Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι γρήγορη, αποτελεσματική και οικονομική, τόσο για τον πελάτη όσο και για τον προμηθευτή. Επιπλέον, κατέχει στρατηγική θέση στον χάρτη των σχεδίων της Ευρωπαϊκής Ενωσης, αφού αποτελεί βασική προϋπόθεση για την επίτευξη μιας πραγματικά ενιαίας αγοράς.

Για όσες επιχειρήσεις δεν είναι σε θέση να συνειδητοποιήσουν τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης από μόνες τους, η Ευρωπαϊκή Ενωση αναλαμβάνει πλέον δυναμικά να τις βάλει στο «σωστό δρόμο.» Κι αυτό επειδή το άθροισμα των πλεονεκτημάτων που συνεπάγεται το e-invoicing για κάθε μεμονωμένη επιχείρηση είναι ακόμα μεγαλύτερο από τα μέρη του. Επιτρέποντας σε κάθε ευρωπαϊκή επιχείρηση να συναλλάσσεται με οποιαδήποτε άλλη ευρωπαϊκή επιχείρηση σα να βρίσκονταν στην ίδια χώρα, διευρύνει σημαντικά το πεδίο δράσης και εσόδων του ευρωπαϊκού επιχειρηματικού κόσμου.

Είναι εις βάρος τόσο των καταναλωτών όσο και των επιχειρήσεων, το γεγονός ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ευρώπη είναι κατακερματισμένη σε επίπεδο χωρών και το δυναμικό της παραμένει στο μεγαλύτερο μέρος του ανεκμετάλλευτο. Επιπρόσθετα, η ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι ακόμη υπερβολικά πολύπλοκη και δαπανηρή, ιδίως για τις ΜΜΕ.

Ενώ το 42 % των μεγάλων επιχειρήσεων αναφέρουν ότι δέχονται ή αποστέλλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, το ποσοστό υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μεταξύ των ΜΜΕ παραμένει χαμηλό (22 %). Κατά συνέπεια, η μέση διείσδυση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην αγορά της Ευρώπης είναι χαμηλή και εκτιμάται σε περίπου 5% του συνόλου των τιμολογίων που ανταλλάσσονται σε ετήσια βάση μεταξύ επιχειρήσεων.

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν σημαντικές ευκαιρίες βελτίωσης. Η μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εντός της ΕΕ θα συνεπαγόταν σημαντικά οικονομικά οφέλη και εκτιμάται ότι η μετάβαση από τα τιμολόγια σε χαρτί σε ηλεκτρονικά τιμολόγια θα οδηγήσει σε εξοικονομήσεις κόστους περίπου 240 δισεκατ. ευρώ εντός περιόδου έξι ετών.

Επιπλέον, λόγω της στενής συσχέτισης μεταξύ των διαδικασιών τιμολόγησης και πληρωμής, η δημιουργία του ενιαίου χώρου πληρωμών σε ευρώ (SEPA) μπορεί να χρησιμεύσει ως «εφαλτήριο» για διαλειτουργικά ευρωπαϊκά συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Τα τρία βασικά εμπόδια που έχει να ξεπεράσει η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι τα νομικά θέματα, οι τεχνικές προκλήσεις και οι επιχειρηματικές απαιτήσεις. Στα νομικά θέματα περιλαμβάνονται οι διαφορές μεταξύ των επιμέρους χωρών όσον αφορά τη φορολογία και την τιμολόγηση. Σε τεχνολογικό επίπεδο, θα πρέπει αντιμετωπιστεί η ασφάλεια, το authentication και η επιλογή των κατάλληλων προτύπων. Τέλος, σε επιχειρηματικό επίπεδο, οι διαφορετικοί τύποι και τομείς επιχειρήσεων υπαγορεύουν τη χρήση διαφορετικών συστημάτων. Είναι σαφές ότι μία πολυεθνική ακολουθεί διαφορετικές πρακτικές τιμολόγησης απ΄ότι ένα συνοικιακό βιβλιοπωλείο.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση, απτά οφέλη
Σε αντίθεση με τα τιμολόγια σε χαρτί, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια παρέχουν όλα τα πληροφοριακά στοιχεία σε ψηφιακή μορφή, γεγονός που συνεπάγεται κάποια σημαντικά πλεονεκτήματα: επιτρέπουν τη συντόμευση των προθεσμιών πληρωμής, μειώνουν τα σφάλματα, τα έξοδα εκτύπωσης και ταχυδρόμησης και -το σημαντικότερο- επιτρέπουν την πλήρως ολοκληρωμένη διεκπεραίωση.

