτυπωτών στον κόσμο. Με σοκάρει που κανένας δεν τους δίνει την απαιτούμενη προσοχή.»

Σε μια συνέντευξη με το IT World Canada ο Calce είπε πως η κοινότητα hackers, της οποίας είναι ακόμα μέλος, συχνά εκτελεί επιθέσεις εναντίων εκτυπωτικών μηχανημάτων για ψυχαγωγία.

Ο Calce συνέχισε λέγοντας πως οι εκπρόσωποι της βιομηχανίας πρέπει να συνεργαστούν για να βοηθήσουν την αγορά να κατανοήσει πως η απειλή είναι πραγματική. Λαμβάνοντας αυτά υπόψη, πολλοί από τους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων εντός των τμημάτων IT, προσπαθούν να αμυνθούν με τη βοήθεια των παρόχων MPS που προσφέρουν ισχυρές λύσεις για την ασφάλεια των εκτυπωτών, υλοποιώντας βασικές τεχνικές πρόληψης όπως οι παρακάτω:

Κατανόηση του τρόπου προστασίας των συσκευών σας
Συνίσταται να διευκρινίσετε το επίπεδο πολυπλοκότητας που αναμένετε για την ασφάλεια των έντυπων εγγράφων εντός της επιχείρησης σε βάθος τριετίας. Οι περισσότεροι πάροχοι προσφέρουν ασφάλεια ενσωματωμένη στο hardware, αλλά οι λύσεις και οι υπηρεσίες θα πρέπει να επεκτείνονται και πέραν της φυσικής συσκευής. Μερικά σημαντικά ερωτήματα που μπορείτε να θέσετε είναι τα εξής:

  • Πόσο γρήγορα μπορεί ένα εκτυπωτικό μηχάνημα να κάνει lock down;
  • Είναι το σύστημα επεκτάσιμο;
  • Θα μπορέσει η συγκεκριμένη λύση να ενσωματωθεί ομαλά στο περιβάλλον σας;

Κατανόηση του περιβάλλοντος
Είναι οι εκτυπωτές σας τοποθετημένοι σε μια ανοιχτή περιοχή, κλειδωμένοι ή διαθέσιμοι στο cloud; Κάθε σενάριο εμπεριέχει ένα διαφορετικό βαθμό ρίσκου στο κομμάτι της ασφαλείας που πρέπει να γνωρίζετε και να υπολογίζετε. Έχετε επαρκή κρυπτογράφηση δεδομένων, έντυπη πιστοποίηση (πχ κωδικούς, ID κάρτες κλπ), ασφάλεια στο σκληρό δίσκο;

Προστασία εκτυπωτών και εγγράφων
Η προστασία των εκτυπωτών εντός του πλαισίου της γενικότερης στρατηγικής IT ασφάλειας είναι προφανής, δεδομένης της σημασίας αυτών των τερματικών συσκευών. Λόγω όμως της ύπαρξης άλλων πιο εμφανών τρωτών σημείων, ο εκτυπωτής συχνά παραβλέπεται όπως αναφέραμε, αφήνοντας το δίκτυο ευάλωτο και ανοιχτό σε κυβερνοεπιθέσεις.

Θα βρείτε πληθώρα επιλογών σε συσκευές και υπηρεσίες προστασίας των εγγράφων, πολλές από τις οποίες ενσωματώνονται στα υπάρχοντα συστήματα διαχείρισης εγγράφων και enterprise content management. Μερικές παράμετροι των συστημάτων ασφαλείας επίσης επικεντρώνονται στα θέματα ορθής διακυβέρνησης και συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.

Επανεξέταση της σχέσης με τους υπάρχοντες παρόχους
Η εμπιστοσύνη είναι κρίσιμη στην εδραίωση μιας συνεργασίας, οπότε μην αφήσετε τον εαυτό σας να παρασυρθεί από το γεγονός πως μπορεί ήδη να βρίσκεστε σε συνεργασία με έναν πάροχο για καιρό. Είτε εργαστείτε με τον πάροχο που έχετε για να αναπτύξετε από κοινού μια στρατηγική που να διασφαλίζει πως οι νέες τεχνολογίες μπορούν να ενσωματωθούν στα συστήματα σας όπως η επιχείρηση σας επεκτείνεται και μεταβάλλεται. Είτε αναζητήστε νέους παρόχους με βασικές ικανότητες στην ροή εργασίας των έντυπων εγγράφων, το content management και την ασφάλεια στις υπηρεσίες εκτυπωτών. Η στρατηγική σας θα πρέπει να παρέχει αυτόματη παρακολούθηση και αναδιαμόρφωση, ώστε να διασφαλίζεται η ακριβής και η έγκαιρη αξιολόγηση.