Συνεπώς, ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι οι δυνατότητες αυτοματισμού που προσφέρει, ιδίως εάν το τιμολόγιο αποστέλλεται σε δομημένο μορφότυπο: τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να εκδίδονται και να διαβιβάζονται αυτόματα και απευθείας από τα συστήματα αλυσίδων χρηματοτεχνικής μέριμνας του παρόχου της υπηρεσίας σε εκείνα του αποδέκτη. Στο μεγαλύτερο μέρος τους, τα οικονομικά πλεονεκτήματα δεν απορρέουν από την εξοικονόμηση κόστους εκτύπωσης και ταχυδρόμησης, αλλά από την πλήρη διαδικασία αυτοματισμού και ολοκλήρωσης μεταξύ των συναλλασσομένων μερών από την εντολή έως την πληρωμή.

Επιπλέον, η εφαρμογή ίσων κανόνων ΦΠΑ στα ηλεκτρονικά τιμολόγια και στα τιμολόγια σε χαρτί, αναμένεται να μειώσει τις διοικητικές επιβαρύνσεις για τις επιχειρήσεις σε ποσό που μπορεί να φθάνει μέχρι και σε 18 δισ. ευρώ σε μεσοπρόθεσμο πλαίσιο.

Τα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναμένεται επίσης να διευκολύνουν τους καταναλωτές, ιδίως όσον αφορά την ευκολία που προσφέρουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια σε σχέση με τα τιμολόγια σε χαρτί. Ωστόσο, θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι δεν θα περιθωριοποιηθούν οι καταναλωτές με περιορισμένη ή καμία πρόσβαση στο διαδίκτυο και ότι θα πρέπει πάντοτε να παρέχεται η δυνατότητα στους καταναλωτές να ζητούν τιμολόγια σε χαρτί. Επιπλέον, και σύμφωνα με τον Χάρτη Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της ΕΕ, η ηλεκτρονική τιμολόγηση πρέπει να σέβεται τους κανόνες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και το δικαίωμα προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Τέλος, τα περιβαλλοντικά οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης λόγω της μείωσης της κατανάλωσης χαρτιού και του κόστους ενέργειας για τη μεταφορά είναι επίσης σημαντικά, καθώς συνεπάγονται εξοικονομήσεις άνθρακα που θα αντιστοιχούσαν σε μείωση των εκπομπών CO2 κατά ένα εκατομμύριο τόνους ετησίως για την ΕΕ.


Η Ευρώπη «τιμολογεί»
Μέχρι σήμερα, τα ποσοστά υιοθέτησης ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι σχετικά χαμηλά και διαφέρουν πολύ από το ένα κράτος μέλος στο άλλο. Ενώ το 23 % των επιχειρήσεων αναφέρει ότι δέχεται ή αποστέλλει ηλεκτρονικά τιμολόγια (από 8 % έως 41 % στην ΕΕ27), ο αριθμός των ανταλλασσόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων με δομημένο μορφότυπο εξακολουθεί να παραμένει χαμηλός, ιδίως μεταξύ των ΜΜΕ.

Από πλευράς προσφοράς, η αγορά ηλεκτρονικής τιμολόγησης παρουσιάζει μεγάλο βαθμό κατάτμησης. Πειρσσότεροι από 400 φορείς παροχής υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης δραστηριοποιούνται κυρίως στην ΕΕ σε εγχώριο επίπεδο, παρέχοντας ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών μοντέλων ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Σε ορισμένα κράτη μέλη, έχουν αναληφθεί ή αναλαμβάνονται πρωτοβουλίες από τον δημόσιο τομέα, για να καταστεί υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών. Αυτά τα σχέδια έχουν αποφασιστική σημασία για την επιτάχυνση της διείσδυσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην αγορά.

Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, η Επιτροπή έχει δρομολογήσει το σχέδιο PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line – πανευρωπαϊκές επιγραμμικές δημόσιες συμβάσεις) στόχος του οποίου είναι να καταστήσει δυνατή την ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων (περιλαμβανομένων των ΜΜΕ) και κρατικών φορέων σε όλη την ΕΕ για όλες τις διαδικασίες δημοσίων προμηθειών, περιλαμβανομένης της ανταλλαγής τιμολογίων. Η διαλειτουργική λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης που αναπτύχθηκε θα μπορούσε να επαναχρησιμοποιηθεί και σε τομείς εκτός των δημοσίων προμηθειών σε διεπιχειρησιακό πλαίσιο.

Τελικός προορισμός: SEPA
Τα τιμολόγια αντιπροσωπεύουν ένα μόνο βήμα στη συνολική αλυσίδα χρηματοτεχνικής μέριμνας από την αγορά έως την πληρωμή. Ειδικότερα, λόγω της στενής συσχέτισης μεταξύ των τιμολογίων και των πληρωμών, είναι σημαντικό να ενταχθεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση στο ευρύτερο πλαίσιο της ολοκληρωμένης αγοράς ηλεκτρονικών πληρωμών. Η δημιουργία ενός ενιαίου ολοκληρωμένου χώρου πληρωμών σε ευρώ, η οποία εξαρχής υποστηρίχθηκε δυναμικά από την Επιτροπή, διευκολύνει τη συσχέτιση των διαδικασιών τιμολόγησης και πληρωμής.

Ενώ ο SEPA και η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι διαφορετικά σχέδια, έχουν ωστόσο εκατέρωθεν επωφελή αποτελέσματα. Ο SEPA θα μπορούσε να αποτελέσει εφαλτήριο για την επιτυχία της πρωτοβουλίας της ηλεκτρονικής τιμολόγησης με την προώθηση της ολοκλήρωσης των διαδικασιών στην συνολική αλυσίδα χρηματοτεχνικής μέριμνας και η μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα μπορούσε να αποβεί επωφελής για τη μετάβαση προς τον SEPA λόγω της στενής συσχέτισης μεταξύ των τιμολογίων και των πληρωμών.

Σκοπός του SEPA είναι η αυτοματοποιημένη επεξεργασία των πληρωμών από το ένα άκρο στο άλλο. Με αυτόν τον τρόπο εξαλείφεται η ανάγκη ανθρώπινης παρέμβασης, πράγμα που προσφέρει σημαντικά οικονομικά οφέλη. Συνεπώς, ένα πρότυπο ηλεκτρονικού τιμολογίου θα πρέπει να είναι συνεπές με το πρότυπο μηνυμάτων χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών ISO 20022, το οποίο χρησιμοποιείται στο πλαίσιο του SEPA.

ΦΠΑ και λοιπά εμπόδια
Λόγω των επιλογών που έχουν στη διάθεσή τους τα κράτη-μέλη, οι νομοθετικές διατάξεις που ισχύουν σήμερα για τον ΦΠΑ όσον αφορά την ηλεκτρονική τιμολόγηση εντός της ΕΕ έχουν οδηγήσει σε μια σειρά απαιτήσεων χωρίς συνοχή μεταξύ τους. Αυτό περιπλέκει την κατάσταση για τα συναλλασσόμενα μέρη που επιθυμούν να κάνουν χρήση λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ιδίως για επιχειρήσεις που ασκούν δραστηριότητες σε διασυνοριακό επίπεδο.

Ωστόσο, στις 13 Ιουλίου 2010, το Συμβούλιο εξέδωσε οδηγία σχετικά με το κοινό σύστημα φόρου προστιθέμενης αξίας όσον αφορά τους κανόνες τιμολόγησης. Η οδηγία αυτή, η οποία θα μεταφερθεί στις εθνικές νομοθεσίες έως την 1η Ιανουαρίου 2013, θεσπίζει νέους κανόνες για τον ΦΠΑ όσον αφορά την ηλεκτρονική τιμολόγηση και καταργεί τους φραγμούς για την χρησιμοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξασφαλίζοντας ίση μεταχείριση μεταξύ των τιμολογίων σε χαρτί και των ηλεκτρονικών τιμολογίων, ενώ συγχρόνως απαιτεί να μην επιβάλλονται πρόσθετες υποχρεώσεις στα τιμολόγια σε χαρτί.