Προβλέψεις βάσει ερευνών
Σύμφωνα με μια έρευνα αγοράς που εκδόθηκε από την Transparency Market Research η παγκόσμια αγορά MPS που εκτιμήθηκε στα 30.705 εκατομμύρια δολάρια το 2016 επεκτείνεται με ένα ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης της τάξης του 8,6% από φέτος μέχρι και το 2026, φτάνοντας τα 59.537 εκατομμύρια δολάρια μέχρι το τέλος της προβλεπόμενης περιόδου. Σύμφωνα με τη συγκεκριμένη έκθεση η Βόρεια Αμερική αποτελεί την κυρίαρχη δύναμη από άποψη κερδών στην αγορά MPS.

Οι κυβερνητικοί νόμοι και κανονισμοί για την εξοικονόμηση χαρτιού στις επιχειρήσεις καθώς και τα οικονομικά οφέλη που προέρχονται από τις αντίστοιχες υπηρεσίες κατευθύνουν την παγκόσμια αγορά των MPS.

Πιο συγκεκριμένα η παγκόσμια αγορά MPS προβλέπεται να βιώσει μια ιδιαίτερη αύξηση στα επόμενα χρόνια λόγο των αυστηρών νόμων και κανονισμών που λαμβάνουν οι κυβερνήσεις για την αποφυγή της κατάχρησης χαρτιού. Οι MPS παρέχουν υψηλή απόδοση σε χαμηλό κόστος, μειώνουν το φυσικό αποτύπωμα, αυξάνουν την παραγωγικότητα και μειώνουν τα κόστη συντήρησης.


    CASE STUDY: Affidea

Η Affidea Greece είναι η Ελληνική θυγατρική εταιρεία της Affidea, ενός από τους μεγαλύτερους επενδυτές και παρόχους στον κλάδο των υπηρεσιών Πρωτοβάθμιας Φροντίδας Υγείας στην Ευρώπη. Ξεκίνησε τη λειτουργία της στην Ελλάδα το 2005. Σήμερα, διαθέτει ένα Πανελλαδικό Δίκτυο Διαγνωστικών Εργαστηρίων σε πρότυπους ιατρικούς χώρους.

Η πρόκληση
Η διαχείριση των εκτυπώσεων στην Affidea ήταν φανερό πως χρειαζόταν βελτίωση. Ο εκτυπωτικός εξοπλισμός ήταν παλιάς τεχνολογίας, τα λειτουργικά κόστη υψηλά, ενώ το ίδιο συνέβαινε και με το διαχειριστικό τους κόστους, λόγω των πολλών συσκευών, των διαφορετικών προμηθευτών και της μεγάλης γεωγραφικής κάλυψης που έχουν. Έτσι η μετάβαση σε υπηρεσίες Managed Print Services κρίθηκε ως η πλέον ενδεδειγμένη επιλογή.

Η λύση
Η αναδιάρθρωση του εξοπλισμού και της λειτουργίας του έγινε μετά από μια ενδελεχή ανάλυση που πραγματοποίησε η Xerox. Ο νέος, φιλικός προς το περιβάλλον εξοπλισμός αντικατέστησε τον παλιό χωρίς προβλήματα και η εισαγωγή των χρηστών στο νέο εκτυπωτικό περιβάλλον ήταν ομαλή λόγω της ολοκληρωμένης εκπαίδευσης. Η κεντρικοποιημένη διαχείριση εξασφάλισε μια καθαρή εικόνα για τον αριθμό των παραγόμενων εκτυπώσεων και απόλυτο έλεγχο του εκτυπωτικού κόστους σε μηνιαία βάση.

Το αποτέλεσμα
Από τα οφέλη που αποκομίστηκαν ξεχωρίζουν η ποιότητα της εκτύπωσης, η αύξηση της παραγωγικότητας των χρηστών, η σημαντική μείωση του κόστους παραγωγής και η γρήγορη επίλυση των προβλημάτων με ποσοστό απόκρισης έναντι των στόχων που ξεπερνάει το 97%. Σημαντική είναι και η δυνατότητα λήψης αποφάσεων βασισμένων σε πραγματικά δεδομένα, λόγω του πλήθους και της ποιότητας των πληροφοριών που προσφέρουν οι υπηρεσίες MPS της Xerox.

    CASE STUDY: ΔΗΜΟΣ ΠΕΙΡΑΙΑ
    Μιχάλης Μπούρμπος, Τμήμα ΙΤ Δήμου Πειραιά

Ο Δήμος Πειραιά έχοντας αναλύσει σε βάθος τις ανάγκες στην εκτυπωτική διαχείριση, ανακοίνωσε μέσω διαγωνιστικής διαδικασίας την πρόθεση να μεταβεί από το παλαιό σύστημα (προμήθειες εκτυπωτικών μηχανημάτων και αναλωσίμων) στις σύγχρονες πλέον λύσεις που υλοποιούνται μέσω πιστοποιημένων εταιρειών στην Ελληνική αγορά. Η εταιρεία που προσέφερε την πλέον ιδανική για τις ανάγκες του δήμου Πειραιά λύση ήταν η COSMOS BUSINESS SYSTEMS. Η υλοποίηση και ολοκλήρωση του έργου έλαβε χώρα εντός του 2017 και έκτοτε τα αποτελέσματα για το δήμο είναι εξαιρετικά. Εκτός της σαφούς μεγάλης μείωσης του λειτουργικού κόστους, υπήρξε σημαντική εξοικονόμηση και σε αυτό που ονομάζεται hidden cost και περιλαμβάνει τομείς όπως η ενασχόληση του τμήματος αγορών, του τμήματος μηχανογράφησης κ.λπ. που κακώς πολλοί οργανισμοί δεν υπολογίζουν.