Σύμφωνα με το νέο άρθρο 233 της οδηγίας, οι επιχειρήσεις είναι ελεύθερες να αποστέλλουν και να δέχονται ηλεκτρονικά τιμολόγια με την προϋπόθεση ότι πραγματοποιούν «επιχειρηματικούς ελέγχους οι οποίοι δημιουργούν μια αξιόπιστη διαδρομή ελέγχου μεταξύ τιμολογίου και παράδοσης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών» με τον ίδιο τρόπο όπως συμβαίνει επί του παρόντος με τα τιμολόγια σε χαρτί.

Εκτός από τη νομοθεσία για τον ΦΠΑ, διατάξεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση περιλαμβάνονται σε πληθώρα διαφορετικών νομικών απαιτήσεων που καλύπτουν κανόνες στον τομέα της λογιστικής, του ελέγχου λογαριασμών, της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, της αρχειοθέτησης και των τελωνείων. Ενώ ο ΦΠΑ θεωρείται εν γένει ως το σημαντικότερο εμπόδιο, θα πρέπει να εξεταστεί εάν και οι άλλοι νομικοί κανόνες δημιουργούν πρόσθετους φραγμούς στη χρησιμοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εντός της EΕ.

Ορισμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης κάνουν χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών. Ωστόσο, η ποικιλία των νομικών απαιτήσεων στα διάφορα κράτη-μέλη για τις ηλεκτρονικές υπογραφές οδήγησαν σε διασυνοριακά προβλήματα διαλειτουργικότητας τα οποία έχουν συμβάλει στην επιβράδυνση της χρησιμοποίησης διασυνοριακών λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο μέτρο που κάνουν χρήση των ηλεκτρονικών υπογραφών.

Παρά τα θετικά αποτελέσματα των υφιστάμενων νομικών διατάξεων για τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών και τις πολιτικές δεσμεύσεις που αναλήφθηκαν από τα κράτη-μέλη και την Επιτροπή, απαιτείται μια πιο συντονισμένη και συνολική προσέγγιση για να διευκολυνθεί η διασυνοριακή διαλειτουργικότητα των ηλεκτρονικών υπογραφών σε όλη την ΕΕ. Για τον σκοπό αυτόν, στο πλαίσιο του ψηφιακού θεματολογίου, η Επιτροπή πρότεινε να αναθεωρήσει την ισχύουσα οδηγία για τις ηλεκτρονικές υπογραφές.


Ο προβληματισμός της διαλειτουργικότητας
Η διαλειτουργικότητα των λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης παρέχει στα συναλλασσόμενα μέρη τη δυνατότητα να ανταλλάσσουν στην πράξη ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσα από διαφορετικές τεχνολογίες και διαφορετικά οργανωτικά όρια, με βάση κοινές νομικές υποχρεώσεις, επιχειρηματικές διαδικασίες και τεχνικά πρότυπα. Η έλλειψη διαλειτουργικότητας μεταξύ των διαφόρων επιχειρηματικών μοντέλων και λύσεων συνεπάγεται τον κίνδυνο οι επιχειρήσεις, και ιδιαίτερα οι ΜΜΕ, να πρέπει να επενδύσουν σε πληθώρα συστημάτων και λύσεων για να ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Αυτή η κατάσταση οδηγεί σε περιττές δαπάνες και εμποδίζει περαιτέρω τη μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Με τη βοήθεια διαλειτουργικών λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης, θα είναι δυνατό να δημιουργηθεί συν τω χρόνω ένας αριθμός διασυνδεόμενων και διαλειτουργικών δικτύων μέσω των οποίων θα είναι δυνατή η πρόσβαση στον μέγιστο αριθμό συναλλασσομένων μερών.

Πρότυπα τιμολογιακής συμπεριφοράς
Στο σημερινό περιβάλλον, δεν υπάρχει ένα παγκοσμίως χρησιμοποιούμενο πρότυπο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η ποικιλία των απαιτήσεων δεδομένων και χρήσης, και οι πολύ διαφορετικές προσεγγίσεις για την εφαρμογή τους, έχουν οδηγήσει σε κατακερματισμό της αγοράς.

Κανένας από τους υφιστάμενους μορφότυπους δεν έχει κατορθώσει να επικρατήσει. Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (Electronic Data Interchange – EDI) που εξακολουθεί να χρησιμοποιείται από πολλές πολυεθνικές εταιρείες, συχνά δεν είναι πρακτική για το μεγαλύτερο μέρος των ΜΜΕ. Ομοίως, κλειστοί μορφότυποι χρησιμοποιούνται μόνο από μια πολυεθνική εταιρεία και τους προμηθευτές της.

Κατά συνέπεια, οι φορείς της αγοράς, όπως οι επιχειρήσεις, οι εταιρείες λογισμικού και οι πάροχοι χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, είναι σήμερα υποχρεωμένοι να χρησιμοποιούν πολλούς διαφορετικούς μορφότυπους, πράγμα που απαιτεί επαχθείς διαδικασίες καταγραφής και μετατροπής για δεδομένα που εκφράζονται με διαφορετικά είδη συντακτικού.

Αρκετοί διεθνείς και ευρωπαϊκοί οργανισμοί τυποποίησης εργάζονται σήμερα για την τυποποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Σε διεθνές επίπεδο, το κέντρο των Ηνωμένων Εθνών για τη διευκόλυνση του εμπορίου και των ηλεκτρονικών συναλλαγών (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – UN/CEFACT) έχει αναπτύξει και υποστηρίζει το πρότυπο διεπαγγελματικό τιμολόγιο και υπόδειγμα πληροφοριακών στοιχείων (Cross-Industry Invoice – CII), και έχει συνεργαστεί με τον Οργανισμό για την Προώθηση των Δομημένων Συστημάτων Πληροφοριών (OASIS), για την επίτευξη σύγκλισης μεταξύ του τιμολογίου της διεθνούς επιχειρηματικής γλώσσας (Universal Business Language – UBL) και του προτύπου CII. Επιπλέον, το UN/CEFACT συνεργάζεται με τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (International Organisation for Standardisation – ISO) για την ενσωμάτωση του υποδείγματος πληροφοριακών στοιχείων CII στο πρότυπο μηνύματος τιμολογίου (Invoice message) ISO 20022. Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή Τυποποίησης (CEN) πραγματοποιεί μια σειρά εργαστηρίων για συγκεκριμένα θέματα εφαρμογής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Ο τελικός «λογαριασμός»
Η μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αναμένεται να προσφέρει οφέλη στην ΕΕ ως σύνολο και να συμβάλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητάς της. Εκτός της ΕΕ, η διείσδυση αγοράς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης παρουσιάζει αισθητή αύξηση και έχει ζωτική σημασία η ΕΕ να μην παρουσιάζει υστέρηση σε σχέση με αυτές τις εξελίξεις.

Τα κράτη-μέλη και τα ενδιαφερόμενα μέρη καλούνται να εγκρίνουν τις προτεινόμενες βασικές προτεραιότητες και βασικές ενέργειες για να επιτύχουν τον στόχο της μαζικής υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η Επιτροπή θα παρακολουθεί από κοντά όλες τις ενέργειες και την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και στα τέλη του 2013, θα παρουσιάσει έκθεση προόδου στο Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Στην περίπτωση που η έκθεση δεν δείξει ικανοποιητική πρόοδο όσον αφορά την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τον υφιστάμενο κατακερματισμό, θα αναληφθούν περαιτέρω ενέργειες και θα διατυπωθούν άλλες συστάσεις με σκοπό να αντιμετωπιστούν τα θέματα εκείνα που αποτελούν εμπόδιο στη μαζική υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η ανάπτυξη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης με τη συγκρότηση διαρθρώσεων διακυβέρνησης όπως τα εθνικά φόρουμ και το ευρωπαϊκό πολυμερές φόρουμ, αναμένεται να συμβάλουν στην υιοθέτηση μιας συνεκτικής προσέγγισης της ΕΕ για την ηλεκτρονική τιμολόγηση και να διευκολύνουν τη δημιουργία ενός διαλειτουργικού πανευρωπαϊκού περιβάλλοντος ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Στόχος της Επιτροπής είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση να καταστεί η κυρίαρχη μέθοδος τιμολόγησης στην Ευρώπη μέχρι το 2020. Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να εργαστεί σε στενή συνεργασία με τα κράτη μέλη και όλους τους άλλους ενδιαφερόμενους φορείς που πρέπει να διαδραματίσουν το ρόλο τους για την επίτευξη αυτού του στόχου και τη δημιουργία του κατάλληλου περιβάλλοντος για τη διάδοση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε ευρεία κλίμακα.