Το έργο περιλαμβάνει τα εξής:
175 εκτυπωτικά μηχανήματα διαφόρων κατηγοριών και λειτουργιών. Α4 έγχρωμοι εκτυπωτές, Α4 ασπρόμαυροι εκτυπωτές, πολυμηχανήματα, plotters, Α3 πολυμηχανήματα και εκτυπωτές. Καλύπτουν δε το σύνολο των αναγκών όπως εκτύπωση, φωτοτυπία, σάρωση, fax και φυσικά όλα τα μηχανήματα είναι δικτυακά. Η εμπειρία και επάρκεια της COSMOS BUSINESS SYSTEMS, μας βοήθησε ώστε να εντάξουμε στο συμβόλαιο και υπάρχοντα εξοπλισμό, προσφέροντας τις ίδιες παροχές με τον καινούριο. Είναι πολύ σημαντικό το γεγονός ότι μέσω των διαχειριστικών εργαλείων που εγκατέστησε η COSMOS BUSINESS SYSTEMS μπορούμε να βλέπουμε την κατάσταση όλου του στόλου των εκτυπωτικών μηχανημάτων μας όπως επίσης και σημαντικές ενημερώσεις για την αναπλήρωση των αναλωσίμων, διαδικασία που έχει αυτοματοποιηθεί και δεν δαπανάται πια χρόνος από τα στελέχη του δήμου για την προμήθεια αναλωσίμων.

Έχοντας εξασφαλίσει ένα πολύ χαμηλό κόστος χρήσης ανά παραγόμενη σελίδα, έχουμε όσα αναλώσιμα απαιτούνται αλλά και όποιο ανταλλακτικό χρειαστεί καθώς και εξειδικευμένους τεχνικούς πάντα δίπλα μας που θα καλύψουν και θα αποκαταστήσουν όποια πιθανή βλάβη. Το εγκατεστημένο για τη λύση λογισμικό, με τις λειτουργίες που έχει, προσφέρει λύσεις σε πολλά καθημερινά θέματα. Μπορούμε να επιλέξουμε δυνατότητες και λειτουργίες ανά χρήστη ή ανά τμήμα, χρήση του χρώματος κατά το δοκούν, εξοικονόμηση μέσω του ελέγχου των εκτυπώσεων ανά χρήστη, ασφαλή εκτύπωση με κωδικό κ.ο.κ.

Επίσης, ένα πολύ σημαντικό σημείο της λύσης της COSMOS BUSINESS SYSTEMS είναι το ότι η ίδια υπηρεσία και όλα τα πλεονεκτήματα ισχύουν ανεξαρτήτως του μέρους εγκατάστασης του εξοπλισμού. Επειδή ο δήμος έχει πολλά κτίρια, το εγκατεστημένο λογισμικό μάς δίνει την εικόνα του συνόλου των εκτυπωτών, ανεξαρτήτως του κτιρίου που βρίσκονται οι μηχανές.

Μέσω του προκαθορισμένου τρόπου τιμολόγησης, οι οικονομικές υπηρεσίες μπορούν να προϋπολογίσουν ασφαλώς την κατ’ έτος δαπάνη. Φυσικά, ο εξοπλισμός αποτελείται από μηχανήματα που πολλές φορές λειτουργούν στα όριά τους. Αυτό όμως που εξασφαλίζει την απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών του δήμου είναι η άμεση, βάσει της συμβατικής υποχρέωσης του αναδόχου καθώς και η αποτελεσματική ανταπόκριση της COSMOS BUSINESS SYSTEMS.

Εάν έπρεπε με τρεις λέξεις να παρουσιάσουμε τα θετικά σημεία της επιλογής μιας MPS λύσεως θα λέγαμε:

ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ – ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ – ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗ
Και τα τρία αυτά στοιχεία, όσο περνά ο καιρός, επιβεβαιώνουν την επιλογή του δήμου Πειραιά να περάσει στην επόμενη ημέρα στο χώρο της εκτυπωτικής διαχείρισης και αυτή δεν είναι άλλη από το MPS.

netweek (T. 419)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο Netweek Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Banking / Finance

International

Τηλεπικοινωνίες

Πολιτισμός / Ψυχαγωγία

e-government

Μουσική Βιομηχανία

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Services

Ενέργεια / Περιβάλλον

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